城管局采购内控管理制度

PAGE城管局采购内控管理制度一、总则（一）目的为了加强城管局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城管局机关及所属各事业单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策的要求。2.合规性原则：严格遵守政府采购的各项规定和程序。3.公正性原则：采购活动应公正对待所有参与供应商，不得偏袒任何一方。4.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金的使用效益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购计划和采购预算。组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购公告发布、供应商资格审查等。协调采购过程中的各项工作，处理采购争议和投诉。2.财务部门负责审核采购预算和采购合同。办理采购资金的支付和结算。对采购资金的使用情况进行监督和检查。3.需求部门提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等参数。参与采购文件的编制和评审工作。负责采购项目的验收工作。4.监督部门对采购活动进行全过程监督，确保采购活动符合法律法规和本制度的要求。受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行查处。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应根据城管局的工作计划和实际需求，会同财务部门和需求部门编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照政府采购的相关规定进行编报。3.采购预算应充分考虑项目的必要性和可行性，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应提交城管局领导班子进行审批。2.审批后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算执行与监控1.采购管理部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，确保采购资金的使用符合预算安排。2.财务部门应加强对采购资金的监控，定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门应根据采购预算和实际工作需要，制定季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间安排等内容，并与采购预算相衔接。3.采购计划应优先安排涉及民生、公共安全等重点项目的采购。（二）计划审批1.采购计划编制完成后，应提交采购管理部门负责人进行审批。2.审批后的采购计划应及时下达给相关部门执行，并抄送财务部门和监督部门。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，应提前向采购管理部门提出申请。2.采购管理部门应会同相关部门对调整申请进行审核，报采购管理部门负责人批准后进行调整。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.采购管理部门应按照政府采购的相关规定，编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标工作。3.公开招标应严格按照法定程序进行，确保招标过程的公正、公平、公开。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在供应商选择范围上有所限制。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购管理部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组应按照谈判文件规定的评审标准进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购管理部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并按照规定的程序进行审批。3.单一来源采购应在保证采购质量的前提下，严格控制采购价格，确保采购资金的合理使用。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购管理部门应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。3.采购管理部门应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件[、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件应符合法律法规和政府采购的相关规定，不得含有歧视性条款和不合理的要求。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人进行审核。2.审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。3.审核通过后的采购文件应加盖采购管理部门公章，并按照规定的程序和时间发布。（三）采购文件存档1.采购管理部门应将采购文件的纸质和电子版本进行存档，保存期限按照相关规定执行。2.采购文件存档应便于查阅和管理，确保采购文件的安全性和完整性。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面。3.采购管理部门应通过政府采购信用平台、信用中国等渠道查询供应商的信用记录，对有不良信用记录的供应商不得参与采购活动。（二）供应商选择与确定1.采购管理部门应根据采购项目的需求和特点，从资格审查合格的供应商中选择供应商参与采购活动。2.选择供应商应遵循公平、公正、公开原则，采用综合评估法、最低价评标法等方法进行评审，确定成交供应商。3.采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）供应商评价与管理1.采购管理部门应建立供应商评价制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。2.评价结果应作为供应商后续参与采购活动的重要依据，对评价不合格的供应商应暂停或取消其参与采购活动的资格。3.采购管理部门应加强对供应商的管理，定期与供应商进行沟通和协调，及时解决采购过程中出现的问题。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期[、质量要求、售后服务等条款，确保合同内容的完整性和准确性。3.采购合同应符合法律法规和政府采购的相关规定，不得含有违反法律法规和损害国家利益、社会公共利益的条款。（二）合同审核1.采购合同签订前，应提交财务部门和法律顾问进行审核。2.审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等方面，以及合同的风险评估和防范措施。3.审核通过后的采购合同应加盖城管局公章，并由法定代表人或授权代表签字。（三）合同履行与监督1.采购合同签订后，采购管理部门应督促供应商按照合同约定履行义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.财务部门应按照合同约定办理采购资金的支付和结算，对合同履行情况进行监督和检查。3.监督部门应加强对采购合同履行情况的监督，对发现的问题及时督促相关部门进行整改。（四）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，应按照规定的程序进行审批，并签订补充合同。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法履行，应按照规定的程序办理合同终止手续，并妥善处理善后事宜。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。2.验收小组应由需求部门、采购管理部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。（二）验收标准1.验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，制定验收标准。2.验收标准应明确采购项目的技术规格[、数量、质量要求等方面的具体指标，确保验收工作的科学性和公正性。（三）验收程序1.验收小组应在供应商提交验收申请后，按照验收标准对采购项目进行实地验收。2.验收过程中，验收小组应认真检查采购项目的质量、数量、规格等是否符合要求，并做好验收记录。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告，签字确认验收结果。（四）验收结果处理1.如验收结果为合格[，采购管理部门应按照合同约定办理采购资金的支付手续。2.如验收结果为不合格，采购管理部门应督促供应商限期整改，直至验收合格为止。如供应商无法整改或整改后仍不合格，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。九、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。2.风险识别内容包括政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险等方面。3.采购管理部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.政策风险应对：密切关注国家法律法规和政策的变化，及时调整采购策略和方法，确保采购活动符合政策要求。2.市场风险应对：加强市场调研和分析，掌握市场动态和价格走势[，合理安排采购时间和数量，降低市场风险。3.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商信用档案，对供应商进行定期评估和考核，降低供应商风险。4.合同风险应对：加强合同审核和管理，明确合同条款和双方权利义务，严格按照合同约定履行职责，降低合同风险。5.验收风险应对：加强验收管理，明确验收标准和程序，严格按照验收标准进行验收，确保采购项目质量，降低验收风险。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立采购风险监控与预警机制，对采购风险进行实时监控和预警。2.监控内容：包括采购预算执行情况、采购计划完成情况、采购合同履行情况、供应商供货情况、验收情况等方面。3.采购管理部门应根据风险监控结果，及时发出预警信号，并采取相应的风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应加强对采购活动的监督检查，确保采购活动符合法律法规和本制度的要求。2.监督检查内容包括采购预算执行情况、采购计划制定与执行情况、采购方式选择与确定情况、采购文件编制与审核情况、供应商管理情况、采购合同签订与履行情况、采