政府采购执行管理制度

PAGE政府采购执行管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督。3.公平竞争原则：为供应商提供公平竞争的机会，确保采购结果的公正性。4.公正原则：采购活动应公正对待所有参与方，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制下一年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并确保预算的准确性和完整性。3.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行审核，结合公司/组织财务状况和资金安排，提出审核意见。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。2.采购部门应根据预算安排，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，按照合同约定及时支付采购资金。（三）预算调整1.当出现下列情况之一时，可申请调整采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目需要调整；因不可抗力因素，影响采购项目实施，需要调整采购内容或金额；其他经公司/组织批准的特殊情况。2.预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等，并按照规定程序提交审批。3.经批准的预算调整，应及时通知相关部门和人员，并对采购活动进行相应调整。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门应根据采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购方式、采购时间、采购要求等内容。2.采购计划应与公司/组织的整体工作计划相衔接，确保采购活动能够满足业务需求。3.在制定采购计划时，应充分考虑市场供应情况、供应商资质等因素，合理安排采购时间和采购方式。（二）计划审批1.采购计划应提交公司/组织相关领导审批。审批内容包括采购计划的合理性、必要性以及与预算的匹配性等。2.经审批后的采购计划应严格执行，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购计划的，应重新提交审批。（三）计划执行与监控1..采购部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.建立采购计划执行监控机制，定期对采购计划执行情况进行检查和评估。如发现问题，应及时采取措施加以解决。3.采购计划执行情况应及时向公司/组织领导汇报，以便及时掌握采购工作进展情况。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式：采购货物或服务达到规定的公开招标数额标准的；采购人依法能够自行建设、生产或者提供的；已通过招标方式选定的特许经营项目投资人依法能够自行建设、生产或者提供的；需要向原中标人采购工程、货物或者服务，否则将影响施工或者功能配套要求的；国家规定的其他特殊情形。2.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照相关规定发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。3.招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购要求、供应商资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购时，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.投标邀请书应包括招标项目基本情况、供应商资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件不少于三家的供应商分别进行谈判，并在规定时间内确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。3.经批准采用单一来源方式采购的，采购部门应与单一来源供应商进行协商，确定成交价格和成交条件。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式的选择与审批1.采购部门应根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式。采购方式的选择应遵循本制度规定的适用范围和条件，并充分考虑采购效率、采购成本、采购质量等因素。2.采购方式的选择应按照规定程序进行审批。一般采购项目的采购方式由公司/组织相关领导审批；重大采购项目的采购方式应报上级主管部门批准。3.在采购方式选择过程中，如涉及到特殊情况或需要变更采购方式的，应按照规定程序办理审批手续，并提供充分的理由和依据。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合理性、预算金额等进行审核。2.审核通过的采购项目，按照采购方式管理的规定进行审批。审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购方式和采购计划，组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应按照相关规定发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购部门应按照规定程序组织谈判、协商、询价等活动。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点验收标准等内容。3.政府采购合同签订后，应按照规定报财政部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求验收合格的，采购部门应出具验收报告。2.财务部门根据验收报告和政府采购合同，按照规定程序支付采购资金。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.参与本公司/组织政府采购活动的供应商应具备下列条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。2.采购人可以根据采购项目的特殊要求，规定供应商的特定条件，但不得含有指向特定供应商的歧视性条款。（二）供应商选择与评价1.采购部门应建立供应商库，对供应商的资格、信誉、业绩等进行审核和评估，选择合格的供应商进入供应商库。2.在采购活动中，采购部门应从供应商库中选择供应商参与采购项目投标或谈判。同时，也可根据采购项目的需要，邀请库外符合条件的供应商参与采购活动。3.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面。评价结果应作为供应商后续参与采购活动和是否继续保留在供应商库中的重要依据。（三）供应商投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内提出质疑。采购部门应在规定时间内对供应商的质疑进行答复。2.供应商对质疑答复不满意或者采购部门未在规定时间内作出答复的，可以在规定时间内向财政部门投诉。财政部门应按照相关规定对供应商的投诉进行处理。3.采购部门应积极配合财政部门的投诉处理工作，提供相关资料和信息，协助财政部门查明事实真相。七、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.在编制采购文件时，应充分征求相关部门和专家的意见，对采购文件进行审核和修改，确保采购文件符合法律法规和采购要求。（二）采购文件审核与备案1.采购文件编制完成后，应提交公司/组织相关领导进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合理性、完整性等。2.经审核通过的采购文件，应按照规定报财政部门备案。备案后的采购文件不得擅自修改。如因特殊情况需要修改采购文件的，应重新报财政部门备案。（三）采购文件保存1.采购部门应妥善保存采购文件，保存期限按照相关法律法规和档案管理规定执行。2.采购文件的保存应确保文件的完整性和可查阅性，以便在需要时能够及时提供相关资料。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.建立健全政府采购监督检查机制，加强对政府采购活动的全过程监督。监督检查内容包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式选择、采购程序执行、合同签订与履行、供应商管理等方面。2.公司/组织内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和公司/组织相关规定，发现问题及时提出整改意见。财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的安全使用和规范支付。3..采购部门应主动接受财政部门、审计部门等外部监督检查，积极配合相关