林业局种苗采购管理制度

PAGE林业局种苗采购管理制度一、总则（一）目的为加强林业局种苗采购管理，规范采购行为，确保采购的种苗质量优良、数量准确、价格合理，满足林业生态建设和产业发展需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于林业局及所属各部门、单位涉及的种苗采购活动，包括造林、绿化、育苗等各类种苗采购项目。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和林业行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、品种优良、适应性强的种苗，保障林业工程建设质量。3.公平公正原则：采购过程中遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障各方合法权益。4.效益原则：在保证种苗质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购计划管理（一）需求调研1.各部门、单位应根据林业发展规划、造林绿化任务、育苗计划等，提前开展种苗需求调研。2.调研内容包括种苗品种、数量、规格、质量要求、供应时间等，确保需求信息准确、全面。（二）计划编制1.依据需求调研结果，各部门、单位负责编制年度种苗采购计划，明确采购项目名称、品种、数量、预算金额等内容。2.采购计划应经本部门、单位负责人审核后，报林业局种苗采购管理部门汇总。（三）计划审核与调整1.林业局种苗采购管理部门对各部门、单位上报的采购计划进行审核，重点审核计划的合理性、必要性、资金预算等。2.根据审核意见，对采购计划进行调整完善，确保采购计划符合林业发展实际需求。3.经审核通过的采购计划作为年度种苗采购工作的依据，未经批准不得擅自变更。三、采购流程管理（一）采购方式选择1.根据种苗采购项目的特点、金额大小等因素，合理选择采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式；符合邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购条件的，可以按照相应方式进行采购。（二）招标采购程序1.公开招标编制招标文件：林业局种苗采购管理部门委托专业机构或自行编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过指定的媒体发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、开标时间及地点等。报名及资格审查：潜在投标人按照招标公告要求报名，提交相关资格证明文件。林业局种苗采购管理部门对报名投标人进行资格审查，确定合格投标人名单。开标评标：组织开标会议，投标人按照招标文件要求进行投标。开标后，由评标委员会按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。中标公示与合同签订：对中标候选人进行公示，公示期无异议后，与中标人签订采购合同。2.邀请招标选择邀请对象：根据采购项目特点和需求，从符合条件的供应商中选择不少于三家供应商作为邀请对象。发出邀请书：向邀请对象发出邀请书，邀请书内容包括采购项目基本情况、投标要求、开标时间及地点等。后续程序：参照公开招标程序进行开标、评标、中标公示与合同签订等环节。（三）竞争性谈判程序1.成立谈判小组：谈判小组由林业局种苗采购管理部门代表、相关技术专家等组成，成员人数为三人以上单数。2.制定谈判文件：明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交标准等内容。3.邀请供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。4.谈判：谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。5.确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。6.签订合同：与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购程序1.申请与审批：因特殊原因需要采用单一来源采购方式的，由采购部门提出申请，说明采购项目的名称、内容、金额、理由等，经林业局种苗采购管理部门审核后，报林业局领导审批。2.确定供应商：经批准后，与单一供应商进行协商，确定采购价格、交货时间、质量标准等条款。3.签订合同：与供应商签订采购合同。（五）询价采购程序1.成立询价小组：询价小组由林业局种苗采购管理部门代表、相关技术人员等组成，成员人数为三人以上单数。2.确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。3.询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。4.确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。5.签订合同：与成交供应商签订采购合同。（六）采购合同签订与履行1.采购合同应按照中标（成交）结果签订，明确双方的权利和义务，包括种苗品种、数量、规格、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定按时、足额供应种苗，并确保种苗质量符合要求。3.如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。四：种苗质量控制（一）质量标准制定1.依据国家和行业相关标准，结合本地实际情况，制定种苗质量标准，明确种苗的品种特征、规格要求、病虫害指标、苗木活力等质量指标。2.种苗质量标准应在采购文件中明确规定，作为采购和验收的依据。（二）供应商资质审查1.对参与种苗采购的供应商进行资质审查，确保供应商具备合法经营资格、良好的信誉和相应的生产供应能力。2.审查内容包括营业执照、种苗生产经营许可证、质量检验报告、业绩情况等。（三）种苗检验检疫1.种苗到货前，采购部门应通知林业局种苗质量检验机构做好检验准备工作。2.种苗到货时，质量检验机构按照质量标准对种苗进行严格检验检疫，包括品种纯度、苗木规格、病虫害情况、苗木活力等方面的检验。3.对检验检疫合格的种苗出具检验检疫报告，作为验收依据；对不合格的种苗，按照合同约定及时处理，要求供应商更换或退货。（四）验收管理1.成立验收小组，由采购部门、质量检验机构、使用部门等相关人员组成。2.验收小组按照采购合同和质量标准对种苗进行验收，验收内容包括种苗数量、规格、质量、包装等方面。3.验收合格的种苗办理入库手续；验收不合格的种苗，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新供应合格种苗。如因供应商原因导致验收不合格，采购部门有权按照合同约定扣除相应货款或追究供应商违约责任。五、采购资金管理（一）预算编制与审核1.采购部门根据采购计划编制种苗采购资金预算，明确采购项目的资金需求情况。2.林业局财务部门对采购资金预算进行审核，确保预算编制合理、准确，符合财务规定和资金安排。（二）资金支付1.采购合同签订后，采购部门按照合同约定和财务审批程序，及时办理资金支付手续。2.资金支付应严格按照国库集中支付制度等相关规定执行，确保资金支付安全、规范、及时。3.财务部门对采购资金支付情况进行跟踪和监督，定期核对账目，确保资金使用合规。（三）资金核算与审计1.财务部门按照财务会计制度对种苗采购资金进行单独核算，准确记录采购资金的收支情况。年度终了，应对采购资金进行全面清理和结算。2.林业局内部审计部门定期对种苗采购资金使用情况进行审计监督，检查采购资金的使用是否合规、合理，有无浪费、挪用等现象。对审计发现的问题，及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。六、档案管理（一）档案内容1.种苗采购活动中形成的各类文件、资料、记录等均应纳入档案管理范围，包括采购计划、采购文件（招标文件、谈判文件、询价通知书等）、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、资金支付凭证、检验检疫报告等。2.档案应真实、完整、准确地反映种苗采购活动的全过程。（二）档案整理与归档1.采购部门负责对采购活动中形成的档案资料进行收集、整理和初步分类。2.定期将整理好的档案资料移交林业局档案管理部门进行归档保存。档案管理部门按照档案管理规定对档案进行分类、编号、装订等整理工作，并建立档案目录索引，便于查询和利用。（三）档案保管与查阅1.档案管理部门应妥善保管种苗采购档案，确保档案安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。2.建立档案查阅制度，严格限定查阅范围和查阅程序。因工作需要查阅档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续。查阅人员不得擅自涂改、复制、转借档案资料。七、监督与考核（一）内部监督1.林业局纪检监察部门负责对种苗采购活动进行全程监督，重点监督采购程序的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合法性等方面。2.对发现的违规违纪问题，及时进行调查处理，严肃追究相关人员责任。（二）社会监督1.建立种苗采购信息公开制度，通过林业局官方网站等渠道，及时公开种苗采购项目的招标公告、中标结果、合同签订等信息，接受社会公众监督。2.设立举报电话和邮箱，接受社会各界对种苗采购活动的举报和投诉。对举报和投诉事项，及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。（三）考核评价1