中视传媒采购管理制度

PAGE中视传媒采购管理制度一、总则（一）目的为加强中视传媒采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司各项业务顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中视传媒及其下属各部门、子公司的采购活动，包括但不限于设备采购、节目制作物资采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在满足业务需求的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保供应商公平参与竞争，采购结果公正合理。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，防范采购风险，确保采购活动有序进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部负责具体采购项目的组织实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购订单执行、采购款项支付等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购款项支付，参与采购合同的审核，提供财务支持和风险控制。3.法务部门：负责审核采购合同，提供法律咨询和合规建议，确保采购合同合法有效。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度业务计划和工作安排，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报采购部汇总。2.采购部根据各部门采购预算，结合公司整体战略和资源状况，编制公司年度采购预算草案，报公司管理层审核。3.公司管理层对年度采购预算草案进行审核后，提交公司董事会审议通过，并下达各部门执行。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报公司管理层审批。2.采购部应定期对采购预算执行情况进行跟踪和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。如发现预算执行偏差较大，应及时向公司管理层报告，并提出改进措施。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如果出现以下情况，可申请预算调整：因市场价格波动、政策变化等原因，导致原采购预算无法满足业务需求。因业务发展需要，新增采购项目或扩大采购规模。其他不可抗力因素导致采购预算需要调整。2.预算调整申请应经需求部门负责人审核后，报采购部汇总。采购部对预算调整申请进行审核后，提交公司管理层审批。3.公司管理层批准预算调整申请后，采购部应及时调整采购预算，并通知相关部门执行。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交采购部，采购部对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额等。如审核通过，采购部将采购申请纳入采购计划；如审核不通过，采购部应及时与需求部门沟通，说明原因，并要求需求部门进行修改或补充。（二）采购计划制定1.采购部根据采购申请，结合公司采购预算和库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、采购时间、采购责任人等内容，并报采购部负责人审核。2.采购部负责人对采购计划进行审核后，提交公司管理层审批。公司管理层批准采购计划后，采购部应按照采购计划组织实施采购活动。（三）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行调查和评估，了解其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等情况，并将符合要求的供应商纳入供应商信息库。2.供应商选择：采购项目实施前，采购部应根据采购项目的特点和要求，从供应商信息库中选择若干家供应商进行询价或招标。询价或招标应采用公开、公平、公正的方式进行，确保供应商公平参与竞争。采购部应组织相关人员对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等进行综合评审，选择最优供应商。3.供应商管理：采购部应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购部应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（四）采购合同签订1.采购部根据评审结果，与选定的供应商起草采购合同，并提交法务部门审核。法务部门对采购合同进行合法性、合规性审核，确保采购合同符合法律法规和公司规定。2.采购合同审核通过后，采购部应与供应商签订采购合同。采购合同签订后，采购部应将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）采购订单执行1.采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。2.供应商应按照采购订单要求组织生产和供货，并在规定的交货时间内将货物送达指定交货地点。采购部应及时跟踪采购订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。3.需求部门应在货物到达前做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具、安排验收人员等。货物到达后，需求部门应按照验收方案对货物进行验收，验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等。如验收合格，需求部门应在验收报告上签字确认；如验收不合格，需求部门应及时通知采购部，采购部应与供应商协商解决。（六）采购款项支付1.财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购款项支付申请。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。如审核通过，财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购款项支付手续。2.采购款项支付应严格按照公司财务管理制度执行，确保付款安全、准确、及时。如因特殊原因需要提前或延迟付款，应按照规定程序报公司管理层审批。五、采购方式（一）招标采购1.招标采购是指通过公开招标、邀请招标等方式，选择最优供应商的采购方式。招标采购适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。2.招标采购应按照国家法律法规和相关政策规定的程序进行，包括招标公告发布、招标文件编制、投标报名、开标、评标、定标等环节。（二）询价采购1.询价采购是指通过向多家供应商询价，选择最优供应商的采购方式。询价采购适用于金额较小、技术简单、市场供应充足的采购项目。2.询价采购应向至少三家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。采购部应组织相关人员对供应商的报价进行比较和分析，选择最优供应商。（三）竞争性谈判采购1.竞争性谈判采购是指通过与多家供应商进行谈判，选择最优供应商的采购方式。竞争性谈判采购适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目。2.竞争性谈判采购应邀请至少三家供应商参加谈判。谈判过程中，采购部应与供应商就采购项目的价格、质量、交货期、售后服务等内容进行谈判，达成一致意见后确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指只能从唯一供应商处采购的采购方式。单一来源采购适用于因技术、工艺、专利等原因，只能从特定供应商处采购的采购项目。2.单一来源采购应按照规定程序报公司管理层审批，并在采购合同中注明采购的必要性和唯一性。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、付款风险等。2.风险识别应采用多种方法，包括问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.采购部应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估应采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、风险评分等。2.风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据，对于高风险采购项目，应采取重点监控和严格控制措施。（三）风险应对1.针对不同类型的采购风险，采购部应制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.风险应对措施应具有针对性和可操作性，确保能够有效降低采购风险。采购部应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.内部审计部门应建立采购审计