国企自行采购制度

PAGE国企自行采购制度一、总则（一）目的为规范国有企业自行采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本国有企业及其所属全资、控股子企业（以下统称“企业”）的自行采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应当遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应当公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动，保证采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。4.诚信原则：采购活动各方应当诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取利益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。建立和管理供应商库，对供应商进行评价和考核。协调处理采购过程中的争议和问题。2.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和专业意见。负责采购项目的验收工作，确保采购产品或服务符合要求。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和使用。对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和建议。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否符合法律法规和企业制度要求。对采购项目的合规性、效益性进行评价，提出审计意见和建议。5.其他相关部门根据各自职责，配合采购管理部门做好采购相关工作，如提供技术标准、协助评标等。二、采购计划管理（一）采购需求提出1.需求部门应根据企业生产经营计划、项目建设进度等实际情况，提前提出采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、交货时间、交货地点等详细信息。2.对于重大采购项目或涉及多个部门的采购项目，需求部门应组织相关部门进行沟通协调，确保采购需求的准确性和完整性。（二）采购计划编制1.采购管理部门根据需求部门提出的采购需求，结合企业库存情况、采购资金安排等因素，编制采购计划（年度采购计划、月度采购计划等）。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应报经企业相关领导审批后执行。审批后的采购计划应严格按照规定的时间和要求组织实施，不得擅自变更。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序进行审批。（三）采购预算管理1.财务部门负责审核采购预算，根据企业年度预算安排和采购计划，合理确定采购项目的预算金额。采购预算应明确采购项目的各项费用明细，包括货物价款、运输费、安装调试费、售后服务费等。2.采购管理部门应严格按照采购预算进行采购活动，不得突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照企业预算管理规定的程序进行审批。三、采购方式及流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂程度较高、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，选择最优供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定的程序进行开标、评标、定标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，在谈判中应明确谈判程序、谈判内容、谈判标准等，最终确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并与供应商进行协商，确定采购价格和其他条款。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定的时间内报价，采购管理部门根据报价情况进行比较，选择价格合理、质量可靠的供应商成交。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、交货时间、交货地点等内容，并提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行审核，核实采购需求的合理性和必要性，并报经企业相关领导审批。对于重大采购项目或涉及金额较大的采购项目，应按照企业规定的决策程序进行审批。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、邀请招标书、询价通知书等）、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解采购需求。4.供应商选择公开招标、邀请招标方式下，采购管理部门发布采购公告后，接受供应商报名，并对供应商进行资格预审。资格预审应审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面的内容，确保供应商具备承担采购项目的能力。竞争性谈判、单一来源采购、询价方式下，采购管理部门根据采购项目的要求，从供应商库中选择不少于三家的供应商参与采购活动。对于新的供应商，应进行资格审查，审查内容包括供应商的基本情况、生产经营能力、产品质量、售后服务等方面。采购管理部门组织评审小组对供应商的投标文件或报价文件进行评审。评审小组应按照采购文件规定的评标标准进行评审，对供应商的技术方案、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评价，推荐中标候选人或成交供应商。5.采购合同签订：采购管理部门根据评审结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。采购合同签订前，应报经企业相关部门审核，审核通过后方可签订。6.采购合同执行：采购管理部门负责跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按照合同约定的时间、地点、质量要求等履行合同义务。需求部门负责验收采购产品或服务，确保采购产品或服务符合要求。如发现供应商存在违约行为，采购管理部门应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究供应商的违约责任。7.采购结算：财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购资金的结算手续。采购资金应按照合同约定的付款方式和时间进行支付，确保采购资金的安全和合理使用。四、供应商管理（一）供应商库建立1.采购管理部门负责建立和管理供应商库。供应商库应涵盖各类采购项目的供应商信息，包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、产品质量等内容。2.采购管理部门应定期对供应商库进行更新和维护，删除不再符合要求的供应商信息，添加新的合格供应商信息。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核。评价和考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、信誉等方面。评价和考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式。2.根据供应商评价和考核结果，采购管理部门对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于评价不合格的供应商，应及时进行整改，整改后仍不符合要求的，应从供应商库中删除。（三）供应商激励与约束1.企业应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如表彰奖励、业务合作机会增加、优先付款等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.同时，企业应建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供虚假信息、产品质量不合格等行为的供应商，应按照合同约定追究其违约责任，并采取限制合作、降低信用等级等措施，以维护企业的合法权益。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。2.对于识别出的风险因素，应进行评估，确定风险的可能性和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应情况等信息，合理安排采购计划，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，对供应商进行严格的资格审查和评价考核，选择信誉良好且实力较强的供应商合作。同时，与供应商签订详细的合同条款，约定违约责任和风险分担方式，以降低供应商风险。3.合同风险应对：加强采购合同管理，在签订合同前仔细审查合同条款，确保合同内容合法合规、权利义务明确。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行各自的义务，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决，避免合同纠纷。4.质量风险应对：加强采购产品质量控制，在采购文件中明确质量要求和验收标准，在采购过程中对供应商的产品质量进行监督检查，在验收环节严格按照标准进行验收。对于质量不合格的产品，应及时要求供应商整改或退换货，确保采购产品质量符合要求。5.法律风险应对：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中严格遵守国家法律法规和企业制度要求，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，可咨询专业法律机构，避免法律风险。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行审计检查，检查采购行为是否符合法律法规和企业制度要求，采购程序是否合规有效，采购结果是否公正合理等。