佳兆业招标采购制度

PAGE佳兆业招标采购制度总则1.目的本制度旨在规范佳兆业集团及下属各公司（以下统称“集团”）的招标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，实现集团利益最大化。2.适用范围本制度适用于集团及下属各公司在工程建设、物资采购、服务采购等领域的招标采购活动。包括但不限于建筑工程、装修工程、设备采购、原材料采购、咨询服务、物业管理等。3.基本原则合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，保证所有潜在供应商享有平等的机会。公开透明原则：招标采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受各方监督，确保透明度。择优选择原则：综合考虑供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等因素，选择最优的供应商，以满足集团业务需求。成本效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。职责分工1.招标采购决策机构集团采购决策委员会：负责审议集团重大招标采购项目的战略规划、政策制定、重大决策等事项。由集团高层管理人员、相关职能部门负责人等组成，对集团招标采购工作进行宏观指导和决策。各公司采购决策小组：负责本公司招标采购项目的具体决策，包括项目预算审批、采购方式确定、供应商选择等。成员由公司管理层、相关部门负责人等组成，确保采购决策符合公司实际情况和利益。2.招标采购执行部门集团采购管理中心：作为集团招标采购的归口管理部门，负责制定和完善招标采购管理制度、流程，组织实施集团层面的招标采购活动，对各公司招标采购工作进行指导、监督和考核。各公司采购部门：负责本公司招标采购项目的具体执行工作，包括编制采购计划、组织招标采购活动、签订采购合同、协调供应商供货等。3.其他相关部门需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商资格预审、评标等工作，对采购产品或服务的质量、性能等负责。法务部门：负责审核招标采购合同等法律文件，提供法律咨询和法律支持，确保采购活动的合法性和合规性，防范法律风险。审计部门：对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等，提出审计意见和建议，防范舞弊行为。招标采购流程1.采购计划编制需求分析：需求部门根据业务发展需要，对所需采购的产品或服务进行详细的需求分析，明确采购的规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容。预算编制：需求部门结合需求分析结果，编制采购预算，明确采购项目的资金来源和金额上限。采购预算应合理、准确，经本部门负责人审核后报财务部门和采购决策机构审批。采购计划制定：采购部门根据审批后的采购预算和需求计划，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并按照规定的流程进行审批。2.供应商管理供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查、评估和筛选，选择符合要求的供应商进行开发和合作。供应商资格预审：对于拟参与招标采购项目的供应商，采购部门组织相关部门对其资质、信誉、业绩、生产能力、产品质量等进行资格预审。只有通过资格预审的供应商才能参与后续的招标采购活动。供应商评价与考核：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核，建立供应商评价档案。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不合格的供应商进行警告、淘汰等处理。3.招标采购方式选择公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开媒体发布招标公告，邀请所有潜在供应商参与投标。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门向预先选择的若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择成交供应商。4.招标文件编制招标文件内容：根据采购项目的特点和需求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。招标文件审核：招标文件编制完成后，由采购部门组织相关部门进行审核。审核内容包括招标文件的合法性、完整性、准确性、公正性等。审核通过后的招标文件报采购决策机构审批。5.招标公告发布（或投标邀请书发出）公开招标公告发布：对于公开招标项目，采购部门在指定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括招标项目的名称、内容、规模、资金来源、投标资格要求、投标文件递交截止时间、开标时间及地点等内容。邀请招标投标邀请书发出：对于邀请招标项目，采购部门向预先选择的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括招标项目的名称、内容、规模、资金来源、投标资格要求、投标文件递交截止时间、开标时间及地点等内容，并明确邀请的供应商名单。6.投标文件接收与开标投标文件接收：采购部门在规定的时间和地点接收投标人递交的投标文件。对投标文件进行登记，并检查投标文件的密封情况、完整性等。开标：在招标文件规定的开标时间和地点，由采购部门组织开标会议。开标会议应邀请所有投标人参加，当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等，并对开标过程进行记录。7.评标评标委员会组建：根据项目特点和要求，组建评标委员会。评标委员会由采购部门、需求部门、技术专家、经济专家等组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标标准制定：评标委员会根据采购项目的需求和特点，制定评标标准。评标标准应包括价格、技术、商务、服务等方面的内容，并明确各项评审因素的权重和分值。评标过程：评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况。8.中标通知与合同签订中标通知：采购部门根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。同时，将中标结果通知所有未中标的投标人。合同签订：中标人应在规定的时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购产品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。合同签订后，报法务部门审核备案。合同管理1.合同签订采购合同应按照招标采购结果签订，合同条款应与招标文件和投标文件的实质性内容一致。合同签订前，采购部门应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同的合法性、完整性、准确性和可操作性。合同签订过程中，应严格按照公司合同管理制度的规定，履行审批手续。合同签订后，应及时将合同副本分送需求部门、财务部门、法务部门等相关部门存档。2.合同履行采购部门负责跟踪合同履行情况，协调供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供产品或服务。需求部门应配合采购部门做好合同履行过程中的验收等工作。在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并按照公司合同管理制度的规定办理相关手续。3.合同付款财务部门根据合同约定和采购部门提交的付款申请，审核付款条件和金额，办理付款手续。付款申请应附合同副本、验收报告、发票等相关资料。对于重大采购项目的付款，应实行集体决策和审批制度，确保付款安全。监督与考核1.内部监督审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。法务部门对招标采购合同等法律文件进行审核，提供法律咨询和法律支持，确保采购活动的合法性和合规性，防范法律风险。采购部门应定期对本部门的招标采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，应接受其他部门的监督和检查，积极配合相关部门的工作。2.外部监督主动接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，及时了解和掌握国家法律法规和政策的变化，确保招标采购活动符合要求。对于涉及公众利益的招标采购项目，应通过适当方式向社会公开采购信息，接受社会公众的监督。3.考核评价建立招标采购工作考核评价制度，对