学校行政采购管理制度

PAGE学校行政采购管理制度一、总则（一）目的为规范学校行政采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金和自有资金进行的行政采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，负责审议采购重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算等。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，具备相应的业务知识和技能。采购人员职责如下：1.负责采购项目的策划、组织和实施。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库，并进行动态管理。3.编制采购文件，组织采购评审活动。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.处理采购过程中的投诉和纠纷。（三）需求部门职责1.根据学校事业发展需要，提出采购需求。2.参与采购文件的编制和评审工作。3.协助采购部门进行合同签订和验收工作。（四）监督部门职责学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购资金使用的合理性和效益性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际需要，编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门汇总各需求部门的采购预算，结合学校财力状况，编制学校年度采购预算草案，报采购领导小组审议。3.学校年度采购预算草案经学校批准后，报上级主管部门备案，并按照规定公开。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序办理审批手续，并及时调整相关采购计划。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向采购领导小组报告预算执行情况。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金使用合法合规。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，经部门负责人审核后报采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，根据采购金额和采购方式，报采购领导小组或学校领导审批。3.采购文件编制：采购部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购评审标准、采购合同文本等内容。4.发布采购信息：采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应在规定的媒体上发布采购公告或采购邀请书。采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购部门应向符合条件的供应商发出采购邀请书。5.供应商报名与响应：供应商按照采购文件要求报名，并提供相关证明材料。采购部门对供应商报名资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。6.采购评审：采购部门组织采购评审小组，按照采购文件规定的评审标准对供应商的响应文件进行评审，并确定中标、成交供应商候选人名单。7.中标、成交结果公示：采购部门将中标、成交结果在规定的媒体上进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。8.合同签订：采购部门与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。9.合同履行与验收：供应商按照采购合同约定履行交货义务，采购部门组织相关人员进行验收。验收合格后，采购部门按照合同约定支付采购款项。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购部门与中标、成交供应商签订。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本报学校法律顾问进行合法性审查。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门和供应商应严格履行采购合同约定的义务，确保合同顺利履行。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购部门应按照规定程序办理审批手续，并及时通知相关部门。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员按照采购合同约定的验收标准进行验收，并出具验收报告。2.验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量标准、验收情况等内容。验收合格的，采购部门应在验收报告上签字确认；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。2.采购部门应在支付采购款项前，向财务部门提供采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目申请表、采购审批文件、采购文件、供应商报名材料及资格审查文件、采购评审记录、中标成交结果公示材料、采购合同、验收报告、发票等相关资料。（二）档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理，并及时归档。（三）档案保管与查阅采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。因工作需要查阅采购档案的，查阅人员应填写查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁采购档案。七、采购绩效评价（一）评价指标1.采购质量：评价采购货物或服务是否符合采购文件要求和合同约定。2.采购价格：评价采购价格是否合理，是否节约资金。3.采购效率：评价采购项目是否按时完成，采购程序是否规范、高效。4.供应商满意度：评价供应商对采购活动的满意度。（二）评价方法1.采购部门定期对采购项目进行自我评价，并撰写采购绩效评价报告。2.学校采购领导小组或相关部门对采购部门的采购绩效进行综合评价。3.邀请第三方机构对学校采购活动进行绩效评价。（三）评价结果应用1.根据采购绩效评价结果，总结经验教训，提出改进措施，不断提高采购管理水平。2.将采购绩效评价结果与采购人员的绩效考核挂钩，激励采购人员提高工作质量和效率八、监督与检查（一）内部监督1.学校纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉和举报。2.审计部门对采购项目进行审计监督，审查采购资金使用的合理性和效益性。3.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.接受财政、审计、监察等部门的监督检查。2.主动接受社会公众的监督，及时公开采购信息，保障社会公众的知情权和监督权。（三）违规处理1.对违反本制度规定的采购行为，学校将视情节轻重，给