大学物资采购管理制度

PAGE大学物资采购管理制度一、总则（一）目的为了加强大学物资采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障教学、科研和行政管理等各项工作的顺利进行，依据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院在教学、科研、行政办公等活动中所需物资的采购管理。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理，维护学校和供应商的合法权益。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高资金使用效益。4.需求导向原则：以学校教学、科研和行政工作的实际需求为导向，合理确定采购物资的品种、数量和规格，避免盲目采购。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校采购工作的政策、制度和规划。2.审批年度采购预算和重大采购项目计划。3.研究决定采购方式的选择、供应商的确定等重大采购事项。（二）采购执行部门及职责分工1.采购管理部门负责制定和完善学校采购管理制度，并组织实施和监督检查。编制年度采购预算，汇总审核各部门采购申请，制定采购计划。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责采购合同的签订、履行和验收等工作的协调与管理。建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查、评价和考核等工作。协调处理采购过程中的投诉和纠纷。2.使用部门根据教学、科研和行政工作需要，提出物资采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、技术参数等要求。参与采购项目的技术谈判、验收等工作，负责对采购物资的使用和质量进行监督。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督和管理。参与采购合同的审核，负责采购款项支付的审核和结算工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门教学、科研和行政工作的实际需求，结合学校事业发展规划和年度工作计划，在每年规定时间内编制本部门下一年度物资采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和资金来源。3.采购管理部门负责汇总审核各部门采购预算，并结合学校财务状况和资金安排，编制学校年度采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议通过后，纳入学校年度财务预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算金额和采购内容。如因特殊原因确需调整预算的，应按照学校预算调整的相关规定办理审批手续。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督，定期向学校采购工作领导小组报告采购预算执行情况。2.学校审计部门负责对采购预算执行情况进行审计监督，对违反预算管理规定的行为进行严肃查处。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多或者有其他特殊要求的采购项目。公开招标应按照国家相关法律法规和学校招标管理规定进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标、定标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等事项进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应按照规定程序进行审批，并与供应商就采购价格、质量、服务等事项进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请使用部门根据实际需求填写《物资采购申请表》，并详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、技术参数、预算金额、用途等内容，经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行汇总审核，对不符合采购规定或者不合理的采购申请予以退回，并向使用部门说明原因。2.采购审批采购管理部门根据采购申请的金额和性质，按照学校采购审批权限规定，报学校相关领导审批。对于重大采购项目，采购管理部门应组织相关部门和专家进行论证，提出采购建议，报学校采购工作领导小组审批。3.采购实施采购管理部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标采购；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购管理部门应按照规定程序组织谈判、协商等采购活动。在采购过程中，采购管理部门应严格按照采购文件的要求进行评审和比较，确保采购过程的公平、公正、公开。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、合法有效。采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。5.验收付款采购物资到货后，使用部门应按照采购合同的要求及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、技术参数等，确保采购物资符合合同要求。验收合格后，使用部门应填写《物资验收单》，经部门负责人签字确认后，报采购管理部门。采购管理部门审核后，送财务部门办理付款手续。财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商的资格进行审查和管理。供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。在经营活动中没有重大违法记录。2.新供应商申请加入供应商库时，应向采购管理部门提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、业绩证明材料、产品质量检测报告等相关资料。采购管理部门对申请资料进行审核，必要时可进行实地考察，并根据审核结果决定是否将其纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价和考核。评价和考核方式包括日常评价、年度考核、项目评价等。2.日常评价由采购管理部门和使用部门根据采购项目的执行情况进行，主要评价供应商在采购合同履行过程中的表现，如供货质量是否符合要求、交货期是否按时、售后服务是否及时等。3.年度考核由采购管理部门组织实施，每年年底对供应商进行一次全面考核。考核内容包括供应商的基本情况、经营业绩、产品质量、售后服务、价格水平、诚信记录等方面。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.项目评价由采购管理部门根据具体采购项目的完成情况进行，对供应商在项目实施过程中的表现进行评价，如项目完成质量、进度控制、成本控制等方面。5.根据供应商评价和考核结果，采购管理部门对供应商进行分类管理。对于评价和考核结果优秀的供应商，在同等条件下可优先选择；对于评价和考核结果不合格的供应商，应暂停其参与学校采购项目的资格，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，应将其从供应商库中删除。（三）供应商退出1.供应商主动申请退出供应商库的，应向采购管理部门提交书面申请，并说明退出原因。采购管理部门审核同意后，将其从供应商库中删除。2.对于出现下列情形之一的供应商，采购管理部门应将其从供应商库中删除：提供虚假材料骗取供应商资格的。严重违反采购合同约定，给学校造成重大损失的。年度考核结果连续两年不合格的。被相关部门列入失信被执行人名单或存在其他严重违法违规行为的。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括采购政策风险、采购方式选择风险、供应商选择风险、合同签订风险、验收付款风险等。2.采购管理部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险责任人和风险应对期限，确保采购风险得到有效控制。（二）风险应对措施1.采购政策风险应对：采购管理部门应及时关注国家法律法规和政策的变化，加强对采购政策的学习和研究，确保采购活动符合国家政策要求。同时，应建立采购政策调整预警机制，及时调整采购管理制度和流程，降低采购政策风险。2.采购方式选择风险应对：采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，合理选择采购方式，确保采购方式的合法性、合规性和合理性。在选择采购方式时，应充分考虑采购项目的复杂性、潜在供应商数量、采购时间要求等因素，避免因采购方式选择不当而导致采购风险。3.供应商选择风险应对：采购管理部门应加强对供应商的资格审查和管理，建立供应商评价和考核机制，确保选择的供应商具备良好的信誉和实力，能够提供优质的产品和服务。同时，应与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商选择风险。4.合同签订风险应对：采购管理部门应加强对采购合同的审核和管理，确保合同内容完整、合法有效。在签订采购合同前，应组织相关部门和专家对合同条款进行审核，重点审查合同的质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等条款，避免因合同签订不当而导致采购风险。5.验收付款风险应对：采购管理部门应加强对采购物资验收和付款环节的管理，确保采购物资符合合同要求，付款手续齐全。在验收过程中，应严格按照采购合同的约定进行验收，确保验收结果真实可靠。在付款环节，应严格按照财务管理制度的规定进行审核和支付，避免因验收付款不当而导致采购风险。七、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行审计检查，重点审查采购项目的预算执行情况、采购方式选择、供应商确定、合同签订、验收付款等环节是否符合规定，发现问题及时督促整改。2.学校纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，对发现的违规违纪问题依法依规进行严肃处理。3.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工作的自我监督和管理。定期对采购工作进行自查自纠，发