新东方采购制度

PAGE新东方采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范新东方公司的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司业务的顺利开展，实现资源的合理配置，降低采购成本，提高公司的经济效益和市场竞争力。2.适用范围本制度适用于新东方公司及下属各分支机构、子公司的所有采购活动，包括但不限于教学设备、教材、办公用品、办公设备、后勤物资等各类物资及服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购结果公正合理。公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司内部和外部的监督，确保采购过程透明。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高采购效率。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、财务部门负责人、法务部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动的执行情况。2.采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门应配备专业的采购人员，明确各岗位的职责和分工，确保采购工作的顺利进行。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和沟通协调能力，熟悉采购业务流程和相关法律法规。采购经理职责负责制定采购计划和预算，组织实施采购活动。建立和维护供应商管理体系，评估和选择合格供应商。审核采购合同，监督采购合同的执行情况。协调解决采购过程中的问题和纠纷，定期向上级汇报采购工作进展情况。采购专员职责根据采购计划，负责具体的采购任务，包括寻找供应商、询价、比价、议价等。收集和整理采购相关信息，协助采购经理进行供应商评估和选择。起草采购合同，跟进采购订单的执行情况，确保按时、按质、按量完成采购任务。负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的日常事务。三、采购流程1.需求申请与审批各部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交采购部门。对于金额较大或涉及重要业务的采购申请，需提交采购决策委员会审批。采购决策委员会根据公司战略和业务需求，对采购申请进行审议，做出批准或否决的决定。2.采购计划制定采购部门收到经审批的采购申请后，结合库存情况、市场供应情况和采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购预算等内容，并报采购经理审核。采购经理对采购计划进行审核，确保采购计划符合公司业务需求和预算控制要求。如有必要，采购经理可对采购计划进行调整和优化。3.供应商选择与管理供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，建立供应商信息库。供应商评估采购部门组织相关人员对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，确定合格供应商名单。供应商选择采购人员根据采购需求，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行询价、比价、议价。在选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素，确保选择最优供应商。供应商管理采购部门定期对供应商进行评估和考核，建立供应商绩效评估体系。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行沟通和整改，如仍不符合要求，可终止合作关系。4.采购合同签订采购人员与选定的供应商协商确定采购合同条款，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同起草完成后，提交采购经理审核。采购经理对采购合同进行审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性和合理性。审核通过后，报公司法务部门进行法律审查。法务部门对采购合同进行法律审查，确保合同符合法律法规要求，防范法律风险。法律审查通过后，采购合同由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司公章。5.采购订单下达采购合同签订后，采购人员根据合同条款下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商。采购人员及时跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求供应商整改或承担违约责任。6.到货验收采购物资到货前，采购人员应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门根据采购合同和相关标准，对采购物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、数量、质量、外观等方面。验收合格的物资，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括物资的名称、规格、数量、验收情况等内容。验收不合格的物资，验收人员应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商解决，如协商不成，可根据合同约定追究供应商的违约责任。7.付款结算采购物资验收合格后，采购部门根据采购合同约定，办理付款结算手续。采购人员填写付款申请单，附上验收报告、发票等相关凭证，提交财务部门审核。财务部门对付款申请进行审核，重点审核付款金额是否符合合同约定、发票是否真实有效等。审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据公司资金状况和审批权限，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，向供应商支付货款。四、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据公司年度业务计划和采购需求，编制采购预算。采购预算应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购预算金额等内容，并报财务部门审核。财务部门对采购预算进行审核，结合公司财务状况和资金安排，对采购预算进行调整和平衡。审核通过后的采购预算报公司领导审批。公司领导根据公司战略和业务需求，对采购预算进行审批。审批通过后的采购预算作为公司年度采购工作的指导依据。2.预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，控制采购成本，确保采购支出不超过预算金额。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算调整程序进行审批。财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向公司领导汇报采购预算执行情况。如发现采购预算执行偏差较大，应及时采取措施进行调整和纠正。3.预算调整在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、业务需求变化等原因需要调整采购预算，采购部门应填写预算调整申请表，详细说明调整原因、调整内容和调整金额等信息，并提交财务部门审核。财务部门对预算调整申请进行审核，结合公司财务状况和资金安排，对预算调整申请进行评估和审批。审核通过后的预算调整申请报公司领导审批。公司领导根据公司实际情况，对预算调整申请进行审批。审批通过后的预算调整申请作为采购预算的补充依据，采购部门应按照调整后的采购预算执行采购任务。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等方面。通过建立风险评估指标体系，运用定性和定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施市场风险应对关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。供应商风险应对加强供应商管理，建立供应商信用档案，定期对供应商进行评估和考核。选择多家供应商进行合作，避免过度依赖单一供应商，降低供应商违约风险。质量风险应对加强采购物资的质量控制，严格按照采购合同和相关标准进行验收。要求供应商提供质量保证文件，对采购物资进行抽检或送检，确保采购物资质量符合要求。合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法、合规、完整、准确。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决，防范合同风险。法律风险应对加强法律意识培训，提高采购人员的法律素养。在采购活动中，严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，及时咨询公司法务部门，防范法律风险。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析。通过设定风险预警指标，及时发现采购过程中的风险隐患，发出风险预警信号。采购部门应根据风险预警信号，及时采取措施进行风险应对，降低风险损失。六、采购信息管理1.采购信息收集采购部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息、行业动态信息等。采购人员应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。2.采购信息共享采购部门应建立采购信息共享平台，实现采购信息在公司内部的及时共享。采购人员、财务人员、验收人员等相关人员可通过采购信息共享平台查询采购信息，了解采购工作进展情况，提高工作效率。3.采购档案管理采购部门应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购计划、采购合同、采购订单、验收报告、发票等相关凭证。采购档案保存期限应符合法律法规和公司规定要求，确保采购档案的完整性和可追溯性。七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门限期整改。公司财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金的安全、合理使用。财务部门应定期对采购支出进行核算和分析，检查采购资金是否按照预算执行，是否存在违规支出等问题。2.外部监督接受政府相关部门的监督检查，积极配合政