机关采购控制制度

PAGE机关采购控制制度一、总则（一）目的为加强本机关采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门、所属单位及使用财政性资金进行的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，保证采购过程公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。审核采购计划，监督采购活动执行情况。协调处理采购过程中的争议和问题。2.需求部门根据工作需要提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的评审和验收工作。3.财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理。对采购项目的资金使用情况进行监督检查。4.审计部门对采购项目进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。对采购违规行为提出处理建议。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.需求部门应根据工作实际需要，提前向采购管理部门申报采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、交货时间、售后服务等内容。2.采购需求申报应填写《采购需求申报表》，经部门负责人审核签字后提交采购管理部门。（二）采购计划编制1.采购管理部门收到采购需求申报后，应进行汇总分析，结合本机关采购预算和实际情况，编制采购计划。2.采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、采购时间安排等内容。采购计划应经采购管理部门负责人审核，报机关领导审批后执行。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因工作需要或其他原因需调整采购计划的，需求部门应及时向采购管理部门提出申请。2.采购管理部门应根据实际情况对采购计划进行审核，报机关领导审批后进行调整。采购计划调整应遵循合理、必要、节约的原则，确保采购活动顺利进行。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应在指定的媒体上发布招标公告，招标公告应包括采购人名称、地址、联系方式，采购项目名称、数量、规格、技术要求，投标供应商资格要求等内容。4.采购人应按照招标文件规定的时间、地点开标、评标。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应从省级以上人民政府财政部门指定的政府采购代理机构名单中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案。公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购人应与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的确三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的被询价供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购程序（一）采购项目实施1.采购管理部门根据批准的采购计划，组织实施采购项目。采购项目实施可委托政府采购代理机构进行，也可由采购人自行组织实施。2.委托政府采购代理机构进行采购的，采购人应与政府采购代理机构签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。政府采购代理机构应按照委托代理协议的要求，依法组织采购活动。3.采购人自行组织实施采购的，应成立采购项目实施小组，采购项目实施小组由采购管理部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。采购项目实施小组应按照本制度规定的采购程序进行采购活动。（二）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容，确保采购文件的准确性和完整性。3.采购文件应按照国家有关法律法规和行业标准进行编制，确保采购文件的合法性和合规性。（三）供应商选择1.采购管理部门应按照采购文件规定的资格条件和评审标准，对供应商进行资格审查和评审。2.资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉情况等内容。评审应包括供应商的报价、技术方案、售后服务等内容。3.采购管理部门应根据资格审查和评审结果，确定中标供应商或成交供应商，并将结果通知所有参加采购活动的供应商。（四）合同签订1.采购人应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应按照国家有关法律法规和行业标准进行签订，确保采购合同的合法性和合规性。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员进行验收。验收应按照采购合同约定的标准和要求进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。2.验收人员应包括采购管理部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员。验收人员应认真履行职责，对采购项目进行全面检查和测试，确保验收结果真实可靠。3.验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、验收标准、验收结果等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖采购人公章。五、采购资金管理（一）预算管理1.财务部门应根据本机关采购计划，编制采购资金预算。采购资金预算应纳入本机关年度预算管理，确保采购资金的合理安排。2.采购资金预算应根据采购项目的实际需求和市场价格情况进行编制，确保采购资金预算的准确性和合理性。采购资金预算编制完成后，应报机关领导审批后执行。（二）支付管理1.采购资金支付应按照采购合同约定的付款方式和时间进行。采购人应在收到供应商提供的发票、验收报告等相关凭证后，按照规定程序办理支付手续。2.财务部门应严格审核采购资金支付凭证，确保支付凭证的真实性、合法性和完整性。对不符合规定的支付凭证，财务部门应拒绝支付。3.采购资金支付应通过国库集中支付系统进行，确保采购资金支付的安全、规范和高效。（三）财务管理1.财务部门应建立健全采购资金财务管理制度，对采购资金的预算、支付、核算等进行规范管理。2.财务部门应定期对采购资金的使用情况进行统计分析，及时发现和解决采购资金管理中存在的问题，提高采购资金使用效益。3.财务部门应接受审计部门的审计监督，确保采购资金财务管理的合法性、合规性和效益性。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。审计部门应重点检查采购项目的采购程序、采购文件、采购合同、采购资金使用等情况。2.采购管理部门应加强对采购活动的日常监督检查，及时发现和纠正采购活动中存在的问题。采购管理部门应建立采购项目档案管理制度，对采购项目的相关文件、资料进行归档保存，以备审计等部门检查。3.机关内部应建立健全采购活动投诉举报制度，接受社会监督。对投诉举报的问题，采购管理部门应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（二）责任追究