乡镇采购管理制度及流程

PAGE乡镇采购管理制度及流程一、总则（一）目的为加强乡镇采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、下属事业单位及其他相关组织（以下统称“采购部门”）使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商、承包商或服务提供商，确保采购项目质量和效益。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场秩序。（四）职责分工1.乡镇采购管理部门负责制定和完善乡镇采购管理制度、流程和标准。审核采购预算、采购计划和采购合同。监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和举报。建立采购档案，对采购项目进行绩效评估。2.采购部门负责提出采购需求，编制采购预算和采购计划。组织实施采购活动，包括选择采购方式、发布采购信息、组建评标委员会或谈判小组等。签订采购合同，并负责合同的履行和验收。定期向乡镇采购管理部门报告采购工作进展情况。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金使用合规。参与采购合同的审核，协助处理采购过程中的财务问题。4.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，查处采购过程中的违法违纪行为。受理采购活动中的投诉和举报，维护采购市场秩序。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据本部门的工作任务和事业发展计划，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的科学性、合理性和可行性。（二）预算审核1.乡镇采购管理部门对采购部门编制的采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算金额的准确性等。2.财务部门对采购预算的资金来源进行审核，确保采购资金落实到位。3.经审核后的采购预算报乡镇领导审批后执行。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，采购部门应提出书面申请，说明调整的原因、项目内容、金额等。2.乡镇采购管理部门和财务部门对采购预算调整申请进行审核，报乡镇领导审批后执行。3.采购预算调整后，应相应调整采购计划和采购合同。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门根据批准的采购预算，结合工作实际需要，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间、采购责任人等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购计划编制应遵循“先预算、后计划”的原则，确保采购计划与采购预算相匹配。（二）计划审核1.乡镇采购管理部门对采购部门编制的采购计划进行审核，重点审核采购项目的必要性、采购方式的合理性、采购时间的安排等。2.财务部门对采购计划的资金安排进行审核，确保采购资金与采购计划相匹配。3.经审核后的采购计划报乡镇领导审批后执行。（三）计划执行1.采购部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要变更采购计划的，采购部门应提出书面申请，说明变更的原因、项目内容、时间等。3.乡镇采购管理部门和财务部门对采购计划变更申请进行审核，报乡镇领导审批后执行。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购人委托采购代理机构编制招标文件。采购代理机构发布招标公告，邀请潜在供应商投标。采购人或采购代理机构组织开标、评标活动。采购人根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。采购人与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购人或采购代理机构确定邀请供应商的名单，并向其发出投标邀请书。采购人或采购代理机构组织开标、评标活动。采购人根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。采购人与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购人或采购代理机构成立谈判小组。谈判小组制定谈判文件。谈判小组确定邀请参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组要求供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判结果确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购人与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购项目应按照以下程序进行：采购人或采购代理机构成立采购小组。采购小组对采购项目进行论证，提出单一来源采购的理由和建议。采购小组将单一来源采购申请提交乡镇采购管理部门审核。乡镇采购管理部门审核后报乡镇领导审批。采购人或采购代理机构与供应商协商确定采购价格和合同条款。采购人与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：采购人或采购代理机构成立询价小组。询价小组制定询价文件。询价小组确定邀请参加询价的供应商名单，并向其发出询价通知书。供应商按照询价通知书的要求进行报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购人与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，确保合同条款合法合规、明确具体、切实可行。（二）合同审核1.乡镇采购管理部门和财务部门对采购合同进行审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等。2.经审核后的采购合同报乡镇领导审批后生效。（三）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。3.采购部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购项目进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合采购合同的约定。3.验收合格后，采购部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容。（五）合同付款1.采购部门应按照采购合同的约定及时支付采购款项。2.财务部门对采购款项的支付进行审核，确保支付资金合规。3.采购款项支付应按照以下程序进行：供应商提交付款申请，附采购合同、验收报告等相关证明材料。采购部门审核付款申请，报乡镇采购管理部门和财务部门审核。乡镇采购管理部门和财务部门审核后报乡镇领导审批。财务部门按照审批结果支付采购款项。六、采购监督管理（一）内部监督1.乡镇采购管理部门、财务部门、纪检监察部门等应加强对采购活动的内部监督，建立健全内部监督机制。2.内部监督的主要内容包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式选择情况、采购合同签订及履行情况、采购资金使用情况等。3.内部监督部门应定期对采购活动进行检查和评估，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。（二）社会监督1.采购活动应接受社会监督，采购信息应及时公开，接受社会公众的查询和监督。2.任何单位和个人有权对采购活动中的违法违纪行为进行投诉和举报。乡镇采购管理部门和纪检监察部门应及时受理投诉和举报，并依法进行处理。七、采购档案管理(一)档案内容采购档案应包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。(二)档案整理采购部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行整理、分类、编号、装订，确保档案资料完