政府采购制度与管理规定

PAGE政府采购制度与管理规定一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高资金使用效益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本规定。（二）适用范围本规定适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应具有较高的透明度，公开采购信息、采购程序、采购结果等，确保供应商和社会公众能够及时、准确地了解采购情况。2.公平竞争原则为所有符合条件的供应商提供平等参与政府采购活动的机会，保证竞争的公平性，防止不正当竞争行为。3.公正原则在政府采购活动中，严格按照规定的程序和标准进行操作，确保采购结果的公正性，维护各方合法权益。4.诚实信用原则采购当事人在政府采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取其他欺诈手段谋取利益。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成采购管理委员会由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议和批准政府采购政策、制度及重大采购项目计划。监督政府采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。对采购结果进行审核和决策。（二）采购部门1.人员配备采购部门应配备专业的采购人员，包括采购经理、采购专员等，采购人员应具备相应的专业知识和技能。2.职责负责编制政府采购预算和采购计划。组织实施政府采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布通知、供应商资格审查、采购评审等。与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。协调采购项目的验收工作。建立和管理政府采购档案。（三）其他相关部门1.需求部门负责提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求，并配合采购部门进行采购工作。2.财务部门负责审核政府采购预算，办理采购资金的支付和结算，并对采购资金的使用情况进行监督。3.审计部门负责对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、采购结果的公正性以及采购资金的使用效益等。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.依据采购预算应根据本公司/组织的年度工作计划、业务需求和财务状况等进行编制。2.内容采购预算应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、资金来源等详细信息。3.编制程序需求部门根据业务需求提出采购申请，明确采购项目的具体要求和预算金额。采购部门对采购申请进行汇总和审核，结合市场价格等因素，编制采购预算草案。财务部门对采购预算草案进行审核，并报采购管理委员会审议批准后下达执行。（二）采购计划制定1.依据采购计划应根据采购预算和实际工作进度进行制定。2.内容采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购方式、采购组织形式等详细信息。3.编制程序采购部门根据采购预算和实际工作进度要求，制定采购计划草案，报采购管理委员会审议批准后组织实施。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.定义公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定程序确定中标供应商的采购方式。2.适用条件采购货物、工程和服务的金额达到规定限额标准以上。采购项目具有广泛性和公开性，需要众多供应商参与竞争。采购项目的技术规格、性能要求等较为明确，能够通过招标文件进行清晰表述。（二）邀请招标1.定义邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.适用条件具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大。（三）竞争性谈判1.定义竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.适用条件招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.定义单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.适用条件只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.定义询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.适用条件采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购项目申请与审批1.申请需求部门根据业务需要填写采购项目申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并提交相关证明材料。2.审批采购项目申请表经需求部门负责人签字后报采购部门，采购部门对申请内容进行审核，审核通过后报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据采购政策、预算安排等因素进行审批，批准后的采购项目申请表返回采购部门作为采购依据。（二）采购文件编制1.采购文件内容采购文件应包括采购公告（或招标邀请书）、采购需求、采购商务条款、采购技术规格、评标标准、投标文件格式等部分。采购文件应详细、准确地描述采购项目的要求，确保供应商能够清楚了解采购内容和评标标准。2.编制要求采购文件的编制应符合相关法律法规和行业标准的要求，语言严谨规范，避免出现歧义或模糊不清的表述。采购文件应明确采购项目的实质性要求和条件，确保评标过程的公正性和客观性。（三）采购信息发布1.发布渠道采购信息应在规定的政府采购信息发布媒体上发布，包括政府采购指定网站、报纸等媒体平台。2.发布内容采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算金额、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保供应商能够及时、准确地获取采购信息。（四）供应商资格审查1.审查内容采购部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况等相关证明材料。2.审查方式采购部门可以通过实地考察、信用查询、与供应商沟通等方式对供应商资格进行审查，确保供应商具备参与采购项目的资格和能力。（五）采购评审组织1.评审委员会组成采购部门应按照规定组建采购评审委员会，评审委员会由采购人代表和评审专家组成，其中评审专家人数不得少于评审委员会总人数的三分之二。评审专家应从政府采购评审专家库中随机抽取，确保评审过程的公正性和客观性。2.评审程序评审委员会按照采购文件规定的评标标准和方法对投标文件进行评审，评审过程应严格保密。评审委员会成员应独立评审，不得相互串通或与供应商进行不正当接触，并按照规定出具评审报告。（六）采购合同签订1.合同签订依据采购部门根据评审委员会出具的评审报告确定中标供应商后，应及时与中标供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件和中标供应商投标文件的内容签订，明确双方的权利和义务。2.合同内容采购合同应包括采购项目名称号、规格、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应符合相关法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性和有效性。（七）采购项目验收1.验收组织采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、财务部门等相关人员对采购项目进行验收。验收人员应按照采购合同和采购文件要求对采购货物的数量、质量、规格、性能等进行检查和测试，确保采购项目符合要求。2.验收程序验收人员应填写验收报告，详细记录验收情况。验收合格后由验收人员签字确认，验收报告作为支付采购资金的依据之一。如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，验收人员应及时通知供应商进行整改或处理，直至验收合格。六、采购监督管理（一）内部监督1.采购管理委员会监督采购管理委员会负责对政府采购活动进行宏观监督，定期审议政府采购工作报告，检查政府采购政策的执行情况，对重大采购项目进行专项监督指导。2.审计部门监督审计部门定期对政府采购项目进行审计，检查采购程序的合法性、采购文件的规范性、采购合同的履行情况以及采购资金的使用效益等。审计部门有权调阅采购档案、询问相关人员、进行实地调查等，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。3.财务部门监督财务部门负责对采购资金的预算编制、支付结算等进行监督管理。财务部门应审核采购预算的合理性，严格按照采购合同和相关规定办理采购资金的支付手续，确保采购资金专款专用，防止资金浪费和挪用。（二）外部监督1.财政部门监督财政部门作为政府采购的监管部门，依法对本公司/组织的政府采购活动进行监督检查。财政部门有权对采购项目的采购方式、采购程序、采购文件、采购合同等进行审查，对违规行为责令改正，并依法给予处罚。2.社会监督鼓励社会公众对本公司/组织的政府采购活动进行监督。任何单位和个人发现政府采购活动中的违法行为或违规行为，可以向财政部门或相关监管部门举报。财政部门和相关监管部门应及时受理举报，并依法进行调查处理。七、法律责任（一）采购人法律责任1.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。擅自提高采购标准的。委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。以不合理条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。中标通知书发出后无正当理由不与中标供应商签订采购合同的。将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的。拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人在政府采购活动中有违法行为的，依照有关法律规定给予处罚，对直接负责主管人员和其他直接责任人构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）采购代理机构法律责任1.采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，并给予警告；情节严重的，取消其政府采购代理资格，并处一定金额的罚款：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。擅自提高采购标准的。以不合理条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在招标采购过程中给采购人、供应商造成损失的。拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购代理机构在政府采购活动中有违法行为的，依照有关法律规定给予处罚；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）供应商法律责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，并予以通报，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取