招标采购打招呼登记制度

PAGE招标采购打招呼登记制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购活动，确保招标采购过程公开、公平、公正，防止不正当利益干扰，保障公司利益和采购项目顺利实施，特制定本打招呼登记制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及招标采购活动的部门、人员以及参与公司招标采购项目的外部供应商、代理商等相关方。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准规范，确保招标采购活动合法合规。2.公正性原则：在招标采购过程中，对待所有参与方一视同仁，不偏袒任何一方，保证采购结果公平公正。3.保密性原则：对招标采购过程中涉及的商业秘密、技术秘密等信息予以严格保密，防止信息泄露。4.登记备案原则：对所有涉及招标采购打招呼的情况进行详细登记备案，以便追溯和监督。二、打招呼的定义及范围（一）定义打招呼是指在公司招标采购活动过程中，任何单位或个人通过口头、书面、电话、邮件、社交软件等方式，直接或间接向参与招标采购活动的工作人员提出影响采购公正性的要求、建议或施加压力的行为。（二）范围1.对招标采购项目的技术规格、商务条款等提出不合理修改要求。2.要求在评标标准、评分细则等方面给予特定供应商优惠或倾斜。3.暗示或明示采购人员在采购过程中为特定供应商提供便利，如提前透露评标信息、放宽资质审查条件等。4.以任何形式干扰招标采购程序的正常进行，如要求缩短招标周期、减少必要的采购环节等。5.其他可能影响招标采购公正性的行为。三、打招呼登记流程（一）接收登记1.公司设立专门的招标采购打招呼登记邮箱（[具体邮箱地址]）和电话（[具体电话号码]），由专人负责接收打招呼相关信息。2.当工作人员收到打招呼信息时，应立即填写《招标采购打招呼登记表》，详细记录打招呼的时间、打招呼人姓名及身份（包括所在单位、职务等）、打招呼方式（如口头、书面、电话、邮件等详细内容）、打招呼事项（明确具体要求或意图）等信息。3.对于通过电话打招呼的情况，接电话人员应尽量详细记录通话内容，并在挂断电话后及时整理成文字记录，补充到《招标采购打招呼登记表》中。4.对于当面打招呼的情况，接待人员应在打招呼结束后，当场简要记录打招呼要点，并在当天内将详细情况填写到《招标采购打招呼登记表》中。（二）流转审批1.《招标采购打招呼登记表》填写完成后由接收人提交给部门负责人进行初步审核。2.部门负责人应在收到登记表后的[X]个工作日内完成初步审核，重点审核打招呼事项是否可能影响招标采购公正性，并签署审核意见。3.若部门负责人认为打招呼事项可能影响招标采购公正性，应将登记表提交给公司招标采购管理部门进行进一步审查。4.招标采购管理部门在收到登记表后的[X]个工作日内完成审查，并根据审查结果决定是否启动调查程序。如决定启动调查程序，应制定详细的调查方案，明确调查人员、调查方式、调查时间节点等。（三）调查处理1.对于决定调查的打招呼事项，调查人员应按照调查方案开展调查工作。调查方式可包括查阅相关文件资料、询问当事人、核实事实情况等。2.在调查过程中，调查人员应客观公正地收集证据，确保调查结果真实可靠。被调查人员应积极配合调查工作，如实提供相关信息和资料。3.调查结束后，调查人员应撰写调查报告，详细说明打招呼事项的调查经过、事实认定情况以及处理建议。4.招标采购管理部门根据调查报告提出处理意见，报公司分管领导审批。处理意见可包括警告、通报批评、取消相关人员参与招标采购活动资格、依法追究法律责任等，同时根据情况决定是否对已进行的招标采购活动进行重新评审或采取其他补救措施确保采购活动公正性。（四）结果反馈与存档1.招标采购管理部门应将打招呼事项的处理结果及时反馈给打招呼登记信息接收人及相关部门。2.对于涉及供应商的打招呼事项处理结果，应同时向供应商通报。3.所有《招标采购打招呼登记表》及相关调查资料、处理结果文件等应进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和追溯。四、打招呼处理措施（一）对打招呼人的处理1.对于公司内部人员打招呼的情况，一经查实，视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职等，触碰法律红线的依法移交司法机关处理。2.对于外部供应商、代理商等打招呼的情况，如情节较轻，给予书面警告，责令其改正；情节严重的，取消其参与公司招标采购项目资格[X]年，并在公司供应商管理系统中予以公示；若因打招呼行为给公司造成经济损失的，依法追究其赔偿责任。（二）对招标采购项目的处理1.若打招呼行为发生在招标采购项目开标前，且可能影响采购公正性的，应暂停该项目的招标采购活动，待调查处理完毕后，根据情况决定是否重新开展招标采购工作。2.若打招呼行为发生在开标后、评标前，且对评标结果产生影响的，应重新组建评标委员会进行评标；若打招呼行为发生在评标后、定标前，且可能影响定标结果的，应重新组织定标工作。3.若打招呼行为发生在定标后，且已签订采购合同，但发现该行为可能影响合同履行公正性或给公司造成损失的，应根据合同约定及相关法律法规，与供应商协商采取补救措施，如变更合同条款、重新定价、解除合同等，必要时通过法律途径维护公司权益。五、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对招标采购活动进行审计，检查打招呼登记制度的执行情况，重点审查是否存在应登记未登记、登记信息不完整、处理结果不落实等问题。2.公司纪检监察部门对涉及打招呼的违规违纪行为进行监督执纪问责，对发现的问题及时进行调查处理，严肃追究相关人员责任。（二）外部监督1.主动接受行业监管部门、社会公众等外部监督，及时回应外界对公司招标采购活动的质疑和投诉。依照法律法规要求，定期向相关部门报送招标采购活动情况，包括打招呼登记及处理情况等信息，接受外部监督检查和指导。（三）检查结果处理1.对于监督检查中发现的打招呼登记制度执行不到位的问题，由招标采购管理部门负责督促相关部门和人员进行整改，明确整改期限和要求。2.整改完成后，相关部门应向招标采购管理部门提交整改报告，招标采购管理部门对整改情况进行复查验收。3.对于因打招呼登记制度执行不力导致招标采购活动出现问题或给公司造成损失的，按照公司相关规定追究责任部门和人员的责任。六、培训与宣传（一）培训1.定期组织公司内部涉及招标采购活动的人员参加打招呼登记制度培训，培训内容包括制度解读、登记流程、典型案例分析等。2.培训方式可采用集中授课、线上学习、案例研讨等多种形式，确保培训效果，提高员工对打招呼登记制度的认识和理解，熟悉掌握相关操作流程。3.培训结束后，对参加培训人员进行考核，考核结果纳入个人绩效考核体系，确保员工切实掌握打招呼登记制度相关知识和技能。（二）宣传1.通过公司内部网站、宣传栏、电子显示屏等渠道广泛宣传打招呼登记制度，提高制度知晓度，营造良好的招标采购工作氛围。2.制作打招呼登记制度宣传手册，发放给公司内部员工及参与公司招标采购项目的外部相关方，详细介绍制度内容、登记流程、处理措施以及举报方式等，方便各方了解和遵守。3.在公司招标采购项目