供销社政府采购内控制度

PAGE供销社政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强供销社政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规以及行业标准，结合供销社实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于供销社机关及所属各单位使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，维护市场竞争的公平性。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等法律法规规定的情形外，政府采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益的最大化，节约财政资金。5.制衡性原则：建立健全采购活动中的决策、执行、监督相互制约的机制，防止权力滥用和腐败行为的发生。二、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应根据本单位事业发展规划和工作实际需要，按照财政部门规定的时间和要求，编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、采购金额、资金来源等内容，并确保预算的准确性和完整性。3.采购需求部门在编制预算时，应充分考虑市场价格波动因素，合理确定采购预算金额，避免因预算不足或过高影响采购活动的顺利进行。（二）预算执行1.采购预算一经批复，必须严格执行。各采购需求部门不得擅自调整预算。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定的程序报经财政部门批准。2.在采购预算执行过程中，采购部门应严格按照预算安排组织采购活动，不得超预算采购。对于因政策调整、市场变化等原因导致预算执行困难的，应及时与财政部门沟通协调，采取相应的解决措施。（三）预算监督1.财务部门应加强对政府采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的预算执行进度、资金使用情况等进行分析和评价，及时发现和纠正预算执行过程中存在的问题。2.审计部门应对政府采购预算执行情况进行审计监督，重点审查采购项目是否按照预算规定执行，资金使用是否合规，有无超预算、无预算采购等问题。对于审计发现的问题，应依法依规进行处理，并督促相关部门进行整改。三、采购组织与实施（一）采购计划制定1.采购需求部门应根据批准的采购预算和实际工作需要，制定详细的采购计划。采购计划应包括采购项目的名称、采购内容、采购方式、采购时间安排、采购流程等内容。2.采购计划应明确采购项目的技术规格、质量标准、售后服务要求等，确保采购的货物、工程和服务符合实际需求。3.在制定采购计划时，采购需求部门应充分考虑采购项目的特点和市场供应情况，合理选择采购方式，确保采购活动的顺利进行。（二）采购方式选择1.供销社应根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，按照法律法规规定的采购方式进行采购。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按照规定的程序报经财政部门批准。3.在选择采购方式时，采购部门应严格按照法律法规规定的条件和程序进行操作，确保采购方式的合法性和合理性。同时，应充分考虑采购项目的特点和实际需求，选择最适合的采购方式，提高采购效率和效益。（三）采购流程1.采购申请：采购需求部门根据采购计划，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、技术要求、售后服务要求等内容，并报本部门负责人审核。2.部门审核：采购需求部门负责人对采购申请进行审核，重点审核采购项目的必要性、合理性、预算金额的准确性等内容。审核通过后，报分管领导审批。3.领导审批：分管领导对采购申请进行审批，签署审批意见。对于重大采购项目，应报经供销社主要领导审批。4.采购实施：采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织采购活动。在采购过程中，应严格按照采购程序进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。5.合同签订：采购项目确定中标（成交）供应商后，采购部门应及时与中标（成交）供应商签订政府采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。6.验收付款：采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，按照合同约定支付采购款项。财务部门应严格审核采购项目的验收报告和发票等凭证，确保付款的准确性和合规性。四、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、采购程序、评标（谈判、询价）标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.在编制采购文件时，采购部门应充分征求采购需求部门、专家等相关人员的意见，确保采购文件符合实际需求和法律法规要求。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应报采购部门负责人审核。采购部门负责人应重点审核采购文件的内容是否完整、准确，采购程序是否合规，评标（谈判、询价）标准是否合理等内容。2.对于重大采购项目的采购文件，应组织相关专家进行论证和审核。专家应从专业技术、法律法规等方面对采购文件进行审查，提出修改意见和建议。（三）采购文件保存1.采购部门应妥善保存采购文件，建立采购文件档案管理制度。采购文件档案应包括采购项目的采购申请、采购计划、采购文件、评标（谈判、询价）报告、采购合同、验收报告等资料。2.采购文件档案应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，便于查阅和管理。采购文件的保存期限应按照法律法规规定执行，一般不少于十五年。五、采购评审管理（一）评审专家管理1.建立供销社政府采购评审专家库，评审专家应从财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。对于特殊采购项目，经财政部门批准，可以自行选定评审专家。2.评审专家应具备相应的专业知识和技能，熟悉政府采购法律法规和政策规定，具有良好的职业道德和敬业精神。3.采购部门应加强对评审专家的管理，建立评审专家评价机制。对于评审专家在评审过程中存在的违规行为，应及时向财政部门报告，并按照规定进行处理。（二）评审过程管理1.采购部门应按照规定的程序组织评审活动，确保评审过程的公平、公正、公开。评审活动应在规定的时间和地点进行，评审过程应全程录音录像。2.评审专家应严格按照采购文件规定的评标（谈判）标准进行评审，独立发表评审意见，不得与供应商进行私下接触，不得收受供应商的财物或其他利益。3.在评审过程中，如发现供应商存在违规行为或采购文件存在歧义等问题，评审专家应及时提出处理意见和建议。采购部门应根据评审专家的意见和建议，及时进行处理和调整。（三）评审结果公示1.采购项目评审结束后，采购部门应及时将评审结果进行公示。公示内容应包括采购项目的名称、采购方式、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、评审专家名单等信息。2.公示期不得少于三个工作日。在公示期内，如供应商对评审结果有异议的，可以向采购部门提出质疑。采购部门应及时对供应商的质疑进行答复和处理。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购部门应及时与中标（成交）供应商签订政府采购合同。合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.合同签订前，采购部门应认真审核合同条款，确保合同条款符合法律法规规定和采购文件要求。合同条款应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本送采购需求部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购需求部门和中标（成交）供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应及时向中标（成交）供应商提供必要的协助和支持，确保采购项目顺利实施。2.中标（成交）供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。同时，应按照合同约定提供售后服务，确保采购项目的正常使用。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、验收情况等内容。验收报告作为支付采购款项的依据之一。3.如验收不合格，采购需求部门应及时与中标（成交）供应商协商解决。中标（成交）供应商应按照合同约定承担相应的违约责任，采取有效措施进行整改，直至验收合格。七、采购监督与检查（一）内部监督1.供销社应建立健全政府采购内部监督机制，加强对政府采购活动的全过程监督。内部监督部门应定期对政府采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、评审过程是否公正、合同签订和履行是否符合约定等内容。2.采购需求部门、采购部门、财务部门等相关部门应各司其职，相互配合，共同做好政府采购内部监督工作。采购需求部门应加强对采购项目的需求管理，确保采购项目符合实际需要；采购部门应严格按照采购程序组织采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正；财务部门应加强对采购资金的管理，确保资金使用合规、安全。3.对于内部监督检查中发现的问题，应及时进行整改。整改情况应作为内部监督检查的重要内容进行跟踪和复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.供销社应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门做好政府采购监督工作。对于财政、审计、监察等部门提出的意见和建议，应认真落实，及时整改。2.政府采购信息应按照规定及时向社会公开，接受社会监督。社会公众对政府采购活动存在疑问或异议的，可以向供销社提出询问或投诉。供销社应及时进行答复和处理，并将处理结果向社会公开。八、责任追究（一）违规行为界定1.在政府采购活动中，凡违反国家法律法规和本制度规定的行为，均属于违规行为。违规行为包括但不限于采购程序违规、采购文件编制不规范、评审过程不公正、合同签订和履行不符合约定、采购资金使用违规等。2.对于违规行为的界定，应依据相关法律法规和事实证据进行认定。在认定违规行为时，应充分听取当事人的陈述和申辩意见，确保认定结果客观、公正。（二）责任追究方式1.对于在政府采购活动中存在违规行为的单位和个人，应依法依规追究相应的责任。责任追究方式包括但不限于警告、罚款、没收违法所得、暂停或取消采购资格、行政处分、法律追究等。2.对于因违规行为给供销社造成经济损失的，应依法要求相关责任单位和个人承担赔偿责任。同时，应采取有效措施挽回经济损失，避免损失扩大。（三）责任追究程序1.发现政府采购活动中存在违规行为后，内部监督部门应及时进行调查核实。调