城区分局采购制度

PAGE城区分局采购制度一、总则（一）目的为了规范城区分局采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城区分局机关及所属各单位（以下统称“分局”）的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，确保采购过程公平、公正、公开。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构分局成立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由分局主要领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审批重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构分局设立采购办公室，作为采购的执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室设在[具体部门]，其职责包括：1.制定和完善采购工作流程和操作规范。2.编制采购计划和采购预算，经批准后组织实施。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.审查采购文件和采购合同，办理采购项目的验收、付款等手续。5.建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、供应商选择和采购合同验收等工作。其职责包括：1.根据工作需要，提出采购项目的需求计划。2.协助采购办公室制定采购文件中的技术要求和商务条款。3.参与供应商的资格审查和实地考察。4.负责采购项目的验收工作，并出具验收报告。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据工作实际需要，结合年度工作计划，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算金额等详细信息。2.采购办公室对采购需求部门提交的采购预算草案进行汇总、审核，结合分局财务状况和资金安排，编制年度采购预算方案，报采购领导小组审议后，提交分局财务部门审核。3.分局财务部门根据相关规定和分局实际情况，对采购预算方案进行审核，报分局领导审批后，纳入分局年度预算管理。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照预算调整程序办理。2.采购办公室在采购过程中，应密切关注采购预算执行情况，及时掌握采购项目的资金使用进度，确保采购项目资金合理使用。（三）预算监督1.分局财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审计。2.采购领导小组对采购预算执行情况进行不定期检查，发现问题及时督促整改。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定程序确定中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购办公室应按照规定编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购办公室应按照规定确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购办公室应按照规定成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判活动，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购办公室应按照规定组织单一来源采购论证，确定单一来源采购供应商，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购办公室应按照规定向询价供应商发出询价通知书，组织询价活动，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.采购需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购办公室。2.《采购申请表》应附相关的技术资料和说明文件，以便采购办公室准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购办公室收到采购申请后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于预算金额较大或涉及重大事项的采购项目应提交采购领导小组审批。采购领导小组根据采购办公室的审核意见进行审批，并签署审批意见。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购办公室组织实施采购活动。采用公开招标方式的，应按照规定发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等活动。采用邀请招标方式的，应确定邀请供应商名单，发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。采用竞争性谈判方式的，应成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判活动，确定成交供应商。采用单一来源采购方式的，应组织单一来源采购论证，确定单一来源采购供应商，并签订采购合同。采用询价方式的，应向询价供应商发出询价通知书，组织询价活动，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购办公室应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应按照采购文件和谈判结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送采购需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购需求部门应按照采购合同的约定，组织对采购项目进行验收。验收合格后，采购需求部门应出具《验收报告》。2.采购办公室根据《验收报告》和采购合同，办理采购项目的付款手续。付款时，应严格按照财务管理制度的规定，审核相关凭证，确保付款合规、准确。六、采购文件管理（一）文件编制1.采购办公室应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购办公室负责人进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.对于重大采购项目的采购文件，应提交采购领导小组进行审核。采购领导小组根据审核意见进行修改完善，确保采购文件符合要求。（三）文件存档1.采购活动结束后，采购办公室应将采购文件进行整理、归档，妥善保管。采购文件的保存期限按照国家和地方有关规定执行。2.采购文件应按照类别、时间顺序等进行分类存放，便于查阅和管理。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购办公室应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.采购需求部门可以根据采购项目的特点，提出对供应商特定的资格要求。采购办公室在资格审查时，应将采购需求部门提出的特定资格要求纳入审查范围。（二）供应商选择1.根据采购项目的需求和供应商资格审查情况，采购办公室应选择符合要求的供应商参与采购活动。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素。2.对于重大采购项目，可以采用供应商实地考察、供应商评价等方式，进一步了解供应商的实际情况，确保选择到优质供应商。（三）供应商评价1.采购办公室应建立供应商评价制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价结果作为供应商后续参与采购活动的重要依据。2.采购需求部门在采购项目实施过程中，应及时反馈供应商的表现情况，协助采购办公室做好供应商评价工作。（四）供应商淘汰1.对于出现严重质量问题或者违反采购合同约定的供应商，采购办公室应及时将其列入淘汰名单，禁止其在一定期限内参与分局采购活动。2.采购办公室应定期清理供应商名单，对不再符合要求的供应商进行淘汰，确保供应商名单的有效性和准确性。八、采购监督与检查（一）内部监督1.分局纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购活动依法依规进行，防止采购过程中的腐败行为。2.采购办公室应定期向纪检监察部门报告采购工作情况，接受纪检监察部门的监督检查。（二）财务监督1.分局财务部门负责对采购项目的资金使用情况进行监督检查，确保采购资金合理使用，防止资金浪费和违规支出。2.采购办公室应按照财务部门的要求，及时提供采购项目的资金使用情况报告，接受财务部门的监督检查。（三）审计监督1.分局审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等情况。2.采