五矿采购制度

PAGE五矿采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范五矿各类物资及服务的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效、透明，保障公司生产经营的顺利进行，提高采购效益，降低采购成本，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于五矿总部及所属各分公司、子公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证物资及服务质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和社会监督。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购结果的公正性。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算及供应商选择等事项。3.对采购过程中的重大问题进行决策。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构。采购部门的职责包括：1.贯彻执行采购制度和相关政策。2.制定采购计划，组织实施采购活动。3.负责供应商的开发、评估、选择和管理。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.负责采购文件的编制、整理和归档。6.参与采购项目的验收工作。7.定期统计分析采购数据，为公司决策提供支持。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资及服务的规格、数量、质量要求等，并参与采购项目的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，提供财务方面的建议和支持。3.质量部门：负责对采购物资及服务的质量进行检验和监督，参与采购项目的验收工作，确保所采购的物资及服务符合质量要求。4.法务部门：负责对采购合同等法律文件进行审核，提供法律咨询和支持，确保采购活动的合法性。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据生产经营计划、项目进度等实际情况，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确物资及服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息。2.需求部门应填写《采购申请表》，经部门负责人审核签字后提交给采购部门。对于重大采购需求，需同时提交详细的需求分析报告和技术方案。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总、分析和评估。结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称及内容、采购数量、采购预算、采购时间安排、采购方式等，并报采购部门负责人审核。对于重大采购计划，需提交采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息应包括供应商基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。采购部门对潜在供应商进行实地考察或调查评估，了解其生产经营状况、质量管理体系、信誉等情况。根据考察评估结果，筛选出合格的供应商纳入供应商信息库。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、与需求部门沟通等多种形式。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、一般供应商和不合格供应商。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时淘汰并停止合作。3.供应商选择根据采购项目的特点和需求，采购部门从合格供应商中选择合适的供应商参与投标或谈判。对于公开招标的采购项目，应按照相关法律法规和公司规定发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。采购部门组织相关人员对供应商的投标文件或报价进行评审，评审内容包括技术方案、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。根据评审结果，选择最优的供应商作为中标候选人或谈判对象。对于重大采购项目，采购部门应组织需求部门、质量部门、法务部门等相关人员组成评审小组，对供应商进行综合评审，并将评审结果报采购决策委员会审批。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商采购合同条款，合同条款应明确双方的权利和义务，包括物资及服务的规格、数量、质量标准及验收方法、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同文本应提交法务部门进行合法性审核，审核通过后，由采购部门负责人签字，并加盖公司合同专用章。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资及服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。2.采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。（六）采购验收1.物资及服务到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。需求部门和质量部门应按照合同要求和相关标准制定验收方案。2.物资及服务到货后，采购部门组织需求部门、质量部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资及服务的规格、数量、质量、外观等方面。验收合格后，填写《采购验收单》，相关人员签字确认。3.对于验收不合格的物资及服务，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商采取补货、换货、退货或降价等措施。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交财务部门审核。2.财务部门按照公司财务管理制度和资金审批流程对《付款申请表》进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.公司领导审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资及服务采购项目。2.招标程序：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应在公司内部网站、相关媒体等渠道发布。接收供应商的投标文件，对投标文件进行初步审查，筛选出符合要求的投标供应商。组织开标、评标会议，由评标委员会按照评标标准对投标供应商进行评审，确定中标候选人。公示中标候选人，如无异议，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资及服务采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。2.招标程序：采购部门根据采购项目特点和需求，从供应商信息库中选择若干家潜在供应商，向其发出投标邀请书。接收供应商的投标文件，对投标文件进行初步审查，筛选出符合要求的投标供应商。组织开标、评标会议，由评标委员会按照评标标准对投标供应商进行评审，确定中标候选人。公示中标候选人，如无异议，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购部门制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。邀请符合条件的供应商参与谈判，并向其提供谈判文件。组织谈判会议，与供应商进行谈判，就采购项目的技术规格、商务条款、价格等内容进行协商。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的物资及服务采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购的原因等情况，并附上相关证明材料。《单一来源采购申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交采购决策委员会审批。采购决策委员会审批通过后，采购部门与单一供应商协商采购合同条款，并签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。询价通知书应明确采购项目的技术规格、商务条款、报价要求等内容。接收供应商的报价文件，对报价进行比较和分析，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度生产经营计划、项目预算等，结合历史采购数据和市场价格走势，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、采购数量、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算草案经采购部门负责人审核后，提交财务部门进行汇总和审核。财务部门根据公司整体预算安排和资金状况，对采购预算草案进行调整和完善，形成采购预算方案。3.采购预算方案报公司领导审批后，作为年度采购活动的控制依据。（二）预算执行与监控1.采购部门应严格按照采购预算方案组织采购活动，控制采购成本，确保采购支出不超过预算额度。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。2.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。对于预算执行偏差较大的采购项目，应及时向采购部门和公司领导反馈，并提出改进措施。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、采购需求变更、政策调整等原因，导致原采购预算无法满足实际采购需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等详细信息，并附上相关证明材料。采购部门负责人审核签字后，提交财务部门进行审核。3.财务部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批同意后，采购部门按照调整后的采购预算组织采购活动。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性和定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。对于高风险的采购项目，应制定专门的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商风险管理加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款，降低供应商违约风险。建立供应商应急管理机制，对于可能影响供应的突发事件，提前制定应对预案，确保物资及服务的及时供应。2.质量风险管理加强采购物资及服务的质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收方法，要求供应商提供质量合格证明文件。采购部门与质量部门密切配合，对采购物资及服务进行严格的检验和验收，确保所采购的物资及服务符合质量要求。对于质量问题频发的供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施，降低质量风险。3.价格风险管理关注市场价格动态，定期收集和分析市场价格信息，建立价格预警机制，及时发现价格异常波动情况。在采购合同中合理约定价格调整条款，根据市场价格变化情况，适时调整采购价格。通过招标、谈判、询价等多种采购方式，引入市场竞争机制，降低采购价格，控制价格风险。4.合同风险管理加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，确保合同条款合法、合规、完整、明确。采购合同签订后，及时跟踪合同执行情况，督促供应商履行合同义务，如发现合同执行过程中存在问题，及时采取措施解决。在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，应按照合同约定和相关法律法规办理手续，并及时通知相关部门。5.法律风险管理采购活动应严格遵守国家法律法规及相关政策要求，采购部门和法务部门应加强沟通协作，对采购合同等法律文件进行严格审核，确保采购活动的合法性。定期组织采购人员进行法律法规培训，提高采购人员的法律意识和风险防范能力。对于涉及重大法律风险的采购项目，应及时咨询专业法律机构或律师，寻求法律支持和建议。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向公司内部审计部门报送采购业务报表和相关资料，接受内部审计部门的监督检查。对于内部审计部门提出的问题和建议，采购部门应及时整改落