丹东市疾控中心采购制度

PAGE丹东市疾控中心采购制度一、总则1.目的为加强丹东市疾控中心采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于丹东市疾控中心（以下简称“中心”）在开展疾病预防控制工作过程中涉及的各类物资、设备、服务等采购活动。包括但不限于办公设备、医疗设备、试剂耗材、疫苗、办公用品、物业服务、维修保养服务等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受内部和外部监督，保证采购活动的透明度。公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，遵循公平公正的竞争机制，确保采购结果客观公正。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效率。二、采购组织与职责1.采购决策机构中心成立采购领导小组，由中心领导班子成员及相关部门负责人组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购重大事项等，对采购工作进行决策和指导。2.采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购工作的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和相关法律法规。采购人员职责如下：采购计划制定：根据中心各部门需求，结合中心实际情况和预算安排，制定年度、季度采购计划。供应商管理：建立供应商库，对供应商进行评估、选择、考核和管理，确保供应商的资质和信誉。采购实施：按照采购流程，组织开展采购活动，包括招标、谈判、询价等，确保采购任务按时完成。合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行和归档等工作，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和纠纷。采购资料归档：整理和保存采购过程中的各类文件、资料，建立采购档案，以备查阅。3.需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购部门做好采购相关工作，如参与供应商考察、验收等。三、采购预算管理1.预算编制采购部门应会同财务部门及各需求部门，根据中心工作计划和业务发展需要，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、资金来源等内容，并按照规定程序进行审核和批准。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行申报和审批。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金使用情况进行检查和分析，确保预算资金合理使用。3.预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情况可申请预算调整：因政策调整、业务发展等原因，确需增加或减少采购项目的。采购项目的规格、数量、质量要求等发生重大变化，导致预算金额增加或减少的。其他不可抗力因素导致采购预算需要调整的。预算调整申请应经采购部门、财务部门审核后，报采购领导小组批准。四、采购流程1.采购申请各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后报采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，核实采购项目是否在采购预算范围内，是否符合中心采购政策和相关规定。对于金额较大、技术复杂或涉及重大项目的采购申请，采购部门应组织相关人员进行论证，并报采购领导小组审批。3.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见采购方式包括：公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，确保采购结果的公平公正。邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。4.采购文件编制根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件（或谈判文件、询价文件等）、采购合同样本等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准（或谈判要点、询价要求等）、合同主要条款等，确保采购文件严谨、准确、完整。5.发布采购信息对于公开招标、邀请招标等采购项目，采购部门应在规定的媒体上发布采购公告，公开采购项目的相关信息，吸引潜在供应商参与投标。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、报名时间、投标截止时间、开标时间及地点等内容。6.供应商选择与确定采购部门按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的投标文件（或响应文件）进行评审。评审过程应客观公正，记录评审情况，并形成评审报告。根据评审结果，确定成交供应商。对于中标供应商，采购部门应向其发出中标通知书；对于未中标供应商，应及时通知其未中标原因。7.合同签订采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应提交法律部门或专业法律顾问进行审核，确保合同合法合规。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。8.采购验收采购项目到货后，采购部门应组织需求部门、质量控制部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行检查和测试。验收合格的，由验收人员签署验收报告；验收不合格的，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货物，直至验收合格。对于因供应商原因导致验收不合格的，应按照合同约定追究其违约责任。9.付款结算财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理付款结算手续。付款前，应审核采购项目的发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。对于符合预付款条件的采购项目，财务部门应按照合同约定支付预付款；对于货到验收合格后支付货款的采购项目，应在收到供应商开具的发票和验收报告后及时支付货款；对于质保期满后支付尾款的采购项目，应在质保期结束且无质量问题的情况下支付尾款。五、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备提供符合质量要求的产品或服务的能力。采购部门负责收集供应商信息，对申请准入的供应商进行资格审查。审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、售后服务能力等。经审查合格的供应商，纳入中心供应商库，并建立供应商档案，记录其基本信息、资质文件及合作情况等。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等。采用定性与定量相结合的方式，对供应商进行评分。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其从供应商库中剔除，并停止与其合作。3.供应商激励与淘汰对表现优秀的供应商，给予一定的激励措施，如优先合作、增加采购份额、评选优秀供应商等，以鼓励其继续提供优质的产品和服务。根据供应商评估考核结果，适时淘汰不合格供应商，优化供应商结构，确保供应商库的质量和竞争力。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研，及时掌握市场价格波动和供应情况变化。对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值、签订框架协议等方式降低市场风险。质量风险应对：加强对供应商的质量管理，在采购合同中明确质量标准和验收条款。增加检验检测环节，对采购物品或服务进行严格检验，确保质量符合要求。合同风险应对：规范合同签订流程，加强合同审核，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同履行过程中，加强跟踪和监督，及时处理合同变更和纠纷，防范合同风险。廉政风险应对：加强采购人员廉政教育，建立健全廉政监督机制。严格执行采购回避制度，防止采购人员与供应商之间发生不正当利益关系。对违反廉政规定的行为，严肃追究责任。七、采购监督与审计1.内部监督中心内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等