招标采购组工作制度

PAGE招标采购组工作制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购组的工作流程，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强对招标采购活动的管理和监督，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证采购过程的公平公正。3.公开透明原则：招标采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部和相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。二、职责分工（一）招标采购组职责1.负责制定招标采购计划，明确采购项目的需求、预算、时间节点等。2.组织开展招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。3.对供应商进行资格审查和评估，建立供应商档案。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.整理和归档招标采购相关文件资料，建立采购档案。（二）相关部门职责1.需求部门提出采购项目的需求，包括技术规格、数量、质量要求等，并对需求的合理性负责。协助招标采购组进行供应商考察、技术交流等工作。参与采购合同的评审，提出意见和建议。负责采购项目的验收工作。2.财务部门参与招标采购预算的编制和审核。负责采购资金的支付和核算，对采购资金的使用进行监督。协助审查采购合同中的财务条款。3.法务部门对招标采购活动提供法律支持，审查招标文件、采购合同等法律文件的合法性。处理采购过程中的法律纠纷和风险防范。三、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算、需求时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导根据公司实际情况和预算安排，对采购申请进行审批，批准后交招标采购组。（二）采购计划制定1.招标采购组收到经审批的采购申请后，结合公司库存情况、采购周期等因素，制定详细的采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、时间安排、责任人等，并报部门负责人审核。3.部门负责人审核通过后，采购计划正式实施。（三）供应商选择与管理1.供应商信息收集招标采购组通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和分类，建立供应商信息库。2.供应商资格审查根据采购项目的要求，对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。要求供应商提供相关证明材料，并进行实地考察或电话核实。3.供应商评估与选择对通过资格审查的供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务、技术支持等。采用打分法或其他评估方法对供应商进行排序，选择得分较高或综合表现最优的供应商作为中标候选人。4.供应商档案建立对选定的供应商建立档案，记录供应商的基本信息、资质情况、评估结果、合作历史等。定期对供应商档案进行更新和维护，为后续采购活动提供参考。（四）招标文件编制1.根据采购项目的特点和需求，招标采购组编制招标文件。2.招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。3.招标文件中的技术规格应明确、具体，商务条款应公平合理，评标标准应科学公正，确保采购活动的顺利进行。4.招标文件编制完成后，经部门负责人审核，报分管领导批准。（五）招标公告发布1.在公司内部网站、相关行业网站等平台发布招标公告，公开采购项目的信息，吸引潜在供应商参与投标。2.招标公告应包括采购项目的名称、内容、要求、报名时间、地点、联系方式等内容，确保供应商能够准确了解采购项目的情况。3.对报名参加投标的供应商进行资格预审，确认其符合招标文件的要求。（六）开标评标1.按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，邀请所有投标人参加。2.在开标会议上，由投标人或其代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，当众拆封唱标，宣读投标人名称、投标价格、交货期等主要内容。3.组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会成员应包括招标采购组人员、需求部门代表、财务部门代表、法务部门代表等，必要时可邀请外部专家参与。4.评标委员会按照评标标准对投标文件进行打分或综合评价，推荐中标候选人。5.评标过程应严格保密，并做好记录。（七）中标通知1.根据评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。2.《中标通知书》应明确中标项目的名称、内容、中标价格、交货期等主要内容，并要求中标供应商在规定时间内签订采购合同。3.同时，向未中标供应商发出《未中标通知书》，告知其未中标原因。（八）合同签订1.中标供应商收到《中标通知书》后，在规定时间内与公司签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。3.合同签订前，招标采购组应将合同文本提交需求部门、财务部门和法务部门进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。4.审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与中标供应商签订采购合同。（九）合同执行与验收1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。2.招标采购组负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.需求部门负责采购项目的验收工作，按照合同约定的质量标准和验收程序对采购产品进行验收。4.验收合格后，需求部门应出具《验收报告》，作为支付货款的依据。（十）采购档案管理1.招标采购组负责整理和归档招标采购过程中产生的各类文件资料，包括采购申请表、采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告等。2.采购档案应按照项目进行分类，建立电子档案和纸质档案，确保档案资料的完整性和可追溯性。3.采购档案的保存期限应符合国家法律法规和公司相关规定，一般为[X]年。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。3.公开招标应按照法定程序进行，包括发布招标公告、资格预审、开标评标、中标通知、合同签订等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.邀请招标应选择不少于[X]家符合条件的供应商作为被邀请对象，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。3.竞争性谈判应成立谈判小组，与供应商进行多轮谈判，最终确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。3.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并在采购文件中说明理由。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.询价应向不少于[X]家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，然后根据报价情况确定成交供应商。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况等。2.公司纪检监察部门对招标采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，确保采购活动的廉洁性。3.需求部门、财务部门、法务部门等相关部门应按照各自职责，对招标采购活动进行监督，提出意见和建议。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商后续合作的依据。2.鼓励供应商对公司招标采购活动进行监督，对供应商提出的合理意见和建议应及时采纳和改进。（三）考核与奖惩1.对招标采购组及相关人员的工作进行考核，考核内容包括采购任务完成情况、采购质