全面推行新型采购人制度

PAGE全面推行新型采购人制度一、总则（一）目的为了适应新时代经济社会发展要求，进一步规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，加强廉政建设，特制定本新型采购人制度实施方案。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，保证公平竞争，公正选择。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最低化，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织架构与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购活动进行监督和指导。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。负责具体采购项目的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商资格审查等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核等工作，对采购成本进行核算和控制。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据业务发展需要，提前向采购部门提交采购需求申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、交货时间等信息。2.采购部门对需求申请进行汇总和分析，结合库存情况、市场供应情况等，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的优先级、采购方式、时间安排等。（二）供应商选择与管理1.供应商征集：采购部门通过多种渠道广泛征集供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，对供应商的基本情况、资质证书、业绩表现、产品质量、价格水平、售后服务等进行记录和管理。2.供应商资格审查：根据采购项目的要求，对征集到的供应商进行资格审查。审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等相关资质文件。对于重要采购项目，还可进行实地考察。3.供应商评估与选择：采购部门定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、诚信等方面。根据评估结果，建立供应商分级管理体系，选择优质供应商参与采购项目竞争。在选择供应商时，应采用综合评分法或最低价评标法等科学合理的方法，确保选择到最合适的供应商。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和需求，编制采购文件，包括招标文件、询价文件、竞争性谈判文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。2.在编制采购文件过程中，应充分征求需求部门、技术专家等相关人员的意见，对采购文件进行审核和修订，避免出现模糊不清、歧义或不合理的条款。（四）采购实施1.发布采购信息：根据采购项目的性质和规模，选择合适的采购信息发布渠道，如公司官网、政府采购网、招标代理机构网站等，向潜在供应商发布采购公告或邀请书。采购信息应包括采购项目的基本情况、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.接收投标文件：按照采购文件规定的时间和地点，接收供应商提交的投标文件。对投标文件进行登记和初步审查，检查投标文件的完整性、密封性、签字盖章等情况。对于不符合要求的投标文件，应及时通知供应商进行补充或修正。3.开标、评标与定标：组织开标会议，公开开标，宣读供应商的投标报价、技术方案等内容。按照采购文件规定的评标标准和方法，组建评标委员会，对投标文件进行评审。评标委员会应客观、公正地对各供应商的投标文件进行评价，推荐中标候选人或确定中标供应商。采购决策机构根据评标委员会的推荐意见，进行最终定标。（五）采购合同签订与执行1.合同签订：采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，应进行合法性审查，确保合同符合法律法规和公司/组织的相关规定。2.合同执行：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门应配合采购部门做好验收工作，对采购货物或服务进行检验和评估，如发现问题应及时与供应商协商解决。财务部门按照采购合同的约定，及时支付货款。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物或服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、性能等方面，确保采购项目符合采购文件和合同要求。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收结果等内容。对于验收不合格的采购项目，应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格为止。（七）采购档案管理1采购部门负责建立采购档案，对采购活动全过程的文件资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购计划、采购文件（含招标文件、投标文件、评标报告等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司/组织的相关规定执行。采购档案的查阅和借阅应履行严格的审批手续，确保档案资料的安全和完整。四、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，保证采购的公平性和公正性，获得最优的采购价格和质量。（二）邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价时应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。（五）单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，对采购过程中可能面临的风险进行全面识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。定期对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，对高风险事项进行重点监控和管理。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理制定采购预算和采购计划。与供应商建立长期稳定的合作关系，争取有利的采购价格和条款。2.供应商风险应对：严格供应商资格审查和评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商。加强对供应商的日常管理和监督，定期对供应商进行考核评价，及时淘汰不合格供应商。要求供应商提供必要的担保或保证金，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强对采购货物或服务的检验和验收工作。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对出现质量问题的供应商依法追究责任。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格合同签订流程，确保合同条款合法合规、明确清晰。对合同执行情况进行跟踪和监控，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。建立合同纠纷处理机制，依法维护公司/组织的合法权益。5.法律风险应对：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识和合规意识。在采购活动中，严格遵守法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，可聘请法律顾问提供专业法律意见，防范法律风险。六、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.公司/组织内部设立举报信箱和举报电话，鼓励员工对采购活动中的违规行为进行举报。对举报事项进行认真调查核实，依法依规处理相关责任人。（二）外部监督积极接受政府采购监管部门、行业协会等外部机构的监督检查，及时整改存在的问题，不断提高采购管理水平。（三）考核评价建立采购工作考核评价机制，对采购部门和采购人员的工作业绩、工作质量、廉洁自律等方面进行考核评价。考核评价结果与绩效奖金、晋升晋级等挂钩，激励采购人员积极履行职责，提高采购工作效率和质量。七、培训与发展（一）采购人员培训定期组织采购人员参加业务培训，培训内容包括采购法律法规、采购流程、采购