伊利集团采购制度

PAGE伊利集团采购制度一、总则（一）目的为了规范伊利集团的采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营的顺利进行，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于伊利集团总部及各下属子公司、分公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司内部和外部的监督，确保采购过程透明。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，共同维护市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构伊利集团设立采购决策委员会，负责重大采购项目的决策和审批。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方案。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购部，作为采购活动的执行部门，负责具体采购业务的实施。采购部的职责如下：1.制定采购计划和预算，并组织实施。2.寻找、筛选、评估和选择合格的供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。5.负责采购物资的验收、入库、付款等工作。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算、付款申请等，监督采购资金的使用情况。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保采购物资符合质量要求。4.法务部门：负责审查采购合同，提供法律咨询和支持，确保采购合同合法合规。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据生产经营计划和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交给采购部。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字，对于重大采购项目，还需经相关领导审批。（二）采购计划制定1.采购部收到采购申请表后，进行汇总和分析，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：采购部对潜在供应商进行初步筛选，主要考察供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面，确定入围供应商名单。3.供应商评估：采购部组织相关部门对入围供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》，评估内容包括供应商的基本情况、生产经营状况、质量管理体系、售后服务等方面。4.供应商选择：采购部根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。5.供应商管理：采购部建立供应商档案，对供应商的供货情况、质量表现、价格变动等进行跟踪和记录，定期对供应商进行评价和考核，对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部与选定的供应商就采购物资或服务的价格、质量、交货期、付款方式等条款进行谈判，达成一致意见后，签订《采购合同》。2.合同审核：采购合同签订前，应提交给法务部门进行审核，确保合同条款合法合规。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由采购部与供应商签订，并加盖双方公章。（五）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部根据合同条款下达《采购订单》，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单应经采购部负责人审核签字，并发送给供应商。（六）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，质量部门按照相关标准和合同要求进行检验，填写《检验报告》。3.需求部门根据检验结果进行验收，如验收合格，填写《验收单》；如验收不合格，应及时通知采购部与供应商协商解决。（七）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部应及时整理相关资料，填写《付款申请表》，提交给财务部门审核。2.财务部门根据合同条款和公司财务制度，对付款申请进行审核，审核通过后，办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：采购部发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件。采购部组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购部与中标供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、时间紧迫的采购项目，或招标采购未能满足需求的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部发布谈判公告，邀请潜在供应商参与谈判。供应商报名并提交谈判文件。采购部组织谈判，与供应商进行商务和技术谈判。采购部根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价函，要求供应商报价。供应商在规定时间内回复报价。采购部对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因和理由，并提交给采购决策委员会审批。采购决策委员会审批通过后，采购部与单一供应商进行谈判，签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，采购部制定相应的风险应对措施，并报采购决策委员会备案。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购计划，采取套期保值等措施降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，定期对供应商进行评价和考核，建立供应商淘汰机制，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格采购物资验收标准，加强质量检验和监督，要求供应商提供质量保证承诺，对质量不合格的物资及时进行处理。4.合同风险应对：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规，明确双方权利和义务，及时跟踪合同执行情况，防范合同纠纷。5.法律风险应对：加强法律法规学习，提高法律意识，在采购过程中严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规，必要时咨询法务部门意见。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和检查，确保采购活动规范、透明。2.定期对采购工作进行内部审计，检查采购计划执行情况、采购合同签订与执行情况、采购资金使用情况等，