交通运输局采购内控制度

PAGE交通运输局采购内控制度一、总则（一）目的为加强交通运输局采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本采购内控制度。（二）适用范围本制度适用于交通运输局机关及所属各单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优供应商，确保采购质量和效益。4.公正原则：采购过程应公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立交通运输局采购领导小组，负责审议采购重大事项，包括采购预算、采购方式、采购合同等。领导小组由局领导班子成员、相关业务部门负责人组成。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室应配备专业采购人员，明确其职责分工。（三）采购相关部门职责1.业务部门：提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，负责采购项目的验收。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算，监督采购资金使用情况。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序合规性和采购资金使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制各业务部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制采购预算，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购预算应经财务部门审核后报采购领导小组审议通过。（二）预算执行采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整预算，应按规定程序办理审批手续。（三）预算监督财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期向采购领导小组报告预算执行情况。审计部门应对采购预算执行情况进行审计，确保预算资金合理使用。四、采购需求管理（一）需求提出业务部门应根据工作实际需求，详细、准确地提出采购项目的技术规格、性能要求、数量、服务标准等内容。需求应具有明确的指向性和可衡量性。（二）需求论证对于重大采购项目，应组织相关专家或专业人员进行需求论证，确保需求的合理性和可行性。需求论证报告应作为采购文件编制的重要依据。（三）需求变更采购项目实施过程中，如因特殊原因需要变更需求，业务部门应提出书面申请，说明变更理由、变更内容等，经采购领导小组批准后，由采购办公室调整采购文件。五、采购方式选择（一）公开招标达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式。公开招标应按照法定程序发布招标公告，吸引符合条件的供应商参与投标。（二）邀请招标符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（六）采购方式审批采用非公开招标采购方式的，应填写《非公开招标采购方式申请表》，说明采购项目情况、申请采购方式理由等，经采购领导小组批准后实施。六、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购合同条款、评审标准等内容。采购文件应清晰、准确地表述采购项目的要求和条件。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应由采购办公室组织相关业务部门、财务部门、法律专业人员等进行审核，确保采购文件合法合规、完整准确。审核通过后的采购文件应报采购领导小组备案。（三）采购文件澄清与修改在采购文件发出后，如供应商对采购文件有疑问或采购办公室认为需要对采购文件进行澄清、修改的，应在规定时间内以书面形式通知所有获取采购文件的供应商。澄清或修改的内容作为采购文件的组成部分。七、供应商管理（一）供应商资格审查建立供应商资格审查制度，对参与本局采购活动的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。（二）供应商库建设建立供应商库，将通过资格审查的供应商纳入供应商库管理。定期对供应商库进行评估和更新，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。（三）供应商信用评价建立供应商信用评价体系，对供应商在采购活动中的表现进行信用评价，评价结果作为今后选择供应商的重要依据。对信用良好的供应商给予优先采购等奖励措施，对信用不良的供应商进行限制或禁止参与本局采购活动。八、采购评审管理（一）评审专家抽取按照规定从政府采购评审专家库中随机抽取评审专家。评审专家应具备相应的专业知识和经验，与供应商无利害关系。（二）评审过程组织采购办公室应按照采购文件规定的评审程序组织评审活动，确保评审过程公平、公正、公开。评审过程中，评审专家应独立评审，不得与供应商私下接触。（三）评审结果公示评审结束后，采购办公室应将评审结果在规定媒体上进行公示，公示期不得少于规定天数。公示期间如有供应商提出质疑，应及时进行调查处理。（四）评审报告编制评审结束后，评审委员会应编制评审报告，说明评审情况、推荐中标（成交）候选人等内容。评审报告应经评审专家签字确认。九、采购合同管理（一）合同签订采购项目确定中标（成交）供应商后，采购办公室应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（二）合同审核采购合同签订前，应由财务部门、法律专业人员等对合同条款进行审核，确保合同合法合规、风险可控。审核通过后的合同报采购领导小组备案。（三）合同履行采购合同签订后，业务部门应督促供应商按照合同约定履行义务，采购办公室应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（四）合同变更与终止采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款或终止合同，应按照合同约定和相关法律法规办理审批手续，并签订补充协议或终止合同协议。十、采购验收管理（一）验收组织采购项目完成后，业务部门应组织相关人员成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应包括业务部门代表、技术专家、财务人员等。（二）验收标准验收应按照采购合同约定的质量标准、技术规格等进行。验收小组应认真核对采购项目的数量、规格型号、质量状况等，确保验收结果真实、准确。（三）验收报告编制验收结束后，验收小组应编制验收报告，说明验收情况、验收结论等内容。验收报告应经验收小组成员签字确认。（四）验收结果处理如验收合格，采购项目可办理结算手续；如验收不合格，应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。整改或退换货物期间造成的损失由供应商承担。十一、采购资金支付管理（一）支付申请供应商按照采购合同约定履行义务后，应向采购办公室提交支付申请，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。（二）支付审核采购办公室对供应商提交的支付申请进行初审，初审通过后报财务部门审核。财务部门应按照合同约定和财务制度对支付申请进行审核，审核无误后报局领导审批。（三）资金支付经局领导审批后，财务部门按照规定程序办理资金支付手续，将采购资金支付给供应商。十二、采购档案管理（一）档案收集采购活动结束后，采购办公室应及时收集采购项目的相关文件资料，包括采购预算、采购文件、评审报告、采购合同、验收报告、支付凭证等，整理归档。（二）档案保管采购档案应妥善保管，按照档案管理规定进行分类、编号、装订等。档案保管期限应符合国家相关规定。（三）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经批准后按照规定程序查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。十三、监督检查与责任追究（一）监督检查审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序合规性、采购资金使用效益、采购合同履行情况等。采购领导小组应加强对