厦门医院采购管理制度

PAGE厦门医院采购管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范厦门医院采购管理工作，确保采购活动合法、合规、高效，保障医院医疗业务的正常开展，提高资金使用效益，保证采购物资和服务的质量，满足医院医疗、教学、科研等工作的需求。2.适用范围本制度适用于厦门医院各科室、部门涉及的各类物资采购、设备采购、服务采购等活动，包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资、基建工程、信息系统建设及运维服务等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、医疗卫生行业相关标准及政策要求。公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争、公正透明原则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与机会，不得偏袒任何一方。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保采购物资和服务符合医院实际需求和质量标准。监督制约原则：建立健全采购监督机制，加强对采购全过程的监督管理，防止腐败和不正当行为发生。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。职责：审议医院采购管理的重大政策、制度和流程。审定年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选择等。协调解决采购过程中的重大问题和争议。2.采购部门职责：贯彻执行国家法律法规和医院采购管理制度。负责编制采购预算和采购计划，经审核后组织实施。组织采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商、组织开标评标等。负责与供应商进行商务谈判，签订采购合同。建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。跟踪采购合同执行情况，协调处理合同履行过程中的问题。定期统计分析采购数据，为医院采购决策提供参考依据。3.需求部门职责：根据医院业务发展需要，提出物资和服务的采购需求。参与采购项目的技术规格制定、评标标准确定等工作。负责对采购物资和服务进行验收，反馈使用过程中的问题。配合采购部门进行供应商评价和管理。4.财务部门职责：参与采购预算的编制和审核，提供财务相关政策和规定的指导意见。负责采购资金的审核、支付和核算管理。对采购项目的成本效益进行分析和评估。监督采购资金的使用情况，防范财务风险。5.审计部门职责：对采购活动进行内部审计监督，检查采购制度的执行情况。审查采购项目的合规性、合法性和效益性，提出审计意见和建议。对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购预算与计划1.采购预算编制各需求部门应根据医院年度工作计划和业务发展需求，结合现有资产状况，于每年[具体时间]前提出下一年度采购预算申请，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购部门对各需求部门提交的采购预算申请进行汇总、审核，结合医院财务状况和资金安排情况，编制医院年度采购预算草案，报采购管理委员会审议。通过审议的年度采购预算经医院领导批准后下达执行。采购预算应严格控制，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整，需按规定程序报采购管理委员会审批。2.采购计划制定采购部门根据年度采购预算和实际工作进度，分季度制定采购计划，明确采购项目的具体实施时间、采购方式、采购数量等。采购计划应具有前瞻性和合理性，充分考虑物资和服务的供应周期、市场价格波动等因素，确保采购活动能够及时满足医院业务需求。在采购计划执行过程中，如遇政策调整、业务变化等原因需要变更采购计划时，采购部门应及时提出调整申请，经审批后进行调整。四、采购方式1.公开招标适用范围：达到国家规定的公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。招标程序：采购部门在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。对报名参加投标的供应商进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确定合格投标人名单。发售招标文件，向合格投标人提供详细的采购需求、技术规格、评标标准等文件资料。组织开标、评标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购部门根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。2.邀请招标适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式采购。招标程序：采购部门根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家供应商，向其发出投标邀请书。后续招标程序参照公开招标程序进行，但在资格预审环节可简化为对被邀请供应商的资格进行审查。邀请招标时，应确保邀请的供应商具有良好的信誉和较强的履约能力，能够提供满足医院需求的物资和服务。3.竞争性谈判适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购。谈判程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，并向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出谈判邀请书。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。组织供应商进行谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。4.单一来源采购适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购。采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采用单一来源采购方式的理由、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、拟采购的供应商等内容，报采购管理委员会审批。采购管理委员会对单一来源采购申请进行审核，如同意采用单一来源采购方式，应在申请表上签署意见并加盖公章。采购部门与拟采购的供应商进行协商，签订采购合同。合同签订前，应将合同草案报财务部门和审计部门审核，确保合同条款合法合规、公平合理。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价程序：采购部门成立询价小组，询价小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价通知书应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间及地点、报价要求等内容。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价供应商。五、采购合同管理1.合同签订采购项目确定中标人或成交供应商后，采购部门应在规定时间内与中标人或成交供应商签订采购合同。合同内容应符合招标文件、投标文件及谈判文件的要求，明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交财务部门和审计部门审核，确保合同条款合法合规、公平合理，避免潜在的法律风险和财务风险。审核通过后，由法定代表人或其授权代表签字并加盖医院公章。2.合同履行采购合同生效后，采购部门应跟踪合同履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。需求部门应按照合同约定做好验收准备工作，在收到供应商交付的物资或服务后及时组织验收。验收合格后，出具验收报告。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前应审核采购合同执行情况和验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续完备。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原采购合同的补充文件，具有同等法律效力。如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同，采购部门应及时通知供应商，并按照法律法规和合同约定办理相关手续。解除合同后，双方应按照约定承担相应的责任。4.合同纠纷处理在采购合同履行过程中，如双方发生纠纷，应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。在纠纷处理过程中，采购部门应及时收集相关证据资料，维护医院的合法权益。同时，应积极配合相关部门的工作，妥善解决纠纷。六、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商资格条件和准入流程。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的履约能力和售后服务能力等条件。采购部门负责收集供应商信息，对申请准入的供应商进行资格审查。审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证证书、业绩情况、信誉状况等。经资格审查合格的供应商，纳入医院供应商名录管理。采购部门应定期更新供应商名录，确保名录信息的准确性和完整性。2.供应商评价与考核建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评价和考核。评价与考核结果作为供应商后续合作的重要依据。采购部门应制定详细的供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方法进行评价。评价指标可包括产品质量合格率、交货及时率、价格优惠率、售后服务响应时间等。根据供应商评价与考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先合作、增加采购份额等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改，情节严重的取消其合作资格。3.供应商淘汰对于出现严重质量问题、交货期严重延误、售后服务不到位、违反法律法规或合同约定等情况的供应商，采购部门应及时启动供应商淘汰程序。在淘汰供应商前，采购部门应通知供应商，并说明淘汰原因。同时，应妥善处理与被淘汰供应商的后续事宜，如已签订合同的履行、库存物资的处理等。采购部门应将淘汰供应商的信息及时更新到供应商名录中，并向相关部门通报，防止再次与被淘汰供应商进行合作。七、采购监督与审计1.内部监督医院内部各相关部门应按照职责分工，对采购活动进行全过程监督。采购管理委员会负责对重大采购项目进行决策监督；采购部门负责对采购流程的执行情况进行监督；需求部门负责对采购物资和服务的使用情况进行监督；财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督；审计部门负责对采购活动进行专项审计监督。建立采购活动内部监督检查机制，定期或不定期对采购项目进行检查。检查内容包括采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金使用的合理性、供应商管理情况等。对检查中发现的问题，应及时督促整改，严肃追究相关责任人的责任。2.审计监督审计部门应定期对采购活动进行审计，审查采购项目的立项审批、预算编制、采购方式选择