云南建投采购制度

PAGE云南建投采购制度一、总则（一）目的为加强云南建投采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于云南建投及其所属各单位的各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效率。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部监督。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构云南建投设立采购决策委员会，负责重大采购事项的决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门云南建投设立采购管理部门，负责采购制度的制定、执行和监督。采购管理部门的职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购活动，包括采购计划编制、供应商选择、采购合同签订等。3.监督采购合同的执行，协调解决采购合同履行过程中的问题。4.建立和维护供应商数据库，评估供应商绩效。5.开展采购数据分析和统计工作，为采购决策提供支持。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术评审、商务谈判等工作。其职责包括：1.根据公司业务需求，准确提出采购需求，包括物资规格、数量、质量要求等。2.配合采购管理部门进行供应商选择和采购合同签订。3.参与采购合同的验收工作，提供技术支持和质量反馈。（四）其他部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核等工作；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责对采购合同进行法律审查等。各部门应各司其职，密切配合，共同做好采购工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据公司年度经营计划、项目进度计划等，提前编制采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、需求时间等。2.采购计划应经需求部门负责人审核，报采购管理部门汇总平衡。采购管理部门应结合公司库存情况、采购资金预算等，对采购计划进行调整和完善。3.采购计划经采购管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。重大采购计划需报采购决策委员会审议通过。（二）采购计划的执行与调整1.采购管理部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动。在采购过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划，需求部门应提出书面申请，并说明调整原因和调整内容。2.采购计划的调整应经采购管理部门审核，报公司分管领导审批。重大采购计划的调整需报采购决策委员会审议通过。四、供应商管理（一）供应商准入管理1.采购管理部门应建立供应商准入标准，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等。2.供应商准入应经过严格的审核程序，包括资料审查、实地考察、样品测试等。采购管理部门应组织相关部门对供应商进行综合评估，评估合格的供应商方可进入公司供应商数据库。3.新供应商进入公司供应商数据库后，采购管理部门应与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。2.供应商评价与考核应采用定性与定量相结合的方法，建立科学合理的评价指标体系。采购管理部门应根据评价结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.采购管理部门应及时更新供应商数据库，将评价结果和考核情况记录在案，为后续采购决策提供参考。（三）供应商关系管理1.采购管理部门应与供应商建立良好的合作关系，定期与供应商沟通交流，了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.对于重要供应商，采购管理部门应建立定期走访制度，加强与供应商的合作与协调。在采购过程中，采购管理部门应与供应商共同协商解决问题，提高采购效率和质量。3.采购管理部门应鼓励供应商参与公司的采购活动，提供合理化建议和改进方案，共同推动公司采购管理水平的提升。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。招标采购应按照国家有关法律法规和公司招标管理制度进行，包括公开招标、邀请招标等方式。2.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判采购应按照公司竞争性谈判管理制度进行，由采购管理部门组织谈判小组与供应商进行谈判。3.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价采购应按照公司询价采购管理制度进行，由采购管理部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价，采购管理部门根据报价情况确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应按照公司单一来源采购管理制度进行，由采购管理部门组织相关部门进行论证，报公司分管领导审批。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据采购计划提出采购申请，填写采购申请表，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、需求时间等。采购申请表应经需求部门负责人审核签字。2.采购审批：采购申请表报采购管理部门审核，采购管理部门应根据采购金额、采购方式等进行审批。采购金额较小的采购项目由采购管理部门负责人审批；采购金额较大的采购项目需报公司分管领导审批；重大采购项目需报采购决策委员会审议通过。3.采购实施：采购管理部门根据审批后的采购申请表组织实施采购活动。对于招标采购项目，采购管理部门应按照招标管理制度编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作；对于竞争性谈判采购项目，采购管理部门应组织谈判小组与供应商进行谈判；对于询价采购项目，采购管理部门应向多家供应商发出询价通知书，要求供应商报价；对于单一来源采购项目，采购管理部门应组织相关部门进行论证，报公司分管领导审批后与供应商签订采购合同。4.合同签订：采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。采购合同应经法务部门审查，报公司分管领导审批后签订。5.合同执行与验收：采购合同签订后，采购管理部门应跟踪合同执行情况，督促供应商按时交货、提供服务。需求部门应组织相关人员对采购物资或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。采购管理部门应根据验收报告办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应按照公司合同管理制度进行签订，由采购管理部门负责起草，法务部门进行审查。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关部门对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、完整性、准确性、严密性等。审核通过的合同报公司分管领导审批后签订。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、法务部门等相关部门，以便各部门履行各自的职责。（二）合同执行1.采购管理部门应跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按照合同约定履行义务。在合同执行过程中，如遇供应商违约或其他问题，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，采取有效措施解决问题。2.需求部门应配合采购管理部门做好合同执行工作，及时提供相关信息和资料，协助采购管理部门解决合同履行过程中的问题。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，财务部门应审核采购合同执行情况和验收报告等相关资料，确保付款的准确性和合规性。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报公司分管领导审批后生效。2.如因不可抗力或其他原因需要解除采购合同，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应报公司分管领导审批后生效。3.采购合同变更或解除后，采购管理部门应及时通知需求部门、财务部门、法务部门等相关部门，并做好相关善后工作。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，寻求解决方案。如协商不成，采购管理部门应按照公司合同纠纷处理制度，及时向公司分管领导汇报，并会同法务部门等相关部门研究制定纠纷处理方案。2.合同纠纷处理应遵循合法、公正、合理的原则，通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。在纠纷处理过程中，采购管理部门应积极收集证据，维护公司的合法权益。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。风险识别应涵盖采购计划、供应商选择、采购方式、采购合同、采购验收等各个环节。2.采购风险评估应采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行分析和评估，确定风险的等级和影响程度。采购管理部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.采购计划风险应对：加强采购计划的编制和审核，充分考虑市场变化、项目进度等因素，提高采购计划的准确性和可行性。同时，建立采购计划调整机制，及时应对突发情况。2.供应商风险应对：严格供应商准入管理，加强供应商评价与考核，建立供应商淘汰机制。与重要供应商建立战略合作伙伴关系，降低供应商违约风险。3.采购方式风险应对：根据采购项目的特点和需求，合理选择采购方式。对于招标采购项目，严格按照招标程序进行操作，确保招标过程的公开、公平、公正。对于竞争性谈判采购项目，加强谈判过程的管理，确保谈判结果的合理性。4.采购合同风险应对：加强采购合同的起草、审查和签订管理，确保合同条款的合法性、完整性、准确性、严密性。建立合同执行跟踪机制，及时解决合同履行过程中的问题。加强合同纠纷处理，维护公司的合法权益。5.采购验收风险应对：建立健全采购验收制度，明确验收标准和验收程序。加强验收人员的培训，提高验收人员的专业素质和责任心。严格按照验收标准进行验收，确保采购物资或服务的质量符合要求。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。风险监控应包括风险指标的设定、数据收集与分析、风险预警等环节。2.采购管理部门应根据风险监控结果，及时发布风险预警信息，提醒相关部门采取措施应对风险。对于重大风险事件，采购管理部门应及时向公司分管领导汇报，并会同相关部门研究制定应对方案。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。内部监督应包括采购计划执行情况、供应商选择、采购方式、采购合同签订与执行、采购验收等方面。2.采购管理部门应定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，应配合公司审计部门、纪检监察部门等开展内部审计和监督检查工作。（二）外部监督1.云南建投应主动接受外部监督，包括政府监管部门的监督、社会公众监督等。采购管理部门应及时向政府监管部门报送采购信息，接受政府监管部门的指导和监督。2.云南建投应建立健全信息公开制度，及时公开采购项目信息、采购结果等，接受社会公众监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，采购管理部门应及时处理和回复。