事业单位采购工作制度

PAGE事业单位采购工作制度一、总则（一）目的为了加强事业单位采购工作的管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内部的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平的原则，维护各方合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金的使用效益。二、采购管理机构及职责（一）采购领导小组采购领导小组是单位采购工作的决策机构，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项。其主要职责包括：1.研究制定采购工作的方针、政策和制度。2.审议年度采购计划和采购预算。3.审批采购方式的选择和采购合同的签订。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门采购执行部门是采购工作的具体实施机构，负责按照采购领导小组的决策和要求，组织实施采购活动。其主要职责包括：1.编制采购计划和采购预算。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.与供应商签订采购合同，并负责合同的执行和监督。4.收集、整理采购文件和资料，建立采购档案。5.配合相关部门做好采购项目的验收工作。（三）采购监督部门采购监督部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购行为合法合规、公正透明。其主要职责包括：1.制定采购监督制度和工作流程。2.对采购计划、采购方式、采购过程、采购合同等进行监督检查。3.受理采购活动中的投诉和举报，及时调查处理违规行为。4.定期对采购工作进行绩效评估，提出改进建议。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要和事业发展规划，于每年[具体时间]前提出下一年度的采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容。2.采购执行部门对各部门提交的采购需求进行汇总、审核和分析，结合单位实际情况和资金状况，编制年度采购计划，报采购领导小组审议。3.年度采购计划经采购领导小组审议通过后，由采购执行部门负责组织实施。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购责任人等内容，确保采购工作有序进行。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划和市场价格行情进行编制，确保预算金额合理、准确。2.采购执行部门在编制采购预算时，应充分考虑采购项目的成本、质量、效益等因素，合理安排资金，避免预算浪费或不足。3.采购预算编制完成后，报财务部门审核。财务部门应根据单位财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并提出调整意见。4.采购预算经财务部门审核通过后，报采购领导小组审议。采购领导小组应根据单位事业发展规划和资金状况，对采购预算进行审议，并确定最终的采购预算。（三）采购计划与预算调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划或预算，采购执行部门应及时填写《采购计划与预算调整申请表》，详细说明调整的原因、内容、金额等情况，报采购领导小组审议。2.采购领导小组应根据实际情况，对采购计划与预算调整申请进行审议，并做出相应的决策。采购计划与预算调整经审议通过后，由采购执行部门负责组织实施。3.采购计划与预算调整应严格按照规定的程序进行，确保调整的合理性和合法性。调整后的采购计划与预算应及时通知相关部门和人员，并做好记录和存档工作。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购执行部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间、投标人资格要求、投标文件编制要求、开标时间和地点等内容。4.投标人应按照招标公告的要求编制投标文件，并在规定的时间内将投标文件送达指定地点。采购执行部门应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人名单，并将中标候选人名单在指定的媒体上公示。5.公示期满无异议的，采购执行部门应向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。投标邀请书的内容应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间、投标人资格要求、投标文件编制要求、开标时间和地点等内容。4.投标人应按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定的时间内将投标文件送达指定地点。采购执行部门应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人名单，并将中标候选人名单在指定的媒体上公示。5.公示期满无异议的，采购执行部门应向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照竞争性谈判文件规定的谈判程序和方法，与供应商进行谈判。4.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定的时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将成交结果通知所有参加谈判的未成交供应商。5.采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应按照单一来源采购文件规定的程序和方法，与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。4.单一来源采购小组应将协商情况记录在案，并由采购执行部门将成交结果通知所有参加协商的未成交供应商。5.采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应按照询价文件规定的程序和方法，向符合相应资格条件的供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价。4.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将成交结果通知所有被询价的未成交供应商。5.采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同的内容应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本送法律部门进行审核。法律部门应重点审查合同的合法性、合规性、完整性和有效性，提出审核意见。采购执行部门应根据法律部门的审核意见，对合同文本进行修改和完善。4.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送财务部门、采购监督部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，督促成交供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.成交供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，将货物或服务交付给采购人。采购人应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付货款或服务费用。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照合同约定的验收标准和方法，对采购项目进行验收。验收工作应由采购人组织相关部门和人员进行，也可以委托具有相应资质的第三方机构进行验收。2.验收人员应按照验收标准和方法，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等进行逐一核对，确保采购项目符合合同要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购人应及时通知成交供应商进行整改或处理。成交供应商应在规定的时间内完成整改或处理，并重新提交验收申请。采购人应再次组织验收，直至验收合格为止。（四）合同付款1.采购执行部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时向财务部门提交付款申请。财务部门应根据采购合同和验收报告等相关资料，对付款申请进行审核。2.审核通过后，财务部门应按照规定的程序和方式，及时支付货款或服务费用。付款方式可以采用支票、汇票、电汇、转账等方式。3.在付款过程中，如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，财务部门应暂停付款，并及时通知采购执行部门进行处理。采购执行部门应按照合同约定和相关规定，与成交供应商协商解决问题，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关文件和资料，主要包括：1.采购计划和采购预算文件。2.采购项目的采购申请、审批文件。3.采购方式的选择和审批文件。4.采购文件，包括招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等。5.采购合同及相关补充协议。6.采购项目的验收报告。7.采购活动中的其他相关文件和资料，如开标记录、评标报告、谈判记录、询价记录等。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，采购执行部门应及时收集、整理采购活动中的相关文件和资料，并按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应按照年度、采购项目等进行分类归档，建立档案目录，便于查找和使用。3.采购档案应妥善保管，存放地点应安全、防火、防潮、防虫、防盗。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。（三）档案查阅与借阅1.本单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.外单位人员因工作需要查阅采购档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经采购执行部门负责人和单位主管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.因工作需要借阅采购档案的，应填写《采购档案借阅申请表》，经采购执行部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人员应按时归还档案。借阅人员不得擅自转借、复印档案内容，不得在档案上涂改、标记、污损。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择和执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购档案的管理情况等。2.采购监督部门可以采取查阅资料、实地检查、问卷调查、询问当事人等方式进行监督检查。对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。3.采购执行部门应积极配合采购监督部门