国开行采购管理制度

PAGE国开行采购管理制度一、总则（一）目的为规范国家开发银行（以下简称“国开行”）的采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国开行各级机构在开展业务过程中涉及的各类货物、工程和服务采购活动，包括但不限于集中采购、分散采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及行业规范要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有潜在供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、效率等因素，实现采购效益最大化。4.风险防控原则：建立健全采购风险防控机制，对采购各环节可能出现的风险进行有效识别、评估和控制。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构1.采购委员会：作为国开行采购决策的核心机构，负责审议重大采购事项，包括采购政策制定、采购计划审批、采购方式确定、采购合同签订等。采购委员会成员应涵盖不同部门代表，确保决策的全面性和科学性。2.职责：研究制定采购战略和政策，指导采购工作方向。审核年度采购计划，确保采购活动与业务需求紧密匹配。根据采购项目特点，审批采购方式的选择，保证采购方式的合理性。审议采购合同的主要条款，保障合同的合法性和有效性。（二）采购执行机构1.采购部门：具体负责采购活动的组织实施，包括采购需求收集、采购文件编制、供应商选择、采购谈判、合同签订与执行等工作。采购部门应配备专业的采购人员，具备良好的业务素质和职业道德。2.职责：深入了解各部门采购需求，进行准确汇总和分析，形成详细的采购需求清单。精心编制采购文件，明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款等要求，确保采购文件的完整性和准确性。通过多种渠道广泛寻找潜在供应商，进行资格审查和筛选，建立优质供应商库。组织采购谈判，与选定的供应商就采购价格、交货期、售后服务等条款进行协商，争取有利的采购条件。负责采购合同的起草、审核、签订及履行跟踪，确保合同顺利执行，及时处理合同变更、违约等问题。（三）监督机构1.内部审计部门：对采购活动进行全过程监督审计，检查采购程序的合规性、采购行为的规范性以及采购结果的公正性。内部审计部门应定期开展采购专项审计工作，及时发现和纠正采购过程中的问题。2.职责：制定采购审计计划，明确审计范围、内容和重点。审查采购项目的立项审批文件、采购文件、采购合同等资料，核实采购程序是否符合规定。对采购活动中的关键环节进行现场监督，如开标、评标、谈判等，确保活动的公开透明。调查处理采购过程中的违规违纪行为，提出改进建议，促进采购管理水平提升。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各部门应根据业务发展需求和预算安排，提前向采购部门提交采购需求申请。采购需求申请应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购部门收到采购需求申请后，进行汇总整理和分析评估。结合市场供应情况、采购周期等因素，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的类别、采购方式、采购时间安排等。3.采购计划编制过程中，应充分征求相关部门意见，确保采购计划与业务需求紧密结合，避免盲目采购和重复采购。（二）采购计划审批1.年度采购计划编制完成后，提交采购委员会审议。采购委员会应从采购项目的必要性、可行性、合规性等方面进行全面审查。2.经采购委员会审议通过的采购计划，报行领导审批后实施。行领导应根据全行战略规划和资源状况，对采购计划进行最终决策。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，若因业务需求变化、市场环境变动等原因需要调整采购计划，相关部门应及时向采购部门提出调整申请。2.采购部门收到调整申请后，进行审核评估，并根据实际情况编制采购计划调整方案。采购计划调整方案应明确调整原因、调整内容以及对采购进度、预算等方面的影响。3.采购计划调整方案经采购委员会审议通过后，报行领导审批。行领导审批同意后，采购部门按照调整后的采购计划组织实施采购活动。四、采购方式管理（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的货物、工程和服务采购项目。2.招标程序：采购部门发布招标公告，公开招标项目的基本信息、采购需求、投标人资格条件等内容。招标公告应在指定的媒体上发布，确保潜在投标人能够及时获取信息。接受潜在投标人报名，对报名投标人进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件应严谨规范，避免出现歧义或漏洞。组织开标、评标活动。开标应公开进行，唱标记录应完整准确。评标应按照既定的评标标准进行，评标委员会成员应独立评审，确保评标结果公正公平。向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的货物、工程和服务采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部门根据采购项目特点和供应商库情况，选择若干家潜在供应商发出邀请招标邀请函。邀请招标邀请函应明确采购项目的基本信息、采购需求、投标人资格条件等内容。对受邀供应商进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。后续招标程序与公开招标类似，包括编制招标文件、组织开标、评标、签订合同等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的货物、工程和服务采购项目。2.谈判程序：采购部门发布竞争性谈判公告，邀请潜在供应商参与谈判。竞争性谈判公告应明确采购项目的基本信息、采购需求、谈判时间和地点等内容。成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家组成，人数应为单数。谈判小组负责与供应商进行谈判，确定成交供应商。与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组应与供应商就采购价格、技术规格、交货期、售后服务等条款进行充分协商，争取最优采购条件。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的货物、工程和服务采购项目。2.采购程序：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、单一来源采购理由等。单一来源采购申请应附相关证明材料，如项目的特殊性说明、原供应商的相关证明等。采购部门组织相关部门和专家对单一来源采购申请进行论证。论证过程应充分听取各方意见，确保单一来源采购理由充分合理。经论证通过的单一来源采购申请，报采购委员会审议。采购委员会应根据论证情况，对单一来源采购申请进行审批。采购部门与单一来源供应商进行协商谈判，确定采购价格、交货期、售后服务等条款，并签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，询价通知书应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、交货期等内容。供应商根据询价通知书要求进行报价。采购部门应要求供应商提供详细的报价清单，包括货物价格、运输费用、税费等。采购部门对供应商的报价进行比较分析，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购文件应根据采购项目特点和采购方式要求进行编制。采购文件应包括采购需求说明书、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购需求说明书应详细描述采购项目的技术规格、质量标准、数量要求、服务要求等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。3.采购合同条款应明确采购双方的权利义务、采购价格、交货期、付款方式、售后服务等内容，保障合同的合法性和有效性。4.评标标准应根据采购项目特点制定，明确评标因素、权重分配、评分方法等内容，确保评标过程公正公平。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人审核。采购部门负责人应从采购文件的完整性、准确性、合规性等方面进行审核，确保采购文件符合采购要求。2.对于重大采购项目的采购文件，还应提交法律合规部门进行审核。法律合规部门应从法律风险角度对采购文件进行审查，确保采购文件不存在法律漏洞和风险。（三）采购文件发放1.采购文件审核通过后，采购部门应及时向潜在供应商发放采购文件。采购文件发放应采用书面形式或电子形式，确保潜在供应商能够及时获取采购文件。2.采购部门应记录采购文件的发放情况，包括发放时间、发放对象、发放方式等内容，以便后续查询和管理。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、业绩情况、财务状况、信誉等方面的要求。供应商准入标准应根据采购项目特点和行业要求制定，确保准入供应商具备良好的供应能力和信誉。2.采购部门负责对潜在供应商进行资格审查，收集潜在供应商的相关资料，包括营业执照、资质证书、业绩证明、财务报表等。3.采购部门组织相关部门和专家对潜在供应商进行综合评估，根据供应商准入标准确定符合条件的供应商名单，并将其纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。供应商评价与考核应采用定性与定量相结合的方式，确保评价结果客观准确。2.采购部门负责收集供应商的评价与考核信息，包括采购合同执行情况、质量检验报告、客户反馈意见等。3.采购部门组织相关部门和专家对供应商的评价与考核信息进行分析评估，根据评价与考核结果对供应商进行分类管理。对于评价与考核结果优秀的供应商，给予优先采购待遇；对于评价与考核结果不合格的供应商，及时进行淘汰处理。（三）供应商动态管理1.定期对供应商库进行清理和更新，及时淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。供应商库的动态管理应确保供应商库的质量和活力，为采购活动提供有力支持。2.关注供应商的经营状况和市场动态，及时调整供应商管理策略。对于出现重大经营问题或市场信誉下降的供应商，应及时采取措施，降低采购风险。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确采购双方的权利义务、采购价格、交货期、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应提交法律合规部门进行审核。法律合规部门应从法律风险角度对采购合同进行审查，确保采购合同不存在法律漏洞和风险。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好合同执行跟踪和协调工作。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时了解供应商的供货进度、质量情况等。采购部门应建立合同履行台账，记录合同执行过程中的关键信息，如交货时间、验收情况、付款情况等。2.供应商应按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。如供应商出现违约行为，采购部门应及时采取措施，追究供应商的违约责任。3.采购部门应协调相关部门做好合同履行过程中的协调工作，确保采购项目顺利实施。对于合同履行过程中出现的问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，寻求解决方案。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因业务需求变化、市场环境变动等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商沟通，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因以及双方的权利义务等。2.如采购合同因不可抗力、采购项目取消等原因需要终止，采购部门应及时与供应商协商沟通，签订合同终止协议。合同终止协议应明确终止的原因、终止的时间以及双方的权利义务等。3.采购合同变更或终止后，采购部门应及时将相关情况通知相关部门，并做好后续的结算、清理等工作。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中的风险进行识别和评估。采购风险识别与评估应涵盖采购计划、采购方式、采购文件、供应商管理、采购合同等各个环节。2.采购部门负责收集采购活动中的风险信息，包括政策法规变化、市场价格波动、供应商违约、合同纠纷等。3.采购部门组织相关部门和专家对采购风险信息进行分析评估，确定采购风险的等级和影响程度。采购风险评估应采用定性与定量相结合的方式，确保评估结果客观准确。（二）风险应对措施1.根据采购风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于高风险采购项目，应采取风险规避措施，如调整采购计划、改变采购方式等。3.对于中风险采购项目，应采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善采购合同条款等。4.对于低风险采购项目，可采取风险接受措施，但应密切关注风险变化情况，及时调整应对策略。（三）风险监