学校小额采购制度

PAGE学校小额采购制度一、总则（一）目的为了加强学校小额采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的小额采购活动。小额采购是指单项或批量采购金额在规定限额以下的采购行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校规章制度的要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当公平公正，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护学校利益。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立采购管理部门，负责小额采购制度的制定、组织实施和监督管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善小额采购管理制度、流程和标准。2.审核采购项目的采购需求、采购方式、采购预算等。3.组织采购活动，包括采购文件编制、供应商邀请、开标评标等。4.签订采购合同，并对合同执行情况进行监督检查。5.协调处理采购过程中的争议和投诉。6.建立采购档案，保存采购活动的相关资料。（二）使用部门使用部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术论证、商务谈判等工作，并对采购项目的质量和使用效果负责。其主要职责包括：1.根据实际工作需要，提出采购项目的需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。2.配合采购管理部门进行采购文件编制、供应商邀请等工作。3.参与采购项目的开标评标、合同签订等环节，提供技术支持和意见建议。4.负责采购项目的验收工作，确保采购项目符合要求。5.对采购项目的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出改进意见。（三）财务部门财务部门负责审核采购项目的预算、资金支付等工作，并对采购资金的使用情况进行监督管理。其主要职责包括：1.审核采购项目的预算安排，确保采购资金的合理性和合规性。2.按照合同约定和财务制度，及时办理采购资金的支付手续。3.对采购资金的使用情况进行监督检查，防止资金浪费和违规使用。4.配合采购管理部门进行采购项目成本核算和效益分析。（四）监督部门学校设立监督部门，负责对小额采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规、公平公正。其主要职责包括：1.制定监督检查计划，对采购活动进行定期或不定期检查。2.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。3.对采购管理部门、使用部门、财务部门等相关部门的职责履行情况进行监督检查。4.提出改进采购管理工作的意见和建议，促进采购活动规范运行。三、采购范围与限额标准（一）采购范围小额采购范围包括但不限于以下各类物资、服务和工程：1.办公用品，如文具、纸张、办公设备等。2.教学用品，如教材、教具、实验器材等。3.图书资料，如各类书籍、期刊、电子资源等。4.维修维护服务，如设备维修、房屋修缮、管道疏通等。5.印刷服务，如文件印刷、资料装订等。6.信息技术服务，如网络维护、软件升级、数据处理等。7.会议服务，如会议场地租赁、会议设备租赁、会议餐饮等。8.物业管理服务，如校园保洁、绿化养护、安保服务等。9.其他小额物资和服务采购项目。（二）限额标准小额采购的限额标准根据学校实际情况和相关规定确定。一般情况下，单项采购金额在[X]元以下的采购项目适用本制度。对于特殊情况或金额较大但性质属于小额采购范畴的项目，经学校批准后也可按照本制度执行。四、采购方式（一）询价采购询价采购是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）竞争性谈判采购竞争性谈判采购是指采购人通过与多家供应商进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。（三）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（四）网上竞价采购网上竞价采购是指采购人通过学校指定的网上采购平台发布采购需求，供应商在规定时间内进行报价，采购人根据报价情况确定成交供应商的采购方式。适用于通用类、标准类物资的采购，能够通过网络平台实现采购需求明确、价格透明、竞争充分的采购项目。五、采购流程（一）采购申请使用部门根据实际工作需要，填写《小额采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人审核签字后提交采购管理部门。（二）需求审核采购管理部门收到采购申请后，对采购需求进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、必要性、合规性等。对于不符合要求的采购申请，采购管理部门应及时与使用部门沟通，提出修改意见或不予受理。（三）采购方式确定根据采购项目的特点和实际情况，采购管理部门会同使用部门、财务部门等相关部门，按照本制度规定的采购方式确定原则，选择合适的采购方式。对于采用竞争性谈判、单一来源采购等特殊采购方式的项目，需按照规定履行相应的审批手续。（四）采购文件编制采购管理部门根据确定的采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。采购文件应确保内容完整、准确、清晰，符合法律法规和学校规章制度的要求。（五）供应商邀请采购管理部门按照采购文件规定的方式，邀请潜在供应商参与采购活动。对于询价采购和网上竞价采购项目，一般应邀请三家以上潜在供应商；对于竞争性谈判采购项目，应邀请不少于三家符合条件的供应商；对于单一来源采购项目，应与唯一供应商进行协商谈判。（六）采购评审采购管理部门组织相关人员组成评审小组（或谈判小组），按照采购文件规定的评审标准对供应商的响应文件进行评审（或谈判）。评审小组（或谈判小组）应客观、公正地履行职责，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评价，确定成交供应商。（七）合同签订采购管理部门根据评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容合法合规、明确具体、权利义务对等。合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。（八）采购验收使用部门负责采购项目的验收工作。采购项目到货后，使用部门应按照合同约定和采购文件要求，及时组织验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，使用部门应填写《小额采购验收单》，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的采购项目，使用部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。（九）资金支付财务部门根据采购合同和验收单，按照学校财务制度规定，及时办理采购资金的支付手续。对于采用国库集中支付方式的采购项目，财务部门应按照国库集中支付的相关规定进行支付；对于其他支付方式的采购项目，财务部门应审核支付申请的真实性、合法性、完整性，确保资金支付安全、准确、及时。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与成交供应商签订。合同签订前，采购管理部门应确保合同条款符合采购文件要求和学校利益，合同文本应经过学校法律顾问或相关专业人员审核。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（二）合同履行采购管理部门负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。使用部门应积极配合采购管理部门，按照合同约定接收货物或服务，并对货物或服务的质量、数量等进行验收。供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等提供货物或服务，确保货物或服务的质量符合要求。（三）合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报学校相关部门备案。变更或解除合同的原因、过程及结果应记录在案，作为采购档案的重要组成部分。（四）合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，寻求解决方案。如协商不成，可以根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决纠纷。在纠纷处理过程中，采购管理部门应及时向学校报告情况，配合学校做好相关工作。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关资料，主要包括采购申请文件、采购文件（含采购需求、采购方式、采购程序、评审标准等）、供应商响应文件、评审记录、谈判记录、采购合同、验收单、支付凭证等。（二）档案整理采购管理部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行及时整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料完整、规范、有序。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照学校档案管理规定执行。一般情况下，采购档案应保存[X]年以上。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案资料的安全。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，按照规定的程序和要求进行查阅。查阅人员不得擅自涂改、复印、抽取、销毁档案资料，并应在查阅记录上签字确认。八、监督与检查（一）内部监督学校监督部门应定期对小额采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商的选择与管理情况、合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督学校应积极接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部监督检查。对于外部监督检查提出的意见和建议，学校应认真研究，