政府采购制度模板

PAGE政府采购制度模板一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强对政府采购活动的管理和监督，提高采购资金的使用效益，促进廉政建设，根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各级部门使用财政性资金及其他自有资金进行的政府采购物资、工程和服务的活动。（三）基本原则1.合法性原则：所有政府采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，采购信息全面公开，对所有符合条件的供应商公平对待，确保采购过程和结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，实现资源的优化配置。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得隐瞒或欺诈。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立政府采购领导小组，由公司/组织高层领导担任组长，相关部门负责人为成员。主要职责包括：审议和批准政府采购制度、政策及重大采购项目计划。对重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等进行决策。协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。其职责如下：负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。对供应商进行资格审查和管理，建立供应商库。与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理和归档采购项目相关资料。（三）监督部门公司/组织内部审计、纪检等部门负责对政府采购活动进行监督。其职责为：监督采购制度的执行情况，检查采购程序是否合规。对采购项目的预算执行、资金使用等进行审计监督。受理对采购活动中违规行为和投诉的调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和业务发展规划，在每年规定时间内编制本部门下一年度的政府采购预算，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合公司/组织整体预算安排和资金状况进行调整平衡，并编制年度政府采购预算草案。3.年度政府采购预算草案经公司/组织内部审批后，报上级主管部门或财政部门备案。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序办理审批手续，并报相关部门备案。2.在采购过程中，采购人员应密切关注预算执行情况，及时掌握采购资金支付进度，确保采购资金合理使用。（三）预算调整1.当采购项目的规格、数量、技术要求等发生重大变化，导致原预算无法满足采购需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，经采购决策机构批准后执行，并报相关部门备案。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.通过指定的政府采购信息发布媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购预算、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等内容。采购部门负责编制招标文件，招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等实质性要求及合同主要条款，并确保其合法合规、完整准确。3.开标前，采购部门应做好投标文件的接收、登记等工作。开标时，应按照招标文件规定的程序进行唱标、开标记录等操作，并邀请所有投标人参加。4.评标由依法组建的评标委员会负责。评标委员会成员应从政府采购专家库中随机抽取，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，并向采购部门推荐中标候选人。采购部门根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的。2.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，包括编制招标文件、发布投标邀请书、开标、评标、定标等环节，但在供应商选择范围上有所不同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判。在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对其投标文件进行澄清或修改。4.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将成交结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应组织专业人员对拟采用单一来源采购方式的项目进行论证，并形成论证意见。3.采购部门将单一来源采购申请及论证意见报采购决策机构批准。批准后，采购部门与单一供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。4.询价小组对供应商报价进行比较，并按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，将成交结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购计划制定1.各部门根据工作实际需求，提前向采购部门提交采购申请，采购申请应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购部门对各部门提交的采购申请进行汇总分析，结合每年的采购预算和公司/组织发展战略，制定年度采购计划和季度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、责任人等。（二）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、招标文件/谈判文件/询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目需求、技术规格、商务条款、评标标准、投标/响应文件格式、合同条款等内容，确保采购文件内容完整、准确、合法合规，能够满足采购项目的实际需要，并为供应商提供公平竞争的机会。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在规定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告或投标邀请书，公告或邀请书应涵盖采购项目的基本信息、采购要求、供应商资格条件等内容，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门应向符合资格条件的供应商直接发出相应文件，并通知其参加采购活动的时间、地点等相关事宜。（四）供应商资格审查1.采购部门负责对参与采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面。2.对于大型复杂或技术要求较高的采购项目，采购部门可要求供应商提供样品或进行实地考察，以进一步了解供应商的技术实力和生产能力。3.只有通过资格审查的供应商才能参与后续的采购活动。（五）开标、评标、谈判或询价1.开标：按照采购文件规定的时间和地点进行开标。开标时，采购人员应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。开标过程应全程记录，并由投标人代表签字确认。2.评标：评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程应遵循公平、公正、保密的原则，评标委员会成员不得私下接触投标人，不得收受投标人的财物或其他利益。评标委员会应根据评审情况编写评标报告，推荐中标候选人，并说明推荐理由。3.谈判：谈判小组与供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判。谈判过程中，谈判小组应要求供应商对其响应文件进行澄清或修改，并记录谈判情况。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人根据谈判结果确定成交供应商。谈判过程应形成谈判记录，由谈判小组成员签字确认，并作为采购合同签订的依据。4.询价：询价小组向供应商发出询价通知书，要求其报出不得更改的价格。供应商应在规定时间内提交报价文件。询价小组对供应商报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。询价过程应形成询价记录，并由询价小组成员签字确认。（六）中标/成交结果公示及合同签订1.采购项目确定中标/成交供应商后采购部门应在指定媒体上公示中标/成交结果，公示期不得少于三个工作日。公示内容包括采购项目名称、中标/成交供应商名称、中标/成交金额、主要中标/成交标的等信息。2.公示期满无异议后，采购部门应与中标/成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容与采购文件一致，符合双方意愿，并具有可操作性。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员按照采购合同及相关标准对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等方面，以及工程的建设质量、进度、安全等方面，服务的内容和质量等方面。2.验收人员应根据采购合同和验收标准，对采购项目进行实地检查、测试、评估等工作，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称质量情况、验收结论等内容，验收人员应签字确认。3.对于验收不合格的采购项目，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物/服务，直至验收合格为止。整改或重新提供货物/服务所产生的费用由供应商承担。六、采购合同管理**（一）合同签订**1.采购部门应在中标/成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标/成交供应商签订书面采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、完整准确，并符合采购项目的实际需求。2.采购合同签订前应进行审核，审核内容包括合同条款是否符合采购文件要求、合同金额是否与中标/成交金额一致、合同双方主体资格是否合法有效、合同签订程序是否合规等。审核通过后，由授权代表签字并加盖公司/组织公章。**（二）合同履行**1.采购合同生效后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同规定的时间、方式支付采购资金，供应商应按照合同规定的时间、地点、质量标准等提供货物/工程/服务。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续，并签订补充协议或解除合同协议。**（三）合同验收**1.采购项目交付后，采购部门应组织相关人员按照采购合同及验收标准进行验收。验收合格后，采购部门应出具验收报告，并办理合同结算手续。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量情况验收结论等内容，验收人员应签字确认。2.对于验收不合格的采购项目，采购部门应按照合同约定要求供应商采取整改措施，直至验收合格为止。整改所产生的费用由供应商承担。如供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求的，采购部门有权按照合同约定追究供应商的违约责任。**（四）合同付款**1.采购部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购资金支付手续。付款时，采购部门应审核供应商提交的发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于财政性资金采购项目，采购部门应按照财政部门规定的支付程序办理资金支付，确保资金安全、规范使用。**（五）合同档案管理**1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料进行整理归档。合同档案应包括采购合同正本、副本、中标/成交通知书、采购文件、投标文件/响应文件、验收报告、发票等资料。2.合同档案应妥善保管，按照档案管理规定进行分类、编号、存储，便于查阅和使用。合同档案保管期限应符合法律法规和公司/组织档案管理制度的要求。七、监督检查与责任追究**（一）监督检查**1.公司/组织内部监督部门应定期对政府采购活动进行监督检