事业单位采购业务制度

PAGE事业单位采购业务制度一、总则（一）目的为规范本事业单位采购业务活动，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内所有采购业务活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公开透明原则：采购信息应公开，采购过程应透明，确保公平竞争。3.公平竞争原则：营造公平的市场竞争环境，让符合条件的供应商平等参与采购活动。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。5.效益原则：追求采购资金的最佳使用效益，实现物有所值。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，做出决策。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购业务的具体执行。其职责包括：1.编制采购计划和采购预算。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.与供应商签订采购合同。4.协调采购过程中的各项事宜，处理采购纠纷。5.建立采购档案，保存采购相关资料。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。（四）监督部门设立监督部门，对采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规、公平公正。监督部门有权对采购过程中的违规行为进行调查处理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，提前编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后报采购执行部门汇总。采购执行部门对各部门采购计划进行综合平衡，结合单位财力状况，编制年度采购总计划。3.年度采购总计划应提交采购领导小组审议通过后实施。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划，按照国家和单位有关财务规定进行编制。采购预算应包括采购项目的资金预算、费用预算等。2.采购预算编制应科学合理，充分考虑采购项目的实际需求和市场价格波动因素。采购预算应经财务部门审核后报采购领导小组审议通过。3.采购预算一经批准，应严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应在财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。4.采购人应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应从省级以上人民政府财政部门建立的供应商库中随机抽取供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案。公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购人方可与供应商签订采购合同。（五）询价采购1.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。3.采用询价采购方式采购的，采购人应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的被询价供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购预算等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购执行部门。2.采购申请表应附相关的技术资料、市场调研情况等，以便采购执行部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。2.经初步审核合格的采购项目，提交采购领导小组审批。采购领导小组根据采购计划、采购预算等情况，对采购项目进行审议，做出审批决定。3.采购项目经审批通过后，采购执行部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，制定具体的采购实施方案。采购实施方案应包括采购文件编制、采购信息发布、供应商邀请、开标评标等环节的具体安排。2.采购执行部门按照采购实施方案组织采购活动。在采购过程中，应严格按照相关法律法规和采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公平公正。3.采购执行部门应及时与供应商沟通协调，解答供应商的疑问，处理采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规。3.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面。2.需求部门验收合格后，应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收情况等内容，并经验收人员签字确认。3.采购执行部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款应按照采购合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的安全和合规。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管应做到安全、保密，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，并经相关部门负责人批准。档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自复制、涂改、抽取、撤换档案资料。七、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制和评审情况、采购合同的签订和履行情况等。2.监督部门在监督检查过程中，发现采购活动存在违规行为的，应及时下达整改通知书，要求采购执行部门限期整改。采购执行部门应按照整改通知书的要求进行整改，并将整改情况及时报告监督部门。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门等相关部门的监督检查。对财政部门、审计部门提出的意见和建议，应认真落实整改。2.主动接受社会监督，采购信息应及时公开，接受社会公众的监督和质疑。对社会公众提出的问题，应及时进行答复和处理。八、责任追究（一）违规行为界定1.采购活动中存在下列情形之一的，属于违规行为：未按照规定的采购方式进行采购的。采购过程中存在弄虚作假、串通投标等违法行为的。未按照采购合同约定履行义务的。擅自变更采购项目内容、金额等关键条款的。其他违反法律法规和本