林业局询价采购制度范本

PAGE林业局询价采购制度范本一、总则（一）目的为规范林业局询价采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规以及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于林业局内部各部门使用财政性资金进行的询价采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购过程合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，所有潜在供应商机会均等，采购过程公正，结果公平。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、询价采购的组织与管理（一）采购管理部门及职责1.成立询价采购领导小组由林业局主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。职责：负责审定询价采购制度、采购计划、采购预算，对重大采购项目进行决策，监督采购过程，协调解决采购中的重大问题。2.设立询价采购工作小组成员包括采购部门、财务部门、技术专家等相关人员。职责：具体负责询价采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布询价公告、组织询价、评审供应商报价、确定成交供应商等工作。采购部门负责采购流程的执行和协调；财务部门负责采购预算审核、资金支付等；技术专家负责对采购项目的技术参数、质量要求等进行审核把关。（二）采购流程1.采购申请各部门根据工作需要，填写《询价采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等，审核通过后报询价采购领导小组审批。2.采购预算编制财务部门根据采购申请，结合市场价格行情，编制采购项目的预算。预算应明确各项费用的明细，包括货物价格、运输费（如适用）、安装调试费（如适用）、税费等，确保预算准确合理。采购预算经询价采购领导小组审定后，作为采购控制的依据。3.采购文件编制询价采购工作小组根据采购项目的特点和要求，编制询价采购文件。询价采购文件应包括询价公告、供应商须知、采购需求、报价表、合同条款等内容。采购需求应明确、详细，技术规格应符合国家相关标准和行业规范，合同条款应明确双方的权利和义务、付款方式、验收标准等。4.询价公告发布在指定的政府采购信息发布媒体及林业局内部网站发布询价公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容及要求、供应商资格条件、报价截止时间、询价时间及地点等信息。询价公告应确保潜在供应商能够及时获取，公告期限不得少于三个工作日。5.供应商报名及资格审查有意参与询价采购的供应商应在规定时间内报名，提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理“三证合一”的提供营业执照副本）、法定代表人授权书、资质证明文件（如相关生产许可证、产品认证证书等）等资料。同时，供应商应提供近三年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明。询价采购工作小组对报名供应商进行资格审查，审查合格的供应商进入询价环节。6.询价向资格审查合格的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内提交报价文件。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。询价采购工作小组在询价时间组织供应商进行集中询价，供应商应在规定时间内现场提交报价文件，并进行现场报价。询价过程中，采购人员应严格按照询价采购文件要求进行操作，不得向供应商透露其他供应商的报价等信息。7.报价评审询价采购工作小组对供应商的报价文件进行评审。评审内容包括报价合理性、技术规格响应情况、商务条款响应情况、售后服务承诺等。根据评审结果，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。如出现最低报价相同的情况，可综合考虑供应商的技术实力、信誉等因素确定成交供应商。8.成交结果公示将成交结果在指定媒体及林业局内部网站进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容包括采购项目名称、成交供应商名称、成交金额、成交标的规格型号等信息。如在公示期内有供应商提出质疑，询价采购工作小组应及时进行调查处理，并将处理结果告知质疑供应商。9.合同签订采购管理部门组织与成交供应商签订采购合同。合同应按照询价采购文件和成交供应商的报价文件确定的内容签订，明确双方的权利和义务。合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案，作为资金支付的依据。三、询价采购的监督与检查（一）内部监督1.成立监督小组由林业局纪检监察部门牵头，相关部门人员组成监督小组，负责对询价采购活动进行全程监督。2.监督内容监督采购程序是否合规，是否按照本制度规定的流程进行采购操作。检查采购文件的编制、发布是否符合要求，是否存在歧视性条款等。监督询价过程中采购人员的行为是否规范，是否存在与供应商串通等违法违规行为。审查报价评审过程是否公正、公平，成交供应商的确定是否合理。检查合同签订是否符合采购文件和成交结果，合同条款是否明确、合法。3.监督方式监督小组可采取现场监督、查阅资料、询问相关人员等方式进行监督。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受财政部门监督积极配合财政部门对林业局询价采购活动的监督检查，按照要求提供相关资料和信息。对财政部门提出的问题及时整改，确保采购活动符合财政资金管理规定。2.接受社会监督主动接受社会公众的监督，对采购项目的相关信息进行公开披露，包括采购公告、成交结果等。对社会公众提出的质疑和投诉，及时进行调查处理，并将处理结果反馈给社会公众。四、询价采购的档案管理（一）档案内容1.采购申请文件：包括《询价采购申请表》及相关审批文件。2.采购预算文件：采购项目的预算编制资料。3.采购文件：询价采购公告、供应商须知、采购需求、报价表、合同条款等。4.供应商资料：供应商报名资料、资格审查记录等。5.报价文件：供应商提交的报价文件及现场报价记录。6.评审文件：报价评审记录、成交结果确定文件等。7.合同文件：采购合同及相关补充协议。8.监督检查文件：内部监督小组和外部监督部门的监督检查记录、整改文件等。（二）档案管理要求1.专人负责：指定专人负责询价采购档案的收集、整理、归档和保管工作。2.分类归档：按照档案内容进行分类，建立清晰的档案目录，便于查找和管理。3.妥善保管：档案应存放在安全、防火、防潮、防虫的场所，确保档案的完整性和安全性。4.保存期限：询价采购档案的保存期限按照国家相关规定执行，一般不得少于十五年。五、询价采购的信息化管理（一）建立采购信息管理系统1.系统功能实现采购申请的在线提交和审批流程，各部门可通过系统填写采购申请表，经部门负责人、采购管理部门、询价采购领导小组等在线审批。发布采购信息，包括询价公告、采购文件等，供应商可通过系统获取相关信息并进行报名。管理供应商信息，包括供应商注册、资格审查、联系方式等，便于采购人员与供应商沟通。记录采购流程，包括报价文件接收、询价过程、报价评审、成交结果公示等环节，实现采购过程的全程信息化跟踪。生成采购报表，如采购项目统计报表、资金支出报表等，为采购管理决策提供数据支持。2.系统安全采取安全防护措施，保障系统数据的安全，防止数据泄露、篡改等情况发生。定期对系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。（二）利用信息化手段提高采购效率1.电子询价：通过系统向供应商发送电子询价通知书，供应商在线提交报价文件，减少纸质文件传递，提高询价效率。2.数据分析：利用系统收集的采购数据进行分析，如分析不同供应商的报价情况、采购项目成本变化趋势等，为采购决策提供参考。六、询价采购的风险防控与应急管理（一）风险防控1.采购风险识别分析询价采购过程中可能存在的风险，如供应商提供虚假资料、串通报价、采购人员违规操作、合同履行风险等。2.风险防控措施加强供应商资格审查，要求供应商提供真实有效的资料，并进行实地考察或信用查询。严格执行询价采购流程，规范采购人员行为，加强内部监督，防止采购人员与供应商串通。完善合同条款，明确双方权利义务，加强合同履行监督，确保供应商按时、按质、按量履行合同。定期对采购人员进行培训，提高其业务水平和法律意识，防止违规操作。（二）应急管理1.应急预案制定针对询价采购过程中可能出现的突发情况，如供应商拒绝履行合同、出现质量问题等，制定应急预案。应急预案应包括应急组织机构、应急响应程序、