新型政府采购管理制度

PAGE新型政府采购管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，提高采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，特制定本新型政府采购管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各级部门使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明的原则，采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保采购过程和结果的公开性，接受社会监督。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为所有符合条件的供应商提供平等参与政府采购活动的机会，促进市场主体之间的公平竞争，提高采购质量和效率。3.公正原则政府采购活动应严格按照法律法规和相关标准进行，确保采购程序和结果的公正性，维护供应商的合法权益，保障采购活动的合法性和严肃性。4.诚实信用原则政府采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料、采取不正当手段谋取中标或成交，确保政府采购活动的顺利进行。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成采购管理委员会由公司/组织高层管理人员、财务部门负责人、采购部门负责人及相关业务部门代表组成。2.职责审议政府采购政策、制度和重大采购项目计划。对重大采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等进行决策。协调解决政府采购活动中的重大问题。监督政府采购活动的执行情况。（二）采购部门1.职责负责制定和执行政府采购计划，组织实施具体的采购活动。建立和管理政府采购供应商库，对供应商进行资格审查和信用评价。编制采购文件，组织开标、评标、谈判等采购活动。签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和管理。整理和归档政府采购项目资料，接受内部审计和外部监督检查。（三）财务部门1.职责负责审核政府采购预算，确保采购资金的合理安排。监督采购资金的支付和使用情况，确保资金安全。参与采购合同的审核，对合同中的资金条款进行把关。定期对政府采购项目的财务收支情况进行审计和分析。（四）业务部门1.职责根据业务需求，提出政府采购项目申请，明确采购需求和技术规格。参与采购文件的编制和评审工作，提供专业意见和建议。协助采购部门进行合同签订、验收等工作，对采购项目的质量和适用性负责。三、采购预算管理（一）预算编制1.各业务部门应根据本部门的业务发展规划和实际需求，在每年规定时间内编制政府采购项目预算，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购部门对各业务部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合公司/组织的整体发展战略和资金状况，提出调整建议，报采购管理委员会审议。3.采购管理委员会根据审议结果，确定年度政府采购预算，并报上级主管部门或财政部门备案。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批，经采购管理委员会批准后，方可调整。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.采购部门应按照相关法律法规和招标文件的要求，编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.通过指定媒体或公司/组织内部网站等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。4.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商，并发布中标公告。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应根据项目特点和供应商库情况，选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。3.按照公开招标的程序组织开标、评标活动，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，供应商应在规定时间内提交最终报价。4.谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。3.按照规定的程序报采购管理委员会批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。4.询价小组根据报价情况，确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各业务部门根据实际需求，填写政府采购项目申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请应经本部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初审，核实采购需求的合理性和合规性。2.将初审通过的采购申请提交采购管理委员会审批，采购管理委员会根据项目情况进行审议，做出批准或不批准的决定。3.对于重大采购项目，采购管理委员会可组织相关部门和专家进行论证，确保采购决策的科学性和合理性。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门负责编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制过程中，应充分征求业务部门、财务部门等相关部门的意见，必要时组织专家进行论证。（四）发布采购信息1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在指定媒体或公司/组织内部网站等渠道发布招标公告或投标邀请书，公告或邀请书应包括采购项目的基本信息、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门应向符合资格条件的供应商发出相应的采购文件或询价通知书。（五）供应商报名及资格审查1.供应商应按照采购文件的要求，在规定时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。2.采购部门对供应商提交的资格证明文件进行审查，核实供应商的资格条件是否符合要求。3.对于资格审查合格的供应商，采购部门将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件或参加后续采购活动。（六）开标、评标、谈判或询价1.采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标、谈判或询价活动。2.开标过程中，应检查投标文件的密封情况，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.评标委员会或谈判小组、询价小组按照评标标准或谈判、询价要求，对投标文件或供应商的报价进行评审，提出评审意见。4.采购部门根据评审意见，确定中标或成交供应商，并发布中标或成交公告。（七）合同签订1.采购部门应在中标或成交供应商确定后，按照采购文件和中标或成交供应商的投标文件或报价文件，与中标或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式及违约责任等条款，并符合法律法规和行业标准的要求。3.采购合同签订后，应报财务部门备案。（八）验收1.采购项目完成后，业务部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。2.验收过程中，应检查货物的数量、规格、质量等是否符合合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足需求。3.根据验收结果，填写验收报告，验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。4.验收合格的项目，采购部门应按照合同约定支付采购款项；验收不合格的项目，采购部门应要求供应商限期整改或承担相应的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式及违约责任等条款。3.采购合同签订前，应报财务部门审核合同中的资金条款，确保合同条款符合财务管理制度的要求。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。2.采购部门应定期对合同履行情况进行跟踪和检查，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准提供货物、工程或服务，并提交相关证明文件。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款，并报采购管理委员会批准。3.涉及采购预算调整的合同变更，应按照预算管理的相关规定进行申报和审批。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方的权利和义务即告终止。2.在合同履行过程中，如出现法定或约定的终止情形，采购部门应及时与供应商协商终止合同，并办理相关手续。3.合同终止后，采购部门应按照规定对合同执行情况进行总结和评价，整理和归档合同资料。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司/组织内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的编制和执行情况、采购合同的签订和履行情况等。2.财政部门或其他相关部门有权对本公司/组织的政府采购活动进行监督检查，采购部门应积极配合，提供相关资料和信息。3.采购管理委员会应加强对政府采购活动的监督，定期听取采购部门的工作汇报，对发现的问题及时进行研究和处理。（二）责任追究1.对于在政府采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和个人，应依法依规追究其责任。2.对采购部门及其工作人员在采购活动中存在的违规行为，如擅自变更采购方式、泄露采购信息、与供应商串通