企业采购询价制度

PAGE企业采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的询价采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督，确保采购过程透明。4.效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接收申请：采购部门收到经批准的《采购申请表》后，指定专人负责该采购项目的询价工作。2.组建询价小组：根据采购项目的特点和要求，由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成询价小组。询价小组人数一般不少于三人，成员应具备相应的专业知识和经验。3.制定询价文件：询价小组根据采购项目的需求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务等内容，作为供应商报价的依据。（三）选择询价对象1.供应商信息收集：采购人员通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括供应商目录、行业网站、供应商推荐、实地考察等方式，建立供应商信息库。2.筛选询价供应商：根据采购项目的要求和供应商信息库，询价小组对潜在供应商进行筛选，选择符合条件的供应商作为询价对象。选择的供应商应具备良好的信誉、生产能力、质量保证能力和价格竞争力。3.确定询价供应商名单：询价小组确定询价供应商名单后，报采购部门负责人批准。（四）发出询价文件1.向询价供应商发送询价文件：采购人员通过邮件、传真、电话等方式向确定的询价供应商发送询价文件，并告知其报价截止时间和方式。2.确认供应商收到询价文件：采购人员在发送询价文件后，及时与供应商确认是否收到询价文件，确保供应商清楚了解采购项目的要求和报价要求。（五）供应商报价1.供应商准备报价文件：供应商收到询价文件后，按照询价文件的要求，准备报价文件。报价文件应包括报价单、技术方案、质量保证措施、售后服务承诺等内容。2.供应商提交报价文件：供应商在报价截止时间前，将报价文件以规定的方式提交给采购部门。采购人员收到报价文件后，应及时进行登记和整理。（六）询价评审1.初步评审：询价小组对供应商的报价文件进行初步评审，审查报价文件的完整性、符合性和有效性。主要审查内容包括报价是否齐全、是否符合询价文件的要求、技术方案是否可行、质量保证措施是否可靠、售后服务承诺是否满足要求等。2.详细评审：对通过初步评审的供应商报价文件进行详细评审。详细评审主要从价格、质量、交货期、售后服务等方面进行综合评价，选择最优的供应商。价格评审：比较各供应商的报价，分析价格的合理性。在价格评审时，应综合考虑产品的质量、性能、售后服务等因素，不能单纯以价格最低为选择标准。质量评审：根据询价文件的质量要求，审查供应商提供的产品质量标准、质量保证措施等内容，评估供应商的质量保证能力。交货期评审：审查供应商的交货期承诺，确保供应商能够按时交货，满足公司生产经营的需要。售后服务评审：评估供应商的售后服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、维修期限等，选择售后服务良好的供应商。3.评审结果记录：询价小组对评审过程和结果进行记录，填写《询价评审记录》，详细记录各供应商的报价情况、评审意见和推荐的中标供应商等信息。（七）确定中标供应商1.采购部门负责人审核：询价小组将评审结果报采购部门负责人审核。采购部门负责人根据评审结果，综合考虑公司的采购政策、供应商的综合实力等因素，确定中标供应商。2.签订采购合同：采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。（八）采购合同执行1.供应商备货发货：中标供应商按照采购合同的要求，组织备货和发货。采购部门应及时跟踪供应商的发货情况，确保按时收到货物。2.验收货物：采购部门组织相关人员对采购的物资或服务进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等是否符合采购合同的要求。验收合格后，办理入库手续；验收不合格的，按照采购合同的约定处理。3.支付货款：财务部门根据采购合同和验收报告，办理货款支付手续。支付货款时，应严格按照公司财务制度的规定进行审核和审批。三、询价小组职责（一）组长职责1.负责组织和主持询价小组的评审工作，确保评审过程的公正、公平、公开。2.协调询价小组各成员之间的工作，解决评审过程中出现的问题。3.对询价评审结果进行审核，签署评审意见。（二）成员职责1.参与询价文件的编制工作，提供专业技术支持和意见。2.对供应商的报价文件进行评审，提出评审意见。3.协助组长完成询价评审的其他相关工作。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准：采购部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，包括企业资质、生产能力、质量保证能力、信誉状况、财务状况等方面的要求。2.供应商申请：潜在供应商向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、质量认证证书、业绩证明等。3.供应商审核：采购部门对供应商的申请材料进行审核，并组织实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况。审核通过后，将供应商纳入公司供应商信息库。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系：采购部门建立供应商评价体系，定期对供应商的表现进行评价。评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。2.评价方式：采用定性评价和定量评价相结合的方式对供应商进行评价。定性评价主要通过问卷调查、实地考察、客户反馈等方式进行；定量评价主要根据供应商的交货准时率、产品合格率、价格优惠率等指标进行计算。3.评价周期：原则上每年度对供应商进行一次全面评价，对于重点供应商或出现重大问题的供应商，可随时进行评价。（三）供应商激励与淘汰1.供应商激励：对于表现优秀的供应商给予适当的激励措施，如增加采购份额、优先付款、提供合作机会等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.供应商淘汰：对于评价结果不合格或出现严重问题的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其淘汰出公司供应商信息库，并停止与其合作。五、监督与检查（一）内部监督1.采购部门内部监督：采购部门建立内部监督机制，对采购询价过程进行全程监督。采购人员应严格遵守本制度的规定，确保采购询价活动的公正、公平、公开。2.公司内部审计监督：公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查采购询价制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受供应商监督：采购部门应向供应商公开采购询价的相关信息，接受供应商的监督。供应商如发现采购询价过程中有违规行为，可向公司相关部门投诉。2.接受社会监督：公司采购询价活动应接受社会公众的监督，维护公司良好的社会形象。六、违规处理（一）对采购人员的违规处理1.采购人员在采购询价过程中如有违反本制度规定的行为，如泄露询价信息、收受供应商贿赂、与供应商串通谋取私利等，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分；情节严重的，依法追究其法律责任。2.采购人员因违规行为给公司造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。（二）对供应商的违规处理1.供应商在参与采购询价活动过程中如有违反本制度规定的行为，如提供虚假报价、恶意低价竞争、提供假冒伪劣产品等，公司将