机关集中采购管理制度

PAGE机关集中采购管理制度一、总则（一）目的为加强机关集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位使用财政性资金进行的集中采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保所有符合条件的供应商平等参与竞争。4.公正诚信原则：采购程序公正，评审标准公平，供应商诚实守信。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立机关集中采购领导小组，负责审议集中采购工作中的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式变更等。领导小组由机关主要领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行机构设立集中采购办公室，作为采购执行机构，负责组织实施集中采购活动。其主要职责包括：1.制定和完善集中采购管理制度、工作流程和操作规范。2.编制年度集中采购计划，报采购决策机构审批后组织实施。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责采购文件的编制、发布、答疑和评审组织工作。4.负责供应商的资格审查、选择、管理和评价工作。5.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。6.负责采购项目的验收工作，组织相关部门对采购项目进行验收，出具验收报告。7.整理和归档采购文件及相关资料，建立采购档案。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的详细技术规格、数量、质量要求等相关资料，并对采购项目的实施进度和质量负责。其主要职责包括：1.根据工作需要，提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容。2.配合采购执行机构开展采购活动，提供必要的技术支持和协助。3.参与采购项目的验收工作，对采购项目的质量和性能进行确认。（四）监督管理部门机关纪检监察部门负责对集中采购活动进行监督检查，受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。审计部门负责对采购项目的预算执行情况、采购资金使用情况进行审计监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据工作任务和事业发展规划，结合本部门实际情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门的要求进行细化和分类。2.采购执行机构应根据采购需求部门提交的采购申请，对采购项目的预算进行审核和汇总，编制机关年度集中采购预算草案，报采购决策机构审批。3.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报原审批机构批准。（二）预算执行1.采购执行机构应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金不超预算。2.采购需求部门应按照采购合同约定的付款方式和时间及时支付采购资金，不得无故拖欠供应商货款。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照预算安排和合同约定支付采购资金，确保资金使用安全、规范、有效。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门根据工作需要，填写采购申请表，经部门负责人审核后，报采购执行机构。采购申请表应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容。2.采购审批：采购执行机构收到采购申请表后，对采购项目进行审核，符合采购条件的，报采购决策机构审批。采购决策机构根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，批准后下达采购任务。3.采购实施：采购执行机构根据采购决策机构批准的采购任务，按照规定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，发布中标公告，签订采购合同。邀请招标：向符合条件的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，发布中标公告，签订采购合同。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请参加谈判的供应商名单，组织谈判，确定成交供应商，签订采购合同。单一来源采购：成立采购小组，与供应商进行协商，确定成交供应商，签订采购合同。询价：成立询价小组，确定被询价的供应商名单，向供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商，签订采购合同。4.合同签订：采购执行机构根据评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。5.合同履行与验收：采购合同签订后，采购执行机构应督促供应商按照合同约定履行义务，及时组织采购需求部门等相关人员对采购项目进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，按照合同约定处理。6.资金支付：采购需求部门按照采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请单，经部门负责人审核后，报财务部门。财务部门审核无误后，按照规定支付采购资金。五、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择与确定1.采购执行机构应建立供应商库，对供应商的资格、信誉、业绩等情况进行审核和登记，纳入供应商库管理。2.采购项目需要确定供应商时，采购执行机构应从供应商库中按照规定的采购方式选择供应商。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应通过发布公告、邀请等方式，广泛征集供应商参与投标或谈判。3.采购执行机构应组织对参与采购活动的供应商进行资格审查，审查合格的供应商方可参与采购活动。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况等相关资料。4.采购执行机构应按照规定的评审标准和方法，对供应商提交的投标文件、谈判文件等进行评审，确定成交供应商。评审过程应客观、公正、公平，评审结果应向社会公示。（三）供应商评价与考核1.采购执行机构应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价方式包括问卷调查、实地考察、用户反馈等。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，可在今后的采购活动中给予优先考虑；对于评价不合格的供应商，应暂停其参与本机关采购活动资格，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，应将其从供应商库中删除。3.采购执行机构应定期对供应商库进行清理和更新，淘汰不符合要求的供应商，补充新的合格供应商，确保供应商库的质量和活力。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行机构应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购方式、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制过程中，应广泛征求采购需求部门、专家等相关人员的意见，对采购文件进行反复论证和修改，确保采购文件符合采购项目的实际需要。（二）采购文件发布1.采购执行机构应按照规定的时间和方式发布采购文件。公开招标、邀请招标的采购公告应在指定的媒体上发布；谈判文件、询价通知书等应向符合条件的供应商发出。2.采购文件发布后，采购执行机构应及时解答供应商对采购文件的疑问，对采购文件进行必要的澄清和修改。澄清和修改的内容应作为采购文件的组成部分，及时通知所有已获取采购文件的供应商。（三）采购文件归档1.采购活动结束后，采购执行机构应及时整理和归档采购文件。采购文件归档应包括采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件、谈判文件、询价文件、评审报告、采购合同、验收报告等相关资料。2.采购文件应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订和保管，确保采购文件的完整性和可查性。采购文件的保管期限应按照国家有关规定执行。七、采购活动监督与管理（一）内部监督1.采购决策机构应加强对集中采购工作的领导和监督，定期听取采购执行情况汇报，审议采购工作中的重大事项，确保采购活动符合法律法规和政策要求。2.采购执行机构应建立健全内部管理制度，加强对采购活动的过程控制和管理。采购活动应实行项目负责制，明确项目负责人和相关人员的职责，确保采购活动有序进行。3.采购需求部门应积极配合采购执行机构开展采购活动，不得干预采购执行机构的正常工作。同时，应加强对本部门采购项目的管理和监督，确保采购项目的质量和效益。4.监督管理部门应加强对集中采购活动的日常监督检查，定期对采购项目进行抽查，及时发现和纠正采购活动中的违规行为。对违反采购制度的单位和个人，应依法依规进行处理。（二）外部监督1.采购执行机构应