企业工会采购执行制度

PAGE企业工会采购执行制度一、总则（一）目的为规范企业工会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，维护企业工会和职工的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、职工福利物资、活动用品等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受企业工会会员及相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.企业工会各部门根据工作需要和实际情况，每年年底前提出下一年度的采购需求，填写《工会采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.工会办公室对各部门提交的采购需求进行汇总、整理和审核，结合工会年度工作计划和财务预算，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、数量、预算金额、采购时间等要素。3.对于临时性或紧急性采购需求，由需求部门填写《工会临时采购申请表》，说明采购原因、采购物品或服务的详细情况以及预计采购金额，经工会主席审批后，纳入采购计划安排。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的预算金额。采购预算需经工会委员会审议通过，并报企业财务部门备案。2.在采购执行过程中，严格控制采购支出，不得突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序进行审批，经工会委员会审议通过后，报企业财务部门备案。3.定期对采购预算执行情况进行分析和评估，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取有效措施加以解决。三、采购流程（一）采购方式选择1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物或服务的单项或批量采购金额达到规定限额以上的；采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少数几家供应商能够提供的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。4.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。5.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（二）采购实施1.公开招标工会办公室发布招标公告，公告内容包括招标项目的名称、用途目的、数量、简要技术要求、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及开标时间、地点等。招标公告应在中国政府采购网、企业内部网站等相关媒体上发布。潜在投标人按照招标公告要求获取招标文件，并按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。工会办公室组织开标、评标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会由工会代表、企业相关部门代表以及有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，向工会办公室推荐中标候选人。工会办公室根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标供应商。2.邀请招标工会办公室向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请书内容包括招标项目的名称、用途目的、数量、简要技术要求、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及开标时间、地点等。被邀请的供应商按照邀请书要求获取招标文件，并按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件的编制要求与公开招标相同。工会办公室组织开标、评标活动，开标和评标程序与公开招标相同。评标委员会根据招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，向工会办公室推荐中标候选人。工会办公室根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标供应商。3.竞争性谈判工会办公室发布竞争性谈判公告，公告内容包括谈判项目的名称、用途目的、数量、简要技术要求、供应商资格要求、获取谈判文件的时间、地点、方式以及谈判时间、地点等。竞争性谈判公告应在中国政府采购网、企业内部网站等相关媒体上发布。符合资格条件的供应商报名参加谈判，并按照谈判文件的要求提交响应文件。响应文件应包括响应函、报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。工会办公室成立谈判小组，谈判小组由工会代表、企业相关部门代表以及有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对响应文件作出澄清、说明或者补正。谈判小组根据谈判文件规定的谈判标准和方法，对供应商的响应文件进行评审和比较，向工会办公室推荐成交候选人。工会办公室根据谈判小组的推荐意见确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交供应商。4.单一来源采购工会办公室填写《工会单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购金额以及采用单一来源采购方式的原因等内容，报工会主席审批。根据工会主席的审批意见，与单一供应商进行协商，签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。5.询价工会办公室向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书内容包括询价项目的名称、用途目的、数量、简要技术要求、供应商资格要求以及报价要求等。被询价的供应商按照询价通知书要求一次性报出不得更改的价格。工会办公室对供应商的报价进行比较，选择符合要求且报价最低的供应商作为成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交供应商。📄（三）合同签订与履行1.确定中标或成交供应商后，工会办公室应在规定时间内与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务，工会办公室应按照合同约定及时支付货款。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序进行处理，并及时通知相关部门和人员。（四）验收管理1.采购项目到货后，工会办公室应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面。2.对于技术复杂、专业性强的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。验收合格后填写《工会采购验收报告》，验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号货日期、验收依据、验收内容、验收结论等内容。3.如验收不合格，应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒绝履行义务，可按照合同约定追究其违约责任。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商库：工会办公室负责建立供应商库，对供应商的基本信息、经营范围、资质情况、业绩表现、信誉状况等进行登记和管理。2.供应商筛选：根据采购项目的要求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商参与采购活动。对于新的供应商，应进行严格考察调研，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等方面情况，确保其具备良好的信誉和供应能力。3.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（二）供应商考核与奖惩1.建立供应商考核制度按照供应商评估结果对供应商进行考核。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级根据考核结果对供应商进行相应奖惩。2.对于考核结果为优秀的供应商，给予表彰奖励，在以后的采购活动中给予优先合作机会、增加采购份额等奖励措施。3.对于考核结果为不合格的供应商，发出书面警告，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其供应商资格，不再与其合作。五、采购监督与审计（一）内部监督1.工会委员会负责对采购活动进行监督，定期检查采购制度的执行情况采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.工会经费审查委员会对采购项目的预算执行情况、资金使用情况进行审查监督，确保采购资金使用合理合规。3.企业工会会员有权对采购活动提出意见和建议，对发现的问题进行监督举报。工会办公室应及时受理会员的意见和建议，对举报问题进行调查处理