保险协会采购询价制度

PAGE保险协会采购询价制度一、总则（一）目的为规范保险协会采购询价行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于保险协会及所属各部门、分支机构的各类物资采购、服务采购等询价活动。（三）基本原则1.公开透明原则采购询价活动应公开进行，确保采购信息、采购程序、采购结果等公开透明，接受社会监督。2.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，让符合条件的供应商能够平等参与采购询价，保证采购结果的公正性。3.公正原则采购询价过程中应严格按照规定的程序和标准进行，公正对待所有供应商，不偏袒任何一方。4.诚实信用原则采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购询价组织与职责（一）采购询价领导小组1.组成由协会会长担任组长，副会长担任副组长，各部门负责人为成员。2.职责审议采购询价制度、采购计划等重要事项。对采购询价过程中的重大问题进行决策。监督采购询价活动的执行情况。（二）采购询价工作小组1.组成由办公室牵头，相关部门人员参与。2.职责负责采购询价活动的具体组织实施。制定采购询价文件，明确采购需求、技术规格、报价要求等。发布采购询价信息，邀请供应商参与询价。收集、整理供应商报价，进行初步评审。组织谈判、协商等工作，确定成交供应商。起草采购合同，办理采购合同签订等手续。（三）采购询价监督小组1.组成由协会纪检部门人员组成。2.职责对采购询价活动进行全程监督，确保采购活动合法合规。受理供应商的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购询价流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、用途等。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。（二）采购计划制定1.采购询价工作小组根据采购申请，结合协会实际情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购预算等内容。（三）采购询价文件编制1.采购询价工作小组根据采购计划，编制采购询价文件。2.采购询价文件应包括以下内容：采购项目概述，包括采购项目的背景、目的、范围等。采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、技术参数、质量标准等。报价要求，规定报价的格式、内容、有效期等。评审标准，制定评审的方法、标准和程序。采购合同条款，明确采购双方的权利和义务。其他相关要求，如供应商资质条件、售后服务要求等。（四）采购询价信息发布1.采购询价工作小组通过协会官网、行业媒体、采购平台等渠道发布采购询价信息。2.采购询价信息应包括采购项目名称、采购内容、采购要求、报价截止时间、联系方式等内容。（五）供应商报名与资格审查1.供应商在规定时间内报名，提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或统一社会信用代码营业执照）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关资料。2.采购询价工作小组对供应商提交的资料进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。（六）采购询价文件发放1.采购询价工作小组向通过资格审查的供应商发放采购询价文件。2.供应商应在规定时间内签收采购询价文件，并确认收到的文件内容完整、无缺失。（七）供应商报价1.供应商按照采购询价文件的要求，编制报价文件，在规定时间内提交报价。2.报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。（八）报价文件收集与整理1.采购询价工作小组在报价截止时间后，收集供应商的报价文件。2.对报价文件进行整理，核对报价内容的完整性、准确性，对不符合要求的报价文件予以退回。（九）初步评审1.采购询价工作小组根据评审标准，对供应商的报价文件进行初步评审。2.初步评审的内容包括报价的有效性、完整性、合理性，技术规格偏离情况，商务条款偏离情况等。3.对初步评审合格的供应商，确定进入详细评审环节。（十）详细评审1.采购询价工作小组对进入详细评审环节的供应商进行详细评审。详细评审可以采用综合评分法、最低价法等方法进行。2.综合评分法应根据采购项目的特点，确定评审因素及权重，对供应商的报价、技术方案、售后服务等方面进行综合评分，得分最高者为成交供应商。3.最低价法以满足采购需求且报价最低的供应商为成交供应商。（十一）谈判与协商1.根据详细评审结果，采购询价工作小组与排名靠前的供应商进行谈判与协商。2.谈判与协商的内容包括价格、技术方案、售后服务等方面，争取达成最优的采购结果。（十二）成交供应商确定1.采购询价工作小组根据谈判与协商结果，确定成交供应商，并将成交结果通知所有参与询价的供应商。2.成交供应商应在规定时间内与协会签订采购合同。（十三）采购合同签订与履行1.采购询价工作小组起草采购合同，经协会法律顾问审核后，提交协会领导审批。2.协会与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.采购部门负责采购合同的履行，跟踪采购物资或服务的到货情况、质量情况等，确保合同顺利执行。（十四）采购验收1.采购物资或服务到货后，采购部门组织相关部门进行验收。2.验收内容包括物资或服务的规格、型号、数量、质量等是否符合采购合同要求。3.验收合格后，采购部门填写《采购验收报告》，办理相关手续。四、采购询价文件编制规范（一）采购需求明确1.采购询价文件应详细描述采购物资或服务的名称、规格、型号、技术参数、质量标准等，确保供应商能够准确理解采购需求。2.对于技术复杂的采购项目，应提供技术方案、图纸、样品等相关资料，作为采购需求的补充说明。（二）报价要求清晰1.明确报价的格式，如报价表的填写要求、报价单位、报价币种等。2.规定报价的内容，包括物资或服务的单价、总价、运费、税费等各项费用。3.说明报价的有效期，确保供应商在报价有效期内的报价具有约束力。（三）评审标准合理1.根据采购项目的特点，制定科学合理的评审标准。评审标准应包括价格、技术、商务、售后服务等方面，确保能够全面、客观地评价供应商的综合实力。2.明确各项评审因素的权重，使评审结果更加公平公正。（四）合同条款完备1.采购询价文件中的合同条款应明确采购双方的权利和义务，包括物资或服务的交付时间、地点、方式，质量验收标准，付款方式，违约责任等。2.合同条款应符合相关法律法规的要求，避免出现违法违规或不合理的条款。五、供应商管理规范（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质条件、信誉要求、业绩要求等。2.对申请准入的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况、信用记录等。3.经资格审查合格的供应商，纳入协会供应商名录。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。2.评价与考核可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。3.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息管理系统，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩情况、评价与考核结果等。2.及时更新供应商信息，确保信息的准确性和完整性。3.对供应商信息进行保密管理，防止信息泄露。六、采购询价监督与投诉处理（一）采购询价监督1.采购询价监督小组对采购询价活动进行全程监督，确保采购活动合法合规。2.监督内容包括采购申请的审批、采购询价文件的编制与发放、供应商报名与资格审查、报价文件的收集与评审、谈判与协商、成交供应商确定等环节。3.监督小组应定期对采购询价活动进行检查，发现问题及时督促整改。（二）投诉处理1.建立投诉处理机制，受理供应商的投诉举报。2.供应商