教师集体采购管理制度

PAGE教师集体采购管理制度一、总则（一）目的为规范教师集体采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校内教师因教学、科研等工作需要进行的集体采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金的使用效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：参与采购活动的各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立教师集体采购领导小组，由学校相关领导、教师代表等组成。领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购工作小组，负责具体采购活动的组织实施。采购工作小组应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。其职责包括：1.根据教学、科研需求，编制采购计划和采购预算。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.签订采购合同，并负责合同的执行和监督。5.整理、归档采购文件和资料，建立采购档案。（三）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程的廉洁性和公正性。对发现的违规行为及时进行调查处理，维护采购秩序。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各教学、科研部门应根据实际工作需要，提前制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划需经本部门负责人审核后，报采购工作小组汇总。采购工作小组对各部门的采购计划进行综合平衡和审核，形成学校年度采购计划草案。3.年度采购计划草案提交教师集体采购领导小组审议通过后，作为年度采购工作的依据。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的资金来源和预算金额。采购预算需经学校财务部门审核，并报学校领导批准。2.在采购过程中，严格控制采购预算，不得突破预算金额。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。3.采购工作结束后，采购执行部门应及时与财务部门核对采购资金的使用情况，确保采购资金的合理使用。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，以获取最优的采购价格和质量。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：当采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求，或者招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，可以采用竞争性谈判方式采购。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。5.单一来源采购：符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应当在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行。（二）采购程序1.采购申请：各教学、科研部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并经本部门负责人签字后提交采购工作小组。2.采购审批：采购工作小组对采购申请表进行审核，核实采购项目的必要性和可行性。对于金额较大的采购项目，需提交教师集体采购领导小组审批。3.采购实施：采购工作小组根据采购审批结果，按照选定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标：向邀请的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。询价：成立询价小组，向供应商发出询价通知书，要求供应商报价，确定成交供应商。单一来源采购：与单一供应商进行协商，确定成交价格和采购合同条款。4.合同签订：采购工作小组与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。合同签订后，报学校财务部门备案。5.验收付款：采购项目完成后，采购执行部门组织相关人员进行验收。验收合格后，按照采购合同的约定办理付款手续。财务部门根据验收报告和采购合同，及时支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、生产经营许可证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.采购工作小组应定期对供应商库进行更新和维护，剔除不符合要求的供应商，补充新的合格供应商。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价和考核。评价方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据供应商的评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于评价不合格的供应商，及时进行警告、暂停采购、取消供应商资格等处理。（三）供应商投诉处理1.设立供应商投诉渠道，接受供应商对采购活动中存在的问题的投诉。投诉渠道可以包括电话、邮箱、信函等方式。2.采购工作小组收到供应商投诉后，应及时进行调查核实。对于投诉属实的，应按照规定的程序进行处理，并将处理结果及时反馈给投诉供应商。六、采购文件与档案管理（一）采购文件管理1.采购过程中形成的各种文件，包括采购计划、采购申请表、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等，均应妥善保管。2.采购文件应按照类别、时间顺序进行整理和归档，建立电子和纸质档案。档案管理人员应定期对采购文件进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。（二）采购档案管理1.采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行。一般采购项目的档案保管期限为[X]年，重要采购项目的档案保管期限为[X]年。2.采购档案的查阅和借阅应严格履行审批手续。未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅采购档案。查阅和借阅采购档案时，应做好记录，并及时归还。七、监督与检查（一）内部监督1.学校纪检监察部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的规范性、采购合同的履行情况等。2.采购工作小组应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督。采购人员应严格遵守采购制度和工作纪律，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。（二）外部监督1.接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.建立采购信息公开制度，将采购项目的采购计划、采购方式、采购结果等信息在学校内部进行公开，接受广大教师的监督。八、责任追究（一）对采购人员的责任追究1.采购人员在采购活动中违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分：与供应商串通，谋取不正当利益的；泄露采购机密的；擅自变更采购方式、采购合同条款的；在采购过程中接受供应商贿赂或其他不正当利益的；其他违反采购制度的行为。2.因采购人员的违规行为给学校造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。（二）对供应商的责任追究1.供应商在参与采购活动中违反法律法规及本制度规定，有下列行为之一的，取消其供应商资格，列入不良供应商名单，并依法追究其法律责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取