吕梁老干局采购制度

PAGE吕梁老干局采购制度一、总则（一）目的为了规范吕梁老干局的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吕梁老干局机关及所属事业单位的各类货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开性原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公正性原则：采购过程应公平公正，保障各方合法权益。4.竞争性原则：通过竞争机制，择优选择供应商，确保采购性价比。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立吕梁老干局采购领导小组，由局领导班子成员及相关部门负责人组成。主要职责包括：1.研究制定采购工作的方针、政策和制度。2.审议采购计划、采购预算和采购重大事项。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购工作小组采购工作小组设在局办公室，负责具体采购工作的组织实施。其职责如下：1.根据采购需求，编制采购计划和采购文件。2.发布采购信息，组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。3.对供应商进行资格审查和考察评估。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。5.整理采购档案资料，进行采购工作总结和统计分析。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、数量、质量要求等详细信息，并参与采购过程中的技术评审等工作。2.财务部门：负责采购预算的编制、审核和执行监督，办理采购资金的支付结算等工作。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性以及采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，提前编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，充分考虑市场价格波动因素，确保预算的科学性和合理性。3.财务部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合单位财力状况，提出调整建议，报采购领导小组审议通过后下达执行。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。因特殊情况确需调整采购预算的，应按规定程序报经批准。2.采购工作小组应根据采购预算安排采购进度，合理控制采购资金支出，确保采购资金使用效益。（三）预算调整1.在采购项目执行过程中，如遇市场价格大幅波动、政策调整、采购需求变更等原因，导致原采购预算无法满足采购需要时，需求部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整金额、调整后的采购内容等，并附相关证明材料。经采购工作小组审核、采购领导小组批准后，方可进行预算调整。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程类：施工单项合同估算价在200万元以上的；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在100万元以上的；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在50万元以上的。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上的。3.公开招标程序：采购工作小组编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体发布招标公告，公告期限不得少于5个工作日。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，公告期限不得少于1个工作日。与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序：采购工作小组确定邀请供应商名单，一般不少于3家。向被邀请供应商发出投标邀请书。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，公告期限不得少于1个工作日。与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购工作小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。发布谈判公告或向潜在供应商发出谈判邀请书。成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共3人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的2/3。组织谈判活动，谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件要求进行报价和提供相关资料。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判情况和最后报价，确定成交供应商。发布成交公告，公告期限不得少于1个工作日。与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。3.单一来源采购程序：采购工作小组提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等，并附相关证明材料。采购领导小组对单一来源采购申请进行审核批准。采购工作小组与单一供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等。签订采购合同，并将采购情况在单位内部进行公示。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价,在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购工作小组编制询价文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。向不少于3家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购工作小组对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。发布成交公告，公告期限不得少于1个工作日。与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务。供应商应按照合同要求及时提供货物、工程或服务，采购方应按照合同约定及时支付货款。2.采购工作小组应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如退还已支付的款项、承担违约责任等。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购方应按照合同约定的验收标准进行验收。验收工作可由采购方自行组织，也可委托具有相应资质的第三方机构进行。2.验收合格后，采购方应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性以及采购资金的使用效益等。2.采购工作小组应建立健全采购档案管理制度，对采购活动的相关文件、资料进行整理归档，妥善保管，以备查阅。（二）外部监督接受社会监督，采购信息应在指定媒体或单位内部网站公开，接受供应商和社会公众的监督。对供应商的质疑和投诉，应按照相关规定及时处理和回复。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购工作小组应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.只有通过资格审查的供应商才能参与采购活动。（二）供应商考察评估1.采购工作小组应定期对供应商进行考察评估，了解供应商的生产经营状况、产