合力超市采购制度

PAGE合力超市采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范合力超市的采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保障商品质量，降低采购成本，提高超市的经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于合力超市总部及各门店的所有采购活动，包括商品采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为的合法性和合规性。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、符合市场需求和消费者期望的商品和服务。3.成本效益原则：在保证商品质量和服务水平的前提下，通过合理采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计。5.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护超市的利益和声誉。二、采购组织与职责（一）采购部门设置合力超市设立独立的采购部门，负责超市的采购工作。采购部门根据业务需要，可下设若干采购小组，分别负责不同品类商品的采购。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据超市的销售目标、库存状况和市场需求，制定年度、季度和月度采购计划。2.供应商开发与管理：积极开发新供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理，确保供应商的资质和信誉。3.采购谈判与合同签订：与供应商进行采购谈判，争取有利的采购条件，签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.采购执行与监控：按照采购合同的要求，组织采购活动，确保采购商品按时、按质、按量到货。对采购过程进行监控，及时处理采购中的问题和纠纷。5.采购成本控制：通过市场调研、供应商评估和谈判等手段，降低采购成本，提高采购效益。6.数据分析与报告：收集、整理采购数据，进行数据分析和报告，为超市决策提供支持。（三）其他部门职责1.销售部门：及时向采购部门反馈市场需求和销售情况，协助采购部门制定采购计划。2.库存管理部门：提供库存信息，协助采购部门合理控制库存水平，避免库存积压和缺货现象。3.财务部门：负责采购资金的预算、审核和支付，对采购成本进行核算和分析。4.质量控制部门：对采购商品的质量进行检验和监督，确保采购商品符合质量标准。三、采购流程（一）采购申请1.门店采购申请：门店根据销售情况、库存状况和市场需求，填写采购申请表，详细列出所需采购商品的名称、规格、数量、预计到货时间等信息。采购申请表经门店负责人审核签字后，提交给采购部门。2.总部采购申请：总部各部门根据工作需要，填写采购申请表，经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批**1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核审核申请的合理性和必要性，检查申请商品是否在超市的经营范围之内，是否符合库存管理原则。对于金额较大或特殊的采购申请，采购部门应组织相关人员进行论证和审批。2.采购部门根据审核结果，将采购申请提交给采购负责人审批采购负责人根据超市的采购政策和预算安排，对采购申请进行审批。对于审批通过的采购申请，采购部门下达采购任务；对于审批不通过的采购申请，采购部门应及时与申请部门沟通，说明原因。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购申请的要求通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业展会、供应商推荐等。收集供应商的相关信息，包括企业资质、产品质量、价格水平、服务能力、信誉状况等。根据收集到的供应商信息，对供应商进行初步筛选，确定若干家符合要求的供应商作为候选供应商。2.采购部门组织相关人员对候选供应商进行实地考察和评估考察供应商的生产经营状况、质量管理体系、物流配送能力等，评估供应商提供商品的质量、价格、交货期、售后服务等方面的能力。根据实地考察和评估结果，对候选供应商进行综合评分，选择得分较高的供应商作为合作供应商，并建立供应商档案。档案内容包括供应商基本信息、评估报告、合作记录等。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判谈判内容包括商品价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规的要求，条款清晰、明确，避免模糊和歧义性表述。2.采购合同签订后，采购部门将合同副本提交给相关部门备案如财务部门、库存管理部门等，以便各部门按照合同要求进行相应的工作。**（五）采购执行与验收**1.采购部门根据采购合同的要求，向供应商下达采购订单采购订单应明确采购商品的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等信息。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.商品到货前，采购部门通知库存管理部门做好收货准备库存管理部门应安排专人负责收货工作，核对到货商品的名称、规格、数量、质量等与采购订单和合同要求是否一致。3.商品到货时，库存管理部门会同质量控制部门对商品进行验收验收合格的商品办理入库手续；验收不合格的商品，采购部门应及时与供应商沟通，协商解决办法，如退货、换货、补货等。（六）采购付款1.采购商品验收合格后，采购部门根据采购合同的付款条款填写付款申请单，并附上采购订单、验收报告、发票等相关凭证。付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。2.财务部门对付款申请单及相关凭证进行审核审核无误后，按照财务管理制度和资金预算安排，办理付款手续。财务部门应及时记录采购付款情况，确保账目清晰。**四、采购风险管理**（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估风险包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，采购部门分析其发生的可能性和影响程度并制定相应的风险应对策略。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施关注市场动态，及时了解商品价格波动、市场供求变化等信息，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场风险对采购成本的影响。加强市场调研，分析市场趋势，提前调整采购计划，避免因市场变化导致采购商品积压或缺货。2.供应商风险应对措施建立供应商评估和管理体系，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商的资质和信誉。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。分散供应商资源，避免过度依赖单一供应商，降低因供应商问题导致采购中断的风险。3.质量风险应对措施加强对采购商品质量的检验和监督，严格执行质量标准，确保采购商品符合质量要求。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿条款，对质量不合格商品及时进行处理。建立质量追溯体系，对采购商品的质量问题进行追溯和分析，采取有效措施防止类似问题再次发生。4.合同风险应对措施在签订采购合同前，仔细审查合同条款，确保合同内容合法、合规、明确、清晰。避免合同中的模糊和歧义性表述，防止因合同纠纷给超市带来损失。加强合同执行过程中的监督和管理，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时与供应商沟通协商解决。5.付款风险应对措施严格按照采购合同的付款条款办理付款手续，确保付款安全。加强对供应商发票的审核，防止虚假发票。建立付款风险预警机制，对可能出现的付款风险提前进行预警和处理，避免逾期付款给超市带来不良影响。**五、采购绩效评估**（一）评估指标设定1.采购部门制定采购绩效评估指标体系评估指标包括采购成本节约率、采购商品质量合格率、采购订单按时完成率、供应商满意度、库存周转率等。2.根据不同的采购岗位和职责，确定各项评估指标的权重确保评估指标体系的科学性和合理性。（二）评估方法与周期1.采购绩效评估采用定性与定量相结合的方法通过数据分析、实地考察、供应商评价、内部反馈等方式，对采购部门和采购人员的绩效进行全面评估。2.采购绩效评估周期为季度和年度每季度末对采购绩效进行初步评估，年度末进行综合评估。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购