企业行政采购制度

PAGE企业行政采购制度一、总则（一）目的为规范公司行政采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因行政办公需要进行的各类物资、服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购程序公正透明。3.效益原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效率。4.诚实守信原则：采购人员及相关部门应诚实守信，严格履行采购合同约定，维护公司利益和形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、财务部门负责人、法务部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行监督和指导。（二）采购执行部门公司行政部门为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据各部门需求，编制采购计划，明确采购物资或服务清单、规格、数量、预算等。2.收集供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行评估和选择。3.组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.协调解决采购过程中的问题，处理采购纠纷。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出准确、详细的采购需求，配合采购执行部门进行采购工作，参与采购验收等环节，并对采购物资或服务的使用情况负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付结算等。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，为采购工作提供法律支持和风险防范建议。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、用途、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后提交采购执行部门。（二）采购审批`1.采购执行部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，核实采购需求是否明确、合理，预算是否合规等。2.对于金额较小的常规采购申请，由采购执行部门负责人审批；对于金额较大或重要的采购申请，提交采购决策委员会审批。3.采购审批通过后，采购执行部门方可开展采购工作。（三）采购实施1.制定采购方案：采购执行部门根据采购申请，制定具体的采购方案，包括采购方式选择、供应商选择标准、采购时间安排等。2.供应商选择：通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行资格审查，确保其具备合法经营资质、良好信誉和供应能力。根据供应商选择标准，对潜在供应商进行评估和比较，选择至少三家符合要求的供应商作为候选对象。向候选供应商发送询价函或招标邀请书，要求其提供报价或投标文件。组织相关人员对供应商的报价或投标文件进行评审，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，确定中标供应商或成交供应商。3.采购谈判与合同签订：如果需要，与选定的供应商进行采购谈判，进一步明确采购价格、质量标准、交货方式、付款方式、售后服务等条款，争取更有利的采购条件。根据谈判结果，起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方权利义务，确保合同条款清晰、准确、完整。将采购合同提交法务部门审核，审核通过后，由公司授权代表与供应商签订合同。（四）采购验收1.到货通知：采购执行部门在采购合同约定的交货期前，通知供应商准备发货，并告知公司相关部门做好收货准备。2.验收准备：需求部门或指定的验收人员根据采购合同和相关标准，准备验收工具和文件，明确验收流程和方法。3.验收实施：货物到货后，采购执行部门及时组织需求部门或验收人员进行验收。验收人员按照合同要求对货物的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对，检查货物是否完好无损，是否符合质量标准。对于重要物资或服务，可邀请专业人员或第三方检测机构参与验收。验收过程中如发现问题，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或更换货物。如供应商未能按时解决问题，应按照合同约定追究其违约责任。4.验收报告：验收完成后，验收人员填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收时间、地点、验收人员、货物名称、规格、数量、质量状况、验收结论等，并签字确认。验收报告作为采购付款的重要依据。（五）采购付款1.付款申请：采购执行部门根据采购合同和验收报告，填写《采购付款申请表》，注明采购项目名称、合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，并提交财务部门审核。2.财务审核：财务部门对采购付款申请表进行审核，核实采购业务的真实性、合法性，检查合同执行情况、验收情况及发票等相关凭证是否齐全、合规。审核通过后，提交公司领导审批。3.付款审批：公司领导根据财务审核意见，对采购付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间安排，办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目，如大型设备采购、工程建设项目等。2.招标程序：编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在投标人参与投标。组织开标、评标活动，按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，确定中标候选人。公示中标候选人，如无异议，向中标人发出中标通知书，并签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：适用于采购内容相对简单、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，如办公用品、小型设备等。2.询价程序：向至少三家供应商发出询价函，要求其在规定时间内提供报价。对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组，由采购执行部门人员、相关技术专家、财务人员等组成。在符合资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。组织谈判，谈判小组与供应商就采购项目的技术规格、价格、服务等条款进行谈判，供应商应进行两轮或以上报价。根据谈判结果，谈判小组推荐成交候选人，并编写谈判报告。采购执行部门根据谈判报告确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购执行部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并提交采购决策委员会审批。审批通过后，与唯一供应商进行谈判协商，确定采购价格、合同条款等内容，并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商开发`1.采购执行部门定期收集供应商信息，建立供应商信息库。信息库内容包括供应商基本情况、经营范围、生产能力、产品质量状况、价格水平、售后服务等。2.根据公司采购需求和供应商选择标准，从信息库中筛选潜在供应商，并对其进行实地考察或调查了解。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员素质等，评估其是否具备供应能力和合作潜力。3.对于符合要求的潜在供应商，邀请其提交相关资料，如营业执照、税务登记证、产品质量认证证书、业绩证明等，进行资格审查。审查合格的供应商纳入公司供应商名录。（二）供应商评估与考核1.建立供应商评估指标体系，从质量、价格、交货期、售后服务四个方面对供应商进行评估。评估指标应明确、量化，便于操作和比较。2.定期（每年至少一次）对供应商进行评估，采购执行部门组织相关人员根据供应商的实际表现，按照评估指标体系进行打分评价。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会、增加采购份额等奖励；对于表现较差的供应商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可暂停或终止合作关系。4.建立供应商考核档案，记录供应商每次评估和考核情况，作为供应商管理决策的重要依据（三）供应商关系维护1.采购执行部门定期与供应商沟通交流，了解其生产经营状况、产品质量情况、市场变化等信息，及时协调解决合作过程中出现的问题。2.对于重要供应商，可建立定期走访制度，加强与供应商的合作与信任。3.鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平，积极参与公司的采购活动，共同推动双方业务发展。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.对识别出得风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解物资价格波动情况，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.质量风险应对：加强对采购物资的质量检验和验收，严格按照合同要求和质量标准进行把控。在采购合同中明确质量违约责任，要求供应商提供质量保证措施和售后服务承诺。3.供应商风险应对：建立完善的供应商评估和选择机制，加强对供应商的管理和监督。定期评估供应商的经营状况和信用情况，提前做好应对供应商违约、破产等风险的预案。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰。在合同履行过程中，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更、违约等问题，维护公司合法权益。5.法律风险应对：加强采购人员的法律意识培训，提高其法律素养。在采购工作中，充分征求法务部门意见，确保采购行为符合法律法规要求，避免法律纠纷。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.采购决策委员会对重大采购项目进行