国企询价采购制度

PAGE国企询价采购制度一、总则（一）目的为规范国有企业询价采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国有企业及所属全资、控股子企业（以下统称“企业”）的询价采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和企业内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争，维护公正的市场环境。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购流程和方法，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、询价采购组织与职责（一）采购决策机构企业应设立采购决策机构，如采购委员会或类似组织，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构的主要职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批年度采购计划和预算。3.审定重大采购项目的采购方式、供应商选择等事项。（二）采购执行部门企业应明确采购执行部门，负责具体的询价采购工作。采购执行部门的职责如下：1.编制采购计划，根据企业需求和市场情况，确定采购项目、数量、时间等。2.组织询价采购活动，包括发布询价公告、收集报价、评审供应商、签订采购合同等。3.建立供应商管理档案，对供应商的资质、业绩、信誉等进行评估和管理。4.协调采购过程中的相关事宜，如与需求部门沟通、处理供应商异议等。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付管理，对采购成本进行核算和分析。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。三、询价采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据企业生产经营计划、项目进度等，提出采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等。2.采购执行部门对采购申请表进行审核，结合库存情况、市场供应情况等，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、预算金额、时间安排等，并报采购决策机构审批。（二）询价公告发布1.采购执行部门根据采购计划，选择合适的信息发布渠道，如企业内部网站、专业采购平台、行业媒体等，发布询价公告。2.询价公告应包括采购项目的基本信息、技术规格要求、供应商资格条件、报价要求、交货时间和地点等内容，确保潜在供应商能够清楚了解采购项目的要求。（三）供应商报价1.潜在供应商在规定的时间内，按照询价公告的要求，向采购执行部门提交报价文件。报价文件应包括报价表、技术方案、售后服务承诺、资质证明文件等。2.采购执行部门对供应商提交的报价文件进行初步审查，检查报价文件的完整性、符合性等。对于不符合要求的报价文件，应及时通知供应商补充或修正。（四）报价评审1.采购执行部门组织相关人员组成评审小组，对供应商的报价进行评审。评审小组应包括采购专业人员、技术专家、需求部门代表等，确保评审结果的客观性和公正性。2.评审小组根据采购项目的特点和需求，制定评审标准，如价格、质量、交货期、售后服务等。评审小组对各供应商的报价进行比较和评估，按照评审标准进行打分或排序。3.评审小组应撰写评审报告，记录评审过程和结果，推荐中标候选人或成交供应商。评审报告应包括供应商的报价情况、评审意见、推荐结果等内容。（五）合同签订1.根据评审结果，采购执行部门确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。2.采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间和地点、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，应及时报财务部门备案，并按照合同约定履行付款等相关手续。（六）验收与付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物或服务进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准进行，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。采购执行部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门按照企业财务制度和采购合同约定，及时支付货款。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件。供应商应具备合法的经营资质、良好的商业信誉、稳定的生产供应能力、完善的质量保证体系等。2.采购执行部门负责收集供应商信息，对潜在供应商进行资格审查。资格审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等。3.通过资格审查的供应商，纳入企业供应商名录，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本信息、资质证明文件、业绩记录、合作情况等内容。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。评价与考核可采用定量与定性相结合的方式，如评分法、问卷调查法等。2.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。3.采购执行部门应及时向供应商反馈评价与考核结果，要求供应商针对存在的问题进行整改，并跟踪整改情况。（三）供应商动态管理1.建立供应商动态管理机制，及时更新供应商信息。对于供应商的经营状况、生产能力、产品质量等发生变化的，采购执行部门应进行调查核实，并相应调整供应商管理措施。2.定期对供应商名录进行清理，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。五、询价采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立询价采购风险识别与评估机制，对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购计划、询价公告发布、供应商报价、报价评审、合同签订、验收与付款等各个环节。2.风险评估应分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。对于高风险事项，应采取重点监控和防范措施。（二）风险应对措施1.合规风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，确保采购活动严格遵守国家法律法规和企业内部规章制度。建立内部监督和审计机制，定期对采购活动进行检查，及时发现和纠正违规行为。2.供应商风险应对：严格供应商准入管理，对供应商进行充分的资格审查和实地考察。加强供应商评价与考核，及时淘汰不合格供应商。与重要供应商签订战略合作协议，建立长期稳定的合作关系，降低供应商违约风险。3.价格风险应对：加强市场调研，及时掌握市场价格动态，合理确定采购预算和价格控制目标。采用多种询价方式，如公开询价、邀请询价、竞争性谈判等，充分比较供应商报价，争取有利的采购价格。4.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购过程中的质量监控。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对采购货物或服务进行严格验收。对于质量不合格的产品或服务，按照合同约定进行处理。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，对采购风险进行实时监控。采购执行部门应定期对采购项目进行跟踪检查，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号。采购决策机构和相关部门应根据预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。六、监督与检查（一）内部监督1.企业内部审计部门应定期对询价采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。采购执行部门和相关部门应按照审计报告要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给审计部门。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，如财政部门、国资监管部门等。积极配合政府部门的工作，