供应商与采购管理制度

PAGE供应商与采购管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司供应商管理与采购流程，确保采购活动的合法性、合规性、经济性和有效性，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高公司整体运营效率和经济效益，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及供应商选择、评估、采购活动以及相关合同管理等工作的部门和人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保采购活动合法合规。公平公正原则：在供应商选择和采购决策过程中，遵循公平公正的原则，不偏袒任何一方。经济性原则：在保证产品质量和服务水平的前提下，追求采购成本的最小化，实现经济效益最大化。诚实守信原则：与供应商建立诚实守信的合作关系，维护双方的商业信誉。二、供应商管理1.供应商开发与选择供应商信息收集采购部门应通过多种渠道广泛收集潜在供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐、展会交流等。收集的信息应涵盖供应商的基本情况（如公司名称、地址、联系方式、经营范围等）、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等方面。供应商初步筛选根据收集到的供应商信息，采购部门对潜在供应商进行初步筛选，排除明显不符合要求的供应商。初步筛选的标准可包括供应商的生产资质、产品认证、经营状况、市场口碑等。供应商实地考察对于经过初步筛选的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、设备状况、人员素质等。实地考察结束后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》，对供应商的综合情况进行评估，并提出是否适合成为公司供应商的建议。供应商评估与审批采购部门根据实地考察报告以及其他相关资料，对供应商进行全面评估。评估指标可包括质量控制能力、价格竞争力、交货期保障能力、售后服务水平、技术研发能力等。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为优秀和良好的供应商，采购部门应提交《供应商评估报告》，报公司管理层审批。经审批通过的供应商纳入公司合格供应商名录。2.供应商分类管理A类供应商：指在质量、价格、交货期、售后服务等方面表现卓越，与公司合作紧密，对公司生产经营活动具有重要影响的供应商。B类供应商：指产品质量和服务水平较好，能够满足公司基本需求，但在某些方面存在一定改进空间的供应商。C类供应商：指产品质量和服务水平一般，需要进一步加强管理和监督的供应商。采购部门应根据供应商的评估结果和合作情况，定期对供应商进行分类调整，并将调整结果通知相关部门。3.供应商日常管理供应商沟通与协调采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、交货期执行情况等信息。对于供应商提出的问题和需求，采购部门应及时协调相关部门予以解决，确保双方合作的顺利进行。供应商绩效评估采购部门应定期对供应商的绩效进行评估，评估周期可根据实际情况设定为季度或年度。绩效评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购部门应根据绩效评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商提出改进要求，并视情况采取相应的处罚措施。供应商关系维护采购部门应注重维护与供应商的良好合作关系，定期组织供应商交流活动，增进双方的了解和信任。对于长期合作的供应商，采购部门可根据公司实际情况，与供应商协商签订战略合作协议，明确双方的权利和义务，共同推动双方业务的发展。三、采购流程管理1.采购需求确定使用部门提出需求各使用部门根据公司生产经营计划和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期等信息。《采购申请表》应经使用部门负责人审核签字后提交给采购部门。采购部门审核需求采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、准确性等方面。对于不符合要求的采购需求或者不合理的采购申请，采购部门应与使用部门沟通协商，提出修改意见或不予批准。2.采购计划制定采购部门根据审核通过的《采购申请表》，结合公司库存情况、生产进度安排以及供应商供货能力等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、交货期、采购方式等内容，并报采购部门负责人审批。3.采购方式选择招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争较为充分的采购项目，应采用招标采购方式。采购部门应按照国家相关法律法规和公司内部招标管理制度的要求，组织招标活动，选择最优供应商。询价采购：对于金额较小、市场供应较为充足、价格相对透明的采购项目，可采用询价采购方式。采购部门应向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价和其他条件，选择合适的供应商。竞争性谈判采购：对于一些特殊采购项目，如技术含量较高、规格复杂、市场竞争不充分等情况，可采用竞争性谈判采购方式。采购部门应组织相关部门与供应商进行谈判，通过多轮报价和协商，确定最终采购方案。单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。4.采购合同签订采购部门根据采购方式确定中标或成交供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交给公司法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。经法务部门审核通过的合同，报公司管理层审批后签订。5.采购订单下达采购部门根据签订的采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质按量交货。6.采购验收物资到货前，采购部门应通知质量检验部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。物资到货后，质量检验部门应按照合同约定的质量标准对物资进行检验。检验合格的物资，由使用部门办理入库手续；检验不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别与评估，包括但不限于市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。对于识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解市场价格波动情况，合理安排采购计划，采用套期保值等金融工具规避价格风险。质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格按照合同约定的质量标准进行验收，增加检验频次和检验项目，确保采购物资的质量符合要求。供应商风险应对：建立供应商评估和淘汰机制，加强对供应商的日常管理和监督，定期对供应商进行绩效评估，及时发现和解决供应商存在的问题。合同风险应对：加强合同管理，严格按照合同签订流程进行操作，确保合同的合法性和有效性。在合同执行过程中，密切跟踪合同履行情况，及时处理合同变更、违约等问题。资金风险应对：合理安排采购资金，优化付款方式，确保资金的安全和合理使用。加强与财务部门的沟通协调，及时掌握公司资金状况，避免因资金问题影响采购活动的正常进行。五、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对供应商管理与采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、供应商管理情况等。对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门自查采购部门应定期对自身工作进行自查，检查采购活动是否符合本制度的规定，采购流程是否规范，采购合同是否有效执行等。对于自查中发现的问题和不足，采购部门应及时进行整改，并将整改情况