公司内部政府采购制度

PAGE公司内部政府采购制度一、总则（一）目的为规范公司内部政府采购行为，加强对政府采购活动的管理和监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构使用财政性资金和自有资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家有关法律法规和政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，确保所有符合条件的供应商平等参与竞争，采购过程和结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、财务部门负责人、审计部门负责人及相关业务部门代表组成。2.职责审议公司年度政府采购预算和采购计划。研究决定重大采购项目的采购方式和采购结果。协调解决采购过程中的重大问题。监督采购制度的执行情况。（二）采购部门1.职责负责编制采购预算和采购计划。组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。负责供应商的选择、管理和评价。签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理和归档采购文件。（三）财务部门1.职责审核采购预算和采购计划。负责采购资金的支付和核算。对采购资金使用情况进行监督检查。（四）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，包括采购程序的合规性、采购合同的合法性等。检查采购资金的使用情况，防止浪费和违规支出。对采购过程中的违法违纪行为进行调查处理。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据本部门的业务需求和工作计划，在每年规定时间内编制下一年度的采购预算。2.采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并说明采购项目的必要性和预期效益。3.采购预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，避免虚报、漏报和高估预算。（二）采购计划制定1.采购部门根据各部门提交的采购预算，结合公司实际情况，制定年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。3.采购计划应根据市场变化和公司业务发展需要适时进行调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单。编制招标文件。发出投标邀请书。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请供应商名单。谈判。确定成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：提出单一来源采购申请。组织论证。确定单一来源供应商。签订采购合同，并在公司内部进行公示。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。询价。确定成交供应商。签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据业务需求向采购部门提出采购申请，采购申请应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、用途等内容。2.采购申请应经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购项目的必要性、预算金额的合理性、采购方式的合规性等。2.对于重大采购项目，采购部门应将采购申请提交采购管理委员会进行审议批准。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购部门组织实施采购活动。2.采购部门应根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购文件格式和采购流程。3.在采购过程中，采购部门应严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）开标评标1.对于采用招标、竞争性谈判等采购方式的项目，采购部门应组织开标评标活动。2.开标评标应按照相关法律法规和采购文件的规定进行，开标评标过程应全程记录。3.开标评标结束后应及时确定中标供应商或成交供应商。（五）合同签订1.采购部门应根据评标结果或谈判结果及时与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，并对采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容进行详细约定。3.采购合同签订后应及时报财务部门备案。（六）验收付款1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门进行验收。2.验收合格后，采购部门应填写验收报告，并提交财务部门办理付款手续。3.财务部门应按照采购合同的约定及时支付采购资金。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。2.供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。3.采购部门应定期对供应商进行评估和审核，对于不符合准入条件的供应商应及时淘汰。（二）供应商选择1.采购部门应根据采购项目的需求和特点，从合格供应商名单中选择合适的供应商参与采购活动。2.在选择供应商时，采购部门应综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，确保选择到最优供应商。（三）供应商评价1.采购部门应建立供应商评价制度，定期对供应商的表现进行评价。2.供应商评价内容应包括供应商的交货情况、产品质量、售后服务、价格水平等方面。3.根据供应商评价结果，采购部门应采取相应的措施，如增加或减少采购份额、暂停合作等。（四）供应商淘汰1.对于出现以下情况的供应商，采购部门应及时将其淘汰：提供虚假材料或信息的。产品质量不合格或出现重大质量问题的。交货期严重延误，影响公司正常生产经营的。售后服务不到位，给公司造成较大损失的。存在其他严重违法违规行为的。2.供应商淘汰后，采购部门应及时更新合格供应商名单，并通知相关部门停止与淘汰供应商的合作。七、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。2.采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容。3.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、交货时间、售后服务等要求，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，采购部门应组织相关人员进行审核。2.审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。3.对于审核中发现的问题，采购部门应及时进行修改完善。（三）采购文件存档1.采购活动结束后，采购部门应将采购文件进行整理归档。2.采购文件存档期限应按照国家有关规定执行，并确保采购文件的安全和完整。3.采购文件应便于查阅和使用，以备后续审计、监督等需要。八、监督检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的安全和合理使用。3.采购管理委员会应定期对采购制度的执行情况进行检查，及时发现和解决存在的问题。（二）外部监督1.公司应主动接受财政、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门做好工作。2.对于外部监督检查中发现的问题，公司应及时整改，并将整改情况报告相关部门。九、违规处理（一）违规行为界定1.采购当事人在采购活动中存在下列行为之一的，属于违规行为：违反采购程序，擅自改变采购方式的。与供应商串通，谋取不正当利益的。接受供应商贿赂或其他不正当利益的。泄露采购