厦门大学采购制度

PAGE厦门大学采购制度一、总则（一）目的为规范厦门大学采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厦门大学各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同义务，维护学校利益和自身信誉。二、采购管理机构及职责（一）采购工作领导小组采购工作领导小组是学校采购工作的决策机构，负责审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算等。其主要职责如下：1.研究制定学校采购工作的方针、政策和规章制度。2.审议学校年度采购计划和预算。3.审定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购管理部门采购管理部门是学校采购工作的组织实施机构，负责采购活动的具体组织和管理工作。其主要职责如下：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。2.制定和完善学校采购工作的具体流程和操作规范。3.组织编制学校年度采购计划和预算，并负责采购计划的执行和调整。4.负责采购项目的采购方式审批、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审组织等工作。5.负责采购合同的签订、履行、验收等工作的监督和管理。6.建立和管理学校供应商库，负责供应商的考核和评价。7.负责采购项目的档案管理工作。（三）采购需求部门采购需求部门是采购项目的提出者和使用者负责明确采购项目的需求，提供采购项目的技术规格、数量、质量要求等相关资料，并参与采购项目的验收工作。其主要职责如下：1.O根据学校教学、科研、管理等工作的需要，提出采购项目的需求。2.提供采购项目的技术规格、数量、质量要求等相关资料，并对资料的真实性和准确性负责。3.参与采购项目的采购文件编制、评审、合同签订等工作，提出意见和建议。4.负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。（四）采购监督部门采购监督部门是学校采购工作的监督机构，负责对采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规、公平公正。其主要职责如下;1.监督检查采购活动是否遵守国家法律法规和学校的采购制度。2.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理采购活动中的违规违纪行为。3.对采购项目的采购方式、采购文件、采购合同等进行备案审查。4.参与重大采购项目的采购评审工作，对评审过程进行监督。三、采购预算管理（一）采购预算编制原则1.合法性原则：采购预算应符合国家法律法规和学校的财务制度。2.完整性原则：采购预算应涵盖学校年度采购项目的全部内容。3.准确性原则：采购预算应根据采购项目的实际需求和市场价格进行编制，确保预算准确合理。4.严肃性原则：采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。（二）采购预算编制程序1.采购需求部门根据学校教学、科研管理等工作的需要，提出采购项目需求，并编制采购项目预算草案。2.采购需求部门将采购项目预算草案报采购管理部门审核。3.采购管理部门对采购项目预算草案进行审核，提出审核意见，并反馈给采购需求部门。4.采购需求部门根据采购管理部门的审核意见，对采购项目预算草案进行修改完善，形成采购项目预算建议稿。5.采购管理部门将采购项目预算建议稿报学校财务部门审核。6.学校财务部门对采购项目预算建议稿进行审核，结合学校财力情况，提出预算安排意见，并反馈给采购管理部门。7.采购管理部门根据学校财务部门的预算安排意见，对采购项目预算建议稿进行调整完善，形成采购项目预算草案，报采购工作领导小组审议。8.采购工作领导小组审议通过采购项目预算草案后，报学校党委常委会审定。9.学校党委常委会审定通过采购项目预算草案后，由学校财务部门下达采购项目预算指标。（三）采购预算调整采购预算一经批准，原则上不得调整。但因特殊原因确需调整的，应按照以下程序进行：1.采购需求部门提出采购预算调整申请，说明调整原因、调整内容和调整金额等。2.采购需求部门将采购预算调整申请报采购管理部门审核。3.采购管理部门对采购预算调整申请进行审核，提出审核意见，并反馈给采购需求部门。4.采购需求部门根据采购管理部门的审核意见，对采购预算调整申请进行修改完善，形成采购预算调整建议稿。5.采购管理部门将采购预算调整建议稿报学校财务部门审核。6.学校财务部门对采购预算调整建议稿进行审核，结合学校财力情况，提出预算调整意见，并反馈给采购管理部门。7.采购管理部门根据学校财务部门的值算调整意见值算调整建议稿进行调整完善，形成采购预算调整草案，报采购工作领导小组审议。8.采购工作领导小组审议通过采购预算调整草案后报学校党委常委会审定。9.学校党委常委会审定通过采购预算调整草案后，由学校财务部门下达采购预算调整指标。四、采购方式及适用条件（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。（三非招标采购方式1.竞争性谈判：竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的项目。2.单一来源采购：单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。3.询价：询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购流程（一）采购计划申报1.采购需求部门根据学校教学、科研、管理等工作的需要，编制采购项目需求计划，并填写《厦门大学采购项目申报书》详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容。2.采购需求部门将《厦门大学采购项目申报书》报采购管理部门审核。3.采购管理部门对采购项目需求计划进行审核，审核通过后，将采购项目需求计划纳入学校年度采购计划。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式选择，组织编制采购文件。采购文件包括采购公告、采购邀请书、采购文件、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购方式、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。3.采购管理部门将编制好的采购文件报采购工作领导小组审定。4.采购工作领导小组审定通过采购文件后，采购管理部门按照采购文件的要求组织采购活动。（三）采购信息发布1.采购管理部门根据采购项目的采购方式和特点，选择合适的采购信息发布渠道，发布采购信息。采购信息发布渠道包括学校官网、中国政府采购网、福建省政府采购网等。2.采购信息应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购方式、采购文件获取时间和方式、投标截止时间和地点、开标时间和地点等内容，确保采购信息的公开透明。3.采购管理部门应及时更新采购信息，确保采购信息的时效性。（四）供应商资格审查1.采购管理部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况等。2.采购管理部门应建立供应商资格审查档案，记录供应商资格审查的过程和结果。3.经资格审查合格的供应商，采购管理部门将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件。（五）采购评审1.采购管理部门按照采购文件的要求，组织采购评审工作。采购评审工作由采购管理部门负责组织，采购需求部门、采购监督部门等相关人员参加。2.采购评审工作应按照评审标准和评审程序进行，确保评审过程的公平公正。评审标准应包括技术规格、数量、质量要求、价格、售后服务等内容。3.采购评审工作应采用综合评分法、最低价评标法等评审方法，确定成交供应商。4.采购管理部门应记录采购评审工作的过程和结果，形成采购评审报告。采购评审报告应包括采购项目的基本情况、评审标准、评审过程、评审结果等内容。（六）采购合同签订1.采购管理部门根据采购评审结果，向成交供应商发出成交通知书，并组织采购需求部门与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间和地点、付款方式、售后服务等内容确保采购合同的合法性、完整性和公正性。3.采购管理部门应将采购合同报采购监督部门备案。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。2.采购需求部门应制定采购项目验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。3.采购需求部门应按照采购项目验收方案的要求，组织验收工作。验收工作应形成验收报告，验收报告应包括采购项目的基本情况、验收标准、验收过程、验收结果等内容。4.采购需求部门将验收报告报采购管理部门备案。（八）采购资金支付1.采购管理部门根据采购合同的约定，审核采购需求部门提交的付款申请。付款申请应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间和地点、付款方式、验收情况等内容。2.采购管理部门审核通过付款申请后，将付款申请报学校财务部门审批。3.学校财务部门根据采购合同的约定和学校的财务制度，审批付款申请。审批通过后，学校财务部门按照付款方式向成交供应商支付采购资金。六、采购合同管理（一）合同签订采购管理部门应根据采购评审结果，组织采购需求部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间和地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同应加盖学校公章或合同专用章。（二）合同履行采购合同签订后，采购需求部门和成交供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购需求部门应及时向成交供应商提供必要的协助和配合，成交供应商应按照采购合同的约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。（三）合同变更采购合同履行过程中，如需变更合同内容，采购需求部门和成交供应商应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更的时间等内容。合同变更协议应加盖学校公章或合同专用章。（四）合同终止采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法履行时，采购合同终止。采购合同终止后，采购需求部门和成交供应商应按照采购合同的约定办理相关手续。（五）合同纠纷处理采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购需求部门和成交供应商应协商解决。协商不成的，可以按照采购合同的约定申请仲裁或向人民法院提起诉讼。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督部门应加强对采购活动的全程监督，确保采购