合同签订及采购供应制度

PAGE合同签订及采购供应制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司合同签订及采购供应流程，确保公司业务活动的合法性、规范性和有效性，保障公司的合法权益，提高经济效益，促进公司持续健康发展。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及合同签订及采购供应活动的部门和人员。3.基本原则依法合规原则：合同签订及采购供应活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保各项行为合法合规。公平公正原则：在合同签订和采购供应过程中，应遵循公平、公正的原则，维护公司与供应商之间的平等地位，保障双方的合法权益。诚实守信原则：各方应诚实守信，履行合同约定和承诺，不得隐瞒真实情况或欺诈对方。效益优先原则：在保证合同质量和供应需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高公司的经济效益。二、合同签订管理1.合同签订流程合同立项业务部门根据业务需求提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目名称、内容、预计金额、履行期限、对公司的影响等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司合同管理部门。合同起草合同管理部门根据立项申请，指定专人负责合同起草工作。起草人员应依据相关法律法规、公司政策和业务实际情况，拟定合同条款。合同条款应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要内容，确保条款完整、准确、清晰，避免歧义。合同审核合同初稿完成后，由合同管理部门组织相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门、业务部门等。法务部门主要审核合同的合法性、合规性，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。财务部门审核合同的价款、支付方式、结算条款等财务内容，确保公司的财务利益得到保障。如果涉及技术、质量等专业内容，相关业务部门应从专业角度进行审核，提出意见和建议。各审核部门应在规定时间内完成审核，并填写《合同审核意见表》，明确提出审核意见。审核通过的合同，审核人员应签字确认。合同审批合同审核通过后，按照公司的审批权限进行审批。一般合同由部门负责人和分管领导审批；重大合同或涉及金额较大的合同，需经公司总经理或董事会审批，并按照相应的决策程序进行。审批人应认真审查合同内容，对合同的合法性、合规性、可行性和风险进行全面评估，签署审批意见。合同签订经审批同意的合同，由合同管理部门负责与对方当事人签订。签订合同前，应确保合同文本的准确性和完整性，双方当事人应仔细核对合同条款，确认无误后签字盖章。合同签订应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用非统一文本，必须经合同管理部门和法务部门审核同意。合同签订过程中，应严格按照合同审批意见执行，不得擅自变更合同条款。如确需变更，应按照合同变更程序进行审批。2.合同主体资格审查在签订合同前，必须对合同对方当事人的主体资格进行审查。审查内容包括对方的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明、授权委托书等相关证明文件。对于首次合作的供应商或客户，应通过工商行政管理部门、税务部门、信用信息公示系统等渠道核实其主体资格和信用状况，确保对方具有合法经营资格和良好的商业信誉。对于涉及重大项目或金额较大的合同，必要时可委托专业的律师事务所或信用评估机构对对方的主体资格和信用状况进行调查评估。3.合同印章管理公司合同专用章由合同管理部门指定专人负责保管，建立印章使用登记制度。使用合同专用章签订合同前，应填写《合同用章申请表》，经合同审批流程通过后，方可盖章。申请表应注明合同名称、编号、对方当事人名称、盖章份数等信息。印章保管人员应严格按照审批意见用章，对盖章后的合同文本进行认真核对，确保合同内容与审批意见一致。盖章后应留存一份合同复印件存档，并在印章使用登记簿上记录盖章时间和盖章人姓名。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。如因特殊情况需要先盖章后填写合同内容，必须经合同管理部门和分管领导批准，并对盖章后的空白合同进行严格监控，确保合同内容按照审批意见填写。4.合同档案管理合同签订后，合同管理部门应及时将合同文本及相关资料整理归档。归档资料包括合同立项申请表、合同审核意见表、合同审批表、合同文本、对方当事人主体资格证明文件、授权委托书等。合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类存放，建立电子和纸质档案，便于查询和管理。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同或涉及重大事项的合同档案保管期限为[X]年。保管期满后，按照档案管理规定进行销毁或存档。三、采购供应管理1.采购计划制定各业务部门应根据公司的生产经营计划、销售订单和库存情况，定期制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量预计、采购时间等内容。采购计划应经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购部门汇总各部门的采购计划，进行综合平衡和分析，结合市场供应情况和公司资金状况等因素，编制公司年度、季度和月度采购计划总表。采购计划总表经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为公司采购工作的依据，采购部门应严格按照计划组织实施采购活动。2.供应商选择与管理供应商选择采购部门应建立供应商管理档案，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量及价格等资料。根据采购物资的类别和特点，制定相应的供应商选择标准，包括供应商资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从众多供应商中选择符合要求的供应商。对于重大采购项目，应组织相关部门进行实地考察，评估供应商的实际情况，并形成考察报告。采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购物资的规格、数量、价格、交货时间和地点、质量标准、售后服务等条款。供应商管理采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据评估结果，对供应商采取相应的管理措施。对于优秀供应商，可给予优先合作机会、增加采购份额等奖励；对于良好供应商，应督促其不断改进，保持合作关系；对于合格供应商，应加强监督和管理；对于不合格供应商，应及时终止合作，并在供应商管理档案中记录相关情况。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和市场变化情况，协调解决合作过程中出现的问题，确保采购供应活动的顺利进行。3.采购流程控制采购申请业务部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号数量、用途、预算金额等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购审批采购部门收到采购申请表后，按照公司的采购审批权限进行审批。一般采购申请由采购部门负责人审批；金额较大或特殊采购项目，需经分管领导或公司总经理审批。审批人应根据采购计划和实际需求，对采购申请进行审核，如果采购申请超出采购计划范围或不符合公司规定，应不予批准，并说明理由。采购实施采购部门根据审批通过的采购申请组织实施采购活动。采购人员应按照采购流程和选定的采购方式，与供应商进行洽谈、签订合同、跟踪订单执行情况等。在采购过程中，采购人员应严格遵守公司的采购纪律，不得接受供应商的贿赂或不正当利益，确保采购活动的公正性和廉洁性。对于采购物资的验收，采购部门应组织相关业务部门和质量检验部门按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，填写《采购验收单》，作为支付货款的依据。如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。采购付款财务部门根据采购合同和采购验收单，审核采购付款申请。审核内容包括合同条款、验收情况、发票信息等。采购付款申请经财务部门负责人审核签字后，按照公司的资金支付审批流程进行审批。审批通过后，如果符合付款条件，财务部门应及时办理付款手续。财务部门应严格控制采购付款进度，按照合同约定的付款方式和时间节点进行付款，确保公司资金的安全和合理使用。四、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对合同签订及采购供应活动进行审计监督，检查合同签订和采购流程是否符合公司制度规定，合同执行情况是否良好，采购资金使用是否合理等。审计部门应制定审计计划，明确审计范围、内容、方法和时间安排。审计过程中应收集相关资料，进行实地调查，与相关人员进行访谈，对发现的问题进行深入分析和核实。审计结束后，审计部门应撰写审计报告，提出审计意见和建议。对于审计发现违规行为或存在的问题，应及时督促相关部门进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.风险管理与控制公司应建立合同签订及采购供应活动的风险识别、评估和控制机制，对可能出现的风险进行及时预警和防范。风险识别应涵盖合同签订过程中的法律风险、采购供应过程中的市场风险、质量风险、供应商违约风险等方面。通过风险评估，确定风险的等级和影响程度，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、专项管理等措施，确保风险得到有效控制。定期对风险管理工作进行总结和评估，不断完善风险管理制度和控制措施，提高公司风险管理水平。3.违规处理对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。因违反制度规定给