政采云采购制度

PAGE政采云采购制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织在政采云平台上的采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在政采云平台上进行的各类采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及政采云平台的相关规定。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。根据上述内容继续生成的制度框架内容：（四）职责分工1.采购部门负责政采云平台采购活动的组织实施，包括采购需求的确定、采购文件的编制、供应商的选择与采购合同的签订等。对采购项目进行全程跟踪，协调解决采购过程中出现的问题。定期对采购项目进行总结和评估，不断改进采购工作。2.需求部门根据本公司/组织的业务需求，提出明确、合理的采购需求。协助采购部门编制采购文件，参与供应商的考察与评审工作。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。3.财务部门负责采购资金的预算安排与支付管理。对采购项目的成本进行核算和控制，参与采购合同的审核。监督采购资金的使用情况，确保资金安全。4.法务部门审查采购文件和采购合同的合法性，提供法律意见和建议。处理采购活动中的法律纠纷，维护本公司/组织的合法权益。5.监督部门对政采云平台采购活动进行全程监督，确保采购过程合规、公正。受理供应商和内部员工的投诉举报，对违规行为进行调查处理。二、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门应根据本公司/组织的业务发展规划、年度预算和实际工作需要，提前制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划经部门负责人审核后，报分管领导审批。重大采购项目需经公司/组织决策机构审议通过。3.采购计划应及时录入政采云平台，以便进行采购活动的统筹安排。（二）采购文件编制1.采购部门根据采购计划和需求部门提供的采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购评审标准、采购合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规及政采云平台的相关规定要求，确保采购活动的合法性和规范性。3.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门、法务部门等相关部门的意见，确保采购文件的科学性和合理性。（三）采购公告发布1.采购部门在政采云平台上发布采购公告，公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等。2.采购公告应在规定的媒体上发布，确保信息的公开透明和广泛传播，吸引符合条件的供应商参与投标。（四）供应商选择与采购文件获取1.供应商应在政采云平台上注册并成为正式供应商后，方可参与本公司/组织的采购活动。2.采购部门对供应商的资格进行审查，只有符合采购文件规定资格条件的供应商才能获取采购文件。3.供应商应按照采购文件规定的方式获取采购文件，并对采购文件的内容进行仔细阅读和理解。如对采购文件有疑问或异议，应在规定时间内以书面形式向采购部门提出。（五）投标与开标1.供应商应按照采购文件的要求编制投标文件，并在规定的投标截止时间前将投标文件上传至政采云平台。2.采购部门在政采云平台上组织开标活动，开标过程应公开透明，所有供应商均可在线观看开标直播。3.开标时，采购部门应按照采购文件规定的开标程序进行操作，对投标文件的密封性、投标报价、技术方案等内容进行当众宣读和记录。（六）评标与定标1.采购部门组建评标委员会，评标委员会由本公司/组织的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或直接确定中标供应商。3.采购部门根据评标委员会的评审结果，确定中标供应商，并在政采云平台上发布中标公告。中标公告应包括中标供应商名称、中标金额、中标标的等内容。（七）采购合同签订1.采购部门与中标供应商应在中标公告发布之日起规定时间内签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物、工程和服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本上传至政采云平台备案。（八）采购项目验收1.需求部门负责采购项目的验收工作。验收前，需求部门应制定详细的验收方案，明确验收标准、验收程序和验收人员等。2.验收人员应按照验收方案对采购货物、工程和服务进行逐一验收，确保其符合采购合同和采购文件的要求。3.验收合格后，需求部门应出具验收报告，并将验收报告上传至政采云平台。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，直至达到验收标准。（九）采购资金支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理采购资金的支付手续。2.采购资金支付过程中，财务部门应严格审核相关凭证，确保资金支付的准确性和合规性。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的采购项目。2.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照本制度规定的采购流程，在政采云平台上发布公开招标公告，邀请所有符合条件的供应商参与投标。3.公开招标的评标标准应科学合理，确保评标过程的公平公正。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或直接确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应明确采购项目的相关信息和要求。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和标准，与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，并在政采云平台上公示单一来源采购的理由和相关信息。公示无异议后，方可与特定供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.询价适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购部门应向符合资格条件的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较分析，确定成交供应商。成交供应商的报价不得高于采购预算。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规及政采云平台的相关规定要求，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交法务部门进行合法性审查。法务部门应出具审查意见，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本上传至政采云平台备案，并按照合同约定履行各自的义务。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应上传至政采云平台备案。3.采购部门应对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如供应商未按照合同约定履行义务，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同验收1.需求部门应按照采购合同和验收方案的要求，对采购项目进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、验收情况等内容，并由验收人员签字确认。验收报告应作为采购资金支付的重要依据。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同的约定和验收报告，办理采购资金的支付手续。采购资金支付应严格按照财政国库管理制度的有关规定执行。2.采购合同约定预付款的，采购部门应在供应商提交预付款申请并提供相应担保后，按照合同约定支付预付款。3.采购合同约定分期付款的，采购部门应在供应商履行相应义务后，按照合同约定的分期支付比例和时间支付款项。4.采购合同约定质保金的，采购部门应在质保期满且供应商履行质保义务后，按照合同约定支付质保金。五、监督与管理（一）内部监督1.监督部门应对政采云平台采购活动进行全程监督，重点监督采购程序的合规性、采购文件的合法性、评标过程的公正性、采购合同的签订与履行情况等。2.监督部门应建立健全监督检查机制，定期对采购项目进行检查和评估，及时发现和纠正采购活动中存在的问题。3.采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关部门应积极配合监督部门的工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商档案，对供应商的基本信息、参与采购项目情况、诚信记录等进行详细记录。2.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。评价结果应作为供应商后续参与采购活动的重要依据。3.对于存在不良记录的供应商，采购部门应采取相应的处罚措施，如限制其参与采购活动、降低其信用等级等。（三）信息管理1.政采云平台应建立健全采购信息管理系统，对采购项目的相关信息进行及时、准确、完整的记录和管理。2.采购部门应按照规定及时在政采云平台上发布采购公告、中标公告、合同备案等信息，确保采购信息的公开透明。3.采购各方应妥善保管采购活动中的相关文件和资料，包括采购文件、投标文件、评标报告、合同等，以备查阅和审计。（四）投诉处理1.供应商和内部员工如对政采云平台采购活动有异议或投诉