学校工程采购制度及流程

PAGE学校工程采购制度及流程一、总则（一）目的为规范学校工程采购行为，加强工程采购管理，提高资金使用效益，保证工程质量，确保学校各项工程顺利实施，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于学校各类新建、改建、扩建工程项目以及与之相关的设备、材料采购等活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开、公正、透明，接受学校师生及社会监督。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，保证各供应商平等参与采购活动。4.质量优先原则优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保工程质量。5.效益原则在保证工程质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立工程采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议工程采购的重大事项，包括采购预算、采购方式、采购合同等，确保采购决策的科学性和公正性。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责工程采购的具体执行工作。其职责包括：1.制定采购计划和采购方案，报采购领导小组审批。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同。4.协调采购过程中的各项事宜，确保采购活动顺利进行。5.建立采购档案，妥善保管采购文件、合同等资料。（三）需求部门各工程项目的需求部门负责提出工程采购需求，包括工程技术要求、设备材料规格型号等，并配合采购部门做好采购相关工作。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对工程采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规，防止腐败行为发生。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门根据工程项目的实际情况，编制详细的工程采购预算，包括设备材料采购费用、工程施工费用、监理费用等。2.采购预算应明确各项费用的明细和金额，并附详细的计算依据和说明。3.采购预算经需求部门负责人审核后，报学校财务部门进行预算评审。（二）预算审批1.学校财务部门对采购预算进行评审，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。2.采购预算经财务部门评审通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据学校发展规划和资金状况，对采购预算进行最终审定。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。调整后的采购预算需经采购领导小组重新审定。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的工程采购项目，必须进行公开招标：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。3.公开招标的程序包括：编制招标文件；发布招标公告；发售招标文件；组织开标、评标；确定中标供应商；签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但邀请供应商的数量不得少于3家。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判的程序包括：成立谈判小组；制定谈判文件；确定邀请参加谈判的供应商名单；谈判；确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购的程序包括：成立采购小组；协商采购价格和条件；签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价的程序包括：成立询价小组；确定被询价的供应商名单；询价；确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工程项目进度和实际需求，填写《学校工程采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容。2.《学校工程采购申请表》经需求部门负责人签字确认后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《学校工程采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的完整性、合理性、合规性等。2.经采购部门初步审核通过的采购申请，报采购领导小组审批。采购领导小组根据学校相关规定和实际情况，对采购申请进行审批。（三）采购实施1.采购部门根据采购领导小组的审批意见，组织实施采购活动。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件或采购文件，发布采购信息，并组织开标评标等活动。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购部门应按照相应的程序，组织谈判、协商或询价等活动。4.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购活动结束后，采购部门应根据评标结果或谈判协商结果，确定中标供应商或成交供应商，并与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购合同经采购部门负责人审核后，报学校法定代表人或其授权代表签字盖章。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的规格型号、数量、质量、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，需求部门应填写《学校工程采购验收报告》，报采购部门备案。3.采购部门根据采购合同和验收报告，办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，确保资金支付的安全和合规。六、采购文件管理（一）文件分类采购文件包括采购计划、采购方案、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同、验收报告等。（二）文件编制1.采购部门应按照相关法律法规和行业标准，编制规范、完整的采购文件。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容，确保采购活动的公平、公正、公开。（三）文件审核采购文件编制完成后，应经采购部门负责人审核，确保文件内容准确、合法、合规。（四）文件存档采购文件应妥善存档，保存期限不少于规定年限。存档文件应按照类别和时间顺序进行整理，便于查阅和管理。七、监督与管理（一）内部监督1.学校纪检监察部门应加强对工程采购活动的全程监督，对采购过程中的违规行为进行严肃查处。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的腐败行为发生。（二）外部监督1.学校应主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障社会公众的知情权和监督权。2.对于涉及公共利益的重大采购项