政府机关采购制度及流程

PAGE政府机关采购制度及流程一、总则（一）目的为规范政府机关采购行为，加强政府采购管理，提高财政资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于政府机关使用财政性资金采购货物、工程和服务的活动。（三）基本原则1.公开透明原则：政府采购活动应公开透明，采购信息应及时、准确地向社会公开，确保供应商能够平等参与竞争。2.公平竞争原则：遵循公平竞争的市场规则，为所有符合条件的供应商提供公平的竞争机会，不得歧视任何供应商。3.公正原则：采购活动应公正进行，采购人员应严格按照法律法规和采购文件的要求进行评审和决策，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作需要和事业发展规划，在每年规定的时间内编制政府采购预算。2.政府采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门的要求进行细化和分类。3.采购预算应经本部门负责人审核后，报财务部门汇总，由财务部门统一报财政部门审核批复。（二）预算执行1.政府采购预算一经批复，必须严格执行。各部门不得擅自调整或变更采购预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报财政部门审批。3.采购部门应按照批复的采购预算组织实施采购活动，确保采购资金的合理使用。（三）预算监督1.财务部门应加强对政府采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审核。2.审计部门应依法对政府采购预算执行情况进行审计监督，确保采购资金的使用合法合规。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应通过指定的政府采购信息发布媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.公开招标的招标文件应包括招标项目的技术规格、数量、评标标准等内容，确保供应商能够准确理解招标文件的要求。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，在谈判中应要求供应商提交最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应成立采购小组，采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.采购小组应与供应商就采购项目的价格、质量等进行协商，确定成交价格，并签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低优先的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要和实际情况，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式建议等内容。2.《政府采购申请表》应经本部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《政府采购申请表》后，应进行初审，对采购项目的必要性、可行性、采购方式是否符合规定等进行审核。2.初审通过后，采购部门应将《政府采购申请表》报分管领导审批。分管领导应根据采购项目的情况，做出是否批准采购的决定。3.对于重大采购项目，应报单位领导班子集体研究决定。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式的，采购部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。招标代理机构应按照法律规定和招标文件的要求组织开标、评标、定标等活动。3.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的，采购部门应按照规定的程序组织采购活动，与供应商进行谈判、协商，确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.政府采购合同应按照法律规定进行备案，确保合同的合法性和有效性。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门对采购货物、工程和服务进行验收。验收应按照合同约定的标准进行，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，采购部门应填写《政府采购验收报告》，报财务部门办理付款手续。3.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。五、采购监督与管理（一）内部监督1.成立政府采购监督小组，负责对政府采购活动进行全程监督。监督小组应由单位内部的纪检监察、财务、审计等部门人员组成。2.监督小组应定期对政府采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等情况。3.对发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，要求采购部门限期整改。（二）外部监督1.接受财政部门的监督检查。财政部门有权对政府采购活动进行监督检查，对发现的问题有权责令改正，并依法进行处理。2.接受审计部门的审计监督。审计部门应依法对政府采购项目的预算执行情况、资金使用情况等进行审计，确保采购资金的使用合法合规。3.接受社会监督。政府采购活动应公开透明，接受社会公众的监督。任何单位和个人对政府采购活动中的违法行为有权进行举报，财政部门等相关部门应及时进行调查处理。六、采购档案管理（一）档案内容政府采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购部门应指定专人负责政府采购档案的整理和归档工作。档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管政府采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关