政府采购计划制度

PAGE政府采购计划制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规以及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本政府采购计划制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及政府采购活动的所有部门和人员，包括但不限于采购需求提出部门、采购执行部门、财务部门、审计部门等。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：为供应商创造公平竞争的环境，确保采购项目能够获得优质的货物、工程和服务，同时促进市场竞争。4.公正原则：采购活动应按照公正的程序进行，评审标准应客观、公正，确保采购结果的公正性。5.诚实信用原则：参与政府采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购计划的编制（一）采购需求的提出1.各部门职责各业务部门根据本部门工作需要和业务发展规划，负责提出采购需求。采购需求应明确、具体，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、服务要求、预算金额等详细信息。涉及多个部门的采购项目，由牵头部门负责组织协调相关部门共同确定采购需求。2.需求调研与论证对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购需求提出部门应进行充分的市场调研和技术论证。市场调研应涵盖同类产品或服务的市场价格、性能、供应商情况等信息；技术论证可邀请相关领域的专家或专业机构参与，确保采购需求的合理性和可行性。采购需求提出部门应将调研和论证情况形成书面报告，作为采购计划编制的依据之一。（二）采购计划的编制流程1.采购需求汇总采购需求提出部门将本部门的采购需求进行汇总整理，并填写《政府采购计划申请表》，详细说明采购项目的基本情况、采购理由、预算金额、预计采购时间等内容。2.部门审核采购需求提出部门将《政府采购计划申请表》提交至本部门负责人进行审核。部门负责人应重点审核采购需求的必要性、合理性、合规性以及预算金额的准确性等，并签署审核意见。3.财务审核经部门审核通过的采购计划申请表，提交至财务部门进行审核。财务部门负责审核采购项目的预算安排是否符合公司/组织财务管理制度和预算计划，对预算金额进行严格把关，确保采购资金的合理使用。财务部门审核通过后签署意见。4.采购部门汇总与编制采购执行部门收到经部门审核和财务审核通过的采购计划申请表后，进行汇总整理。根据采购项目的特点、采购时间要求等因素，编制详细的政府采购计划。政府采购计划应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购预算、采购方式、采购时间安排、供应商资格要求等内容。5.审批与备案采购计划编制完成后，提交至公司/组织主管领导进行审批。主管领导应全面审查采购计划的各项内容，确保采购计划符合公司/组织整体战略和业务需求，审批通过后签署意见。采购执行部门将经审批的采购计划报同级财政部门备案，备案内容应包括采购计划的详细清单、采购预算等信息。三、采购方式的确定（一）公开招标1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程和服务的预算金额达到规定标准以上的；采购项目具有特殊性，但通过公开招标方式能够保证项目质量和满足采购需求的；法律、法规规定应当采用公开招标方式的其他情形。2.招标程序采购执行部门按照相关法律法规和行业标准，编制公开招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及开标时间、地点等信息。接受潜在投标人报名，发售招标文件，并对招标文件进行答疑和澄清。组织开标、评标会议，按照评标办法进行评标，确定中标候选人名单。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订政府采购合同。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购执行部门根据采购项目特点和供应商信息，确定邀请招标的供应商名单。邀请的供应商数量不得少于三家。向被邀请的供应商发出投标邀请书，邀请书内容应包括招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间、地点等信息。后续招标程序与公开招标类似，包括发售招标文件、答疑澄清、开标评标、确定中标候选人、发布中标公告、签订合同等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。组织谈判会议，谈判小组与供应商分别进行谈判。在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购执行部门组织专业人员对采购项目进行论证，形成单一来源采购论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源采购的理由、拟采购供应商的名称及地址等内容。将单一来源采购论证意见报公司/组织主管领导审批。经审批同意后，采购执行部门与拟采购供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商谈判，达成一致意见后签订政府采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购执行部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组根据采购需求，确定被询价的供应商名单。被询价的供应商数量不得少于三家。向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购合同的签订与履行（一）合同签订1.采购项目确定中标、成交供应商后，采购执行部门应在规定时间内与中标、成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.政府采购合同的主要条款应与招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等采购文件的内容一致。合同条款应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。3.采购执行部门应将签订的政府采购合同副本报同级财政部门备案。（二）合同履行1.供应商应按照政府采购合同约定的时间、地点、方式等要求履行合同义务，提供符合质量要求的货物、工程和服务。2.采购执行部门应加强对政府采购合同履行情况的监督检查，及时掌握合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面补充合同。补充合同的金额不得超过原合同采购金额的百分之十。补充合同应报同级财政部门备案。4.供应商未能按照政府采购合同约定履行义务的，采购执行部门有权按照合同约定追究其违约责任，并采取相应的措施，如要求供应商支付违约金、赔偿损失、解除合同等。同时，采购执行部门应将供应商的违约情况记录在案，作为今后供应商信用评价的依据。五、采购资金的支付（一）支付申请1.采购项目验收合格后，供应商应按照政府采购合同约定，向采购执行部门提交支付申请。支付申请应包括采购项目名称、合同编号、支付金额、开户银行及账号等信息，并附上相关证明材料，如发票、验收报告等。2.采购执行部门对供应商提交的支付申请进行审核，审核内容包括采购项目是否按照合同约定完成、验收是否合格、支付金额是否准确、证明材料是否齐全等。审核通过后，采购执行部门签署意见，并将支付申请提交至财务部门。（二）资金支付1.财务部门收到采购执行部门提交的支付申请后，按照公司/组织财务管理制度和相关规定进行审核。审核内容包括支付申请是否符合预算安排、资金来源是否合规、支付手续是否齐全等。审核通过后，财务部门办理资金支付手续，将采购资金支付给供应商。2.对于采用财政直接支付方式的采购项目，财务部门按照财政部门的要求，及时向财政部门提交支付申请，由财政部门直接将采购资金支付给供应商。3.在采购资金支付过程中，如发现问题或存在争议，财务部门应及时与采购执行部门、供应商进行沟通协调，查明原因，妥善解决。六、采购项目的验收验收组织1.采购执行部门负责组织采购项目的验收工作。对于大型或复杂的采购项目，采购执行部门可以邀请相关领域的专家或专业机构参与验收工作。2.采购执行部门应成立验收小组，验收小组由采购人代表、技术专家、质量管理人员等组成。验收小组的人数不得少于三人，且应具有相应的专业知识和经验。验收标准与程序1.验收小组应根据政府采购合同约定的技术规格、质量要求、服务标准等内容，制定详细的验收方案和验收标准。验收方案应包括验收内容、验收方法、验收步骤、验收时间安排等信息。2.验收小组按照验收方案和验收标准对采购项目进行验收。验收过程中，应要求供应商提供相关技术资料、质量证明文件等，并对采购项目的数量、质量、性能、服务等方面进行逐一检查。3.验收小组应填写《政府采购项目验收报告》。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、验收日期、验收内容、验收标准、验收情况、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。4.采购项目验收合格后，验收小组应出具验收合格证明文件。验收合格证明文件应加盖验收小组印章，并注明采购项目名称、合同编号、验收日期等信息。对于验收不合格的采购项目，验收小组应出具整改意见，要求供应商限期整改。供应商整改完成后，应重新组织验收，直至验收合格为止。七、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、真实性以及采购资金的使用效益等情况。审计部门可以采取专项审计、定期审计等方式，对政府采购计划的编制、采购方式的确定、采购合同的签订与履行、采购资金的支付、采购项目的验收等环节进行全面审计。2.审计部门在审计过程中发现问题的，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。审计结果应向公司/组织主管领导报告，并作为公司/组织内部考核和管理决策的重要依据。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、监察部门、审计机关等相关部门的监督检查。公司/组织应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供政府采购活动的有关资料和情况。2.对于财政部门等相关部门提出的监督检查意见，公司/组织应认真落实整改措施，及时纠正存在的问题，并将整改情况报告相关部门。（三）供应商管理1.采购执行部门应建立供应商信用档案，记录供应商在政府采购活动中的诚信情况，包括是否按时履行合同义务、是否提供优质的货物、工程和服务、是否存在违规违纪行为等信息。2.根据供应商信用档案记录，对供应商进行分类管理。对于信用良好的供应商，可以在今后的采购活动中给予优先考虑；对于存在不良信用记录的供应商，应限制其参与政府采购活动，并依法依规进行处理。（四）采购人员管理1.加强对采购人员的职业道德教育和