政府采购合同备案制度

PAGE政府采购合同备案制度一、总则（一）目的为加强政府采购合同管理，规范政府采购合同备案行为，提高政府采购资金使用效益，维护国家利益、社会公共利益和政府采购当事人的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于在中华人民共和国境内使用财政性资金进行政府采购活动所签订合同的备案管理。（三）基本原则1.依法依规原则政府采购合同备案应严格遵循国家法律法规和行业标准，确保备案行为合法合规。2.真实准确原则合同当事人应如实提供合同相关信息，保证备案内容真实、准确、完整。3.及时高效原则合同签订后，应按照规定的时间和程序及时办理备案手续，提高工作效率，保障政府采购活动顺利进行。二、备案主体与职责（一）采购人采购人是政府采购合同的签订主体，负责按照本制度规定，在合同签订后及时向同级政府采购监督管理部门提交合同备案申请，并对所提供备案材料的真实性、合法性、完整性负责。（二）采购代理机构采购代理机构受采购人委托办理政府采购事宜，应协助采购人做好合同备案工作，对采购人提交的备案材料进行审核，并按照要求报送备案。（三）政府采购监督管理部门政府采购监督管理部门负责对政府采购合同备案工作进行监督管理，审核备案材料，对不符合规定的备案申请予以纠正，并依法对违法违规行为进行处理。三、备案内容（一）合同基本信息1.合同编号2.合同名称3.采购项目名称4.采购项目编号5.采购方式6.中标（成交）供应商名称7.采购人名称8.合同签订日期9.合同金额（二）合同条款1.标的条款明确采购标的的名称、规格、型号、数量、质量标准等。2.价格条款约定合同总价、分项价格、价格组成明细及价格调整方式等。3.履行期限、地点和方式条款规定合同履行的起始时间、结束时间、履行地点以及履行方式。4.验收条款明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。5.付款条款约定付款方式、付款时间节点、付款条件等。6.违约责任条款界定双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任。7.争议解决条款说明双方在合同履行过程中发生争议时的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。（三）其他补充信息1.合同变更情况说明（如有）2.其他需要说明的事项四、备案程序（一）申请采购人或采购代理机构在政府采购合同签订之日起[X]个工作日内，将合同纸质文本一式三份及电子文档报送同级政府采购监督管理部门，并提交《政府采购合同备案申请表》（以下简称《申请表》）。《申请表》应加盖采购人公章，并由法定代表人或授权代表签字确认。（二）受理政府采购监督管理部门收到备案申请后，对申请材料进行形式审查。申请材料齐全、符合法定形式的予以受理，并出具《受理通知书》；申请材料不齐全或者不符合法定形式的，应当场或在[X]个工作日内一次性告知采购人或采购代理机构需要补正的全部内容，并出具《补正材料通知书》。逾期不告知的，自收到申请材料之日起即为受理。（三）审核政府采购监督管理部门对受理的合同备案申请进行审核，重点审查合同条款是否符合政府采购法律法规及相关政策要求，合同内容是否完整、准确，合同签订程序是否合规等。审核过程中，可要求采购人或采购代理机构提供相关补充材料，并可就合同有关问题向采购人、供应商及采购代理机构进行询问核实。（四）备案经审核无误的政府采购合同，政府采购监督管理部门在《申请表》上签署备案意见，并加盖备案专用章。一份《申请表》及合同纸质文本留存备案，一份返还采购人，一份抄送同级财政国库管理部门。同时，将合同电子文档录入政府采购合同备案管理系统，实现合同备案信息的电子化管理和共享。五、备案变更与撤销（一）变更已备案的政府采购合同如需变更，采购人应在变更事项确定后[X]个工作日内，向同级政府采购监督管理部门提交《政府采购合同变更备案申请表》及相关证明材料，说明变更的原因、内容及对合同总价、履行期限等关键条款的影响。政府采购监督管理部门对变更申请进行审核，审核通过后办理变更备案手续，并在原备案合同及相关系统中进行相应调整。（二）撤销在政府采购合同履行过程中，因特殊原因需要撤销合同的，采购人应向同级政府采购监督管理部门提交书面申请及相关证明材料，说明撤销合同的理由和依据。政府采购监督管理部门对撤销申请进行审查，经批准同意撤销的合同予以注销备案，并在政府采购合同备案管理系统中进行标注。六、监督检查（一）日常监督政府采购监督管理部门应定期对已备案的政府采购合同进行检查，检查内容包括合同履行情况、备案信息准确性、合同变更及撤销手续办理情况等。通过检查发现问题的，应及时督促采购人、采购代理机构及供应商进行整改。（二）专项检查根据工作需要，政府采购监督管理部门可组织开展政府采购合同备案专项检查，对一定时期内的政府采购合同备案工作进行全面检查和评估。专项检查可采取自查、重点抽查等方式进行，对发现的违法违规行为依法进行严肃处理。（三）投诉处理供应商对政府采购合同备案相关事项有异议的，可按照政府采购投诉处理的有关规定向同级政府采购监督管理部门提起投诉。政府采购监督管理部门应按照法定程序受理、调查和处理投诉事项，并将处理结果及时反馈投诉人。七、法律责任采购人、采购代理机构及供应商违反本制度规定，有下列情形之一的，由政府采购监督管理部门责令限期改正，给予警告，并可按照有关法律法规的规定进行处罚：1.未按照规定时间办理合同备案手续的；2.提供虚假备案材料骗取备案的；3.未经批准擅自变更、撤销已备案合同的；4.其他违反本制度规定的