林业局内部采购管理制度

PAGE林业局内部采购管理制度一、总则（一）目的为加强林业局内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于林业局机关各部门、直属单位及下属林场等在履行职责过程中，使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规、政策以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，保证所有符合条件的供应商都有机会参与，维护采购活动的公正性。3.科学合理原则：根据实际需求，科学制定采购计划，合理确定采购规模和标准，提高资金使用效益。4.廉洁高效原则：杜绝采购过程中的腐败行为，提高工作效率，确保采购任务按时完成。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善内部采购管理制度，并组织实施。审核采购计划，监督采购活动的执行情况。协调采购过程中的相关问题，处理采购投诉。2.需求部门根据工作需要，提出采购需求，明确采购项目规格型号、技术参数、数量、质量要求等。参与采购项目的前期调研、论证等工作，配合采购管理部门进行采购活动。3.财务部门负责采购资金的预算安排、审核支付申请，对采购资金的使用情况进行监督检查。参与采购项目的验收工作，审核采购项目的财务结算。4.审计部门对采购项目进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和内部制度规定。对采购项目的经济效益、社会效益等进行评价。二、采购计划管理（一）采购需求提出1.各需求部门应根据年度工作计划、业务发展需要等，提前提出采购需求。采购需求应明确、具体、准确，包括采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、交货时间、售后服务等内容。2.对于涉及重大项目或金额较大的采购需求，需求部门应进行充分的前期调研和论证，提供详细的可行性分析报告，说明采购的必要性、合理性和预期效益。（二）采购计划编制1.采购管理部门根据各需求部门提交的采购需求，结合林业局实际情况和资金状况，汇总编制年度采购计划。采购计划应涵盖货物、工程和服务等各类采购项目，并明确采购项目的实施时间、预算金额等。2.采购计划应按照轻重缓急进行排序，优先安排涉及民生保障、生态建设等重点项目的采购。对于临时出现的采购需求，需求部门应及时向采购管理部门提出申请，采购管理部门根据实际情况进行审核和安排。（三）采购计划审批1.年度采购计划编制完成后，应提交林业局领导班子进行审批。审批通过后的采购计划作为年度采购工作的指导性文件，各部门应严格按照计划组织实施采购活动。2.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，经采购管理部门审核后，报林业局领导批准。三、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购项目获得最佳的性价比。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。（二）采购程序1.公开招标程序招标公告发布：采购管理部门通过指定的媒体发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等。招标文件编制：采购管理部门根据采购项目需求编制招标文件，招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。投标人报名及资格审查：潜在投标人按照招标公告要求报名，采购管理部门对投标人资格进行审查，确定符合条件的投标人名单。筛选的投标人应具备相应的资质、业绩、信誉等条件，确保其能够胜任采购项目。发售招标文件：向资格审查合格的投标人发售招标文件，投标人应按照招标文件要求编制投标文件。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点进行开标，开标过程应公开进行。开标后，由评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会根据评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。中标公示及合同签订：采购管理部门将中标结果进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示无异议后，采购人向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。2.邀请招标程序发出邀请书：采购管理部门向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，邀请书内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间和开标时间等。后续程序：参照公开招标程序中的招标文件编制、投标人资格审查、发售招标文件、开标、评标、中标公示及合同签订等环节进行。3.竞争性谈判程序成立谈判小组：谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组负责制定谈判文件、确定谈判供应商、组织谈判、确定成交供应商等工作。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。确定谈判供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者更正。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同：采购人与成交供应商签订采购合同，并将合同副本报采购管理部门备案。4.单一来源采购程序提出申请：需求部门向采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、拟采购供应商名称、采用单一来源采购方式的原因等，并提供相关证明材料。审核论证：采购管理部门对申请进行审核，并组织相关专家对采用单一来源采购方式的必要性和合理性进行论证。专家论证意见应作为采购决策的重要参考依据。审批：采购管理部门将审核论证后的申请报林业局领导审批，经批准后方可采用单一来源采购方式进行采购。谈判：采购管理部门与拟采购供应商就采购项目的价格、技术规格、服务条款等进行谈判，谈判达成一致后，签订采购合同。公示：单一来源采购项目成交后，应在林业局内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，方可签订采购合同。5.询价程序成立询价小组：询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组负责制定询价文件、确定被询价的供应商、组织询价、确定成交供应商等工作。制定询价文件：询价文件应明确询价项目的技术规格、商务条款、询价程序、评定成交的标准等内容。确定被询价的供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商作为被询价对象，并向其发出询价文件。询价：询价小组向被询价的供应商发出询价单，要求其一次报出不得更改的价格。被询价的供应商应在规定时间内提交报价文件。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价文件进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。签订合同：采购人与成交供应商签订采购合同，并将合同副本报采购管理部门备案。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时组织采购人与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、完整性、准确性等，确保合同条款符合法律法规和采购要求。审核通过后的合同方可签订。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付货款，提供必要的数据和资料，协助供应商履行合同。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续，并及时通知采购管理部门。采购管理部门应跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的采购项目，采购人应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格为止。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，审核采购项目的验收报告、发票等相关凭证后，办理付款手续。付款凭证应包括合同编号、付款金额、付款日期、收款单位名称等内容。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的分期支付时间和金额进行付款，并做好付款记录。在每次付款前，应审核供应商是否按照合同约定履行了相应的义务。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查。定期对采购计划执行情况、采购方式选择、采购程序执行、合同签订与履行等进行检查，发现问题及时督促整改。2.需求部门、财务部门、审计部门等应按照各自职责，对采购活动进行监督。需求部门应监督采购项目是否符合实际需求，财务部门应监督采购资金的使用情况，审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购活动是否合规。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有疑问或异议的，可以向采购管理部门提出投诉。采购管理部门应设立专门的投诉受理渠道，及时受理供应商的投诉，并按照规定的程序进行处理。2.采购管理部门在收到供应商投诉后，应进行调查核实，根据调查结果作出相应的处理决定。对于投诉属实的，应责令采购人改正采购行为，维护供应商的合法权益；对于投诉不属实的，应向供应商说明情况，驳回投诉。（三）审计监督1.审