企业询价制度

企业询价制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照行业规范标准及集团母公司关于企业内部控制与风险管理的要求，结合企业内部提升管理效能、防控专项风险的实际需求制定。制度旨在明确企业询价工作的管理规则，规范采购行为，防范舞弊风险，确保企业资产安全与经营合规，促进供应链健康发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在执行采购、招标、外包、服务引入等涉及询价业务的场景。包括但不限于原材料采购、技术服务、工程建设、咨询服务、人力资源服务及固定资产购置等场景。任何部门及员工均需在本制度框架下开展询价工作，确保流程合法合规。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）XX专项管理：指企业针对询价业务全流程实施的风险识别、控制、预警及处置的管理活动，涵盖制度建设、执行监督、考核评价等环节。（二）XX风险：指在询价过程中可能引发经济损失、合规瑕疵或声誉损害的潜在不确定因素，如价格失真、供应商资质不符、利益输送等。（三）XX合规：指询价行为严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部规章制度，确保交易行为的合法性、正当性及透明度。第四条询价专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保询价管理覆盖所有采购场景及业务环节，不留管控盲区。（二）责任到人：明确各级管理及执行主体的权责边界，落实个人岗位合规责任。（三）风险导向：聚焦重点环节与高风险领域，实施差异化管控措施。（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理机制，提升防控能力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司询价专项管理工作负总责，承担决策领导与统筹推动责任；分管领导作为直接责任人，负责专项管理制度落实、风险处置及考核监督。第六条设立询价专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，成员包括财务部、合规部、审计部及采购部等相关部门负责人。领导小组职能包括：统筹制度体系建设、审批重大风险处置方案、组织跨部门联合审查及年度管理评估。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（采购部）：负责询价制度的制定修订、流程优化、供应商库管理、风险识别与案例剖析，组织开展全员培训与宣贯。（二）专责部门（合规部、审计部）：负责询价行为的合规审核、异常交易监测、供应商背景调查及争议调解，出具风险预警报告。（三）业务部门/下属单位：落实询价工作要求，执行本领域供应商选择标准，配合完成专项检查，建立内部风险上报机制。第八条基层执行岗（询价操作人员）须履行以下合规义务：（一）签署岗位合规承诺书，熟知并遵守询价流程；（二）在询价过程中如实记录供应商响应信息，禁止泄露敏感数据；（三）发现违规行为或重大风险立即向专责部门报告，不得隐瞒或干预调查。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商资质管理：采购方必须建立合格供应商名录，实施分级分类管理。涉及技术服务的供应商需提供相关认证证明，工程类供应商须具备相应资质等级，每年动态更新。禁止向无资质或存在合规瑕疵的供应商下达采购任务。第十条询价流程规范：所有询价业务须严格遵循“需求提出-方案征集-资质审查-价格评审-合同签订”顺序推进。单一采购项目金额超出X万元人民币的，必须采用公开询价或竞争性谈判方式，全程留痕归档。第十一条价格评审标准：价格评审须基于综合评分法，不得仅以报价高低决定，技术分占比不得低于X%。禁止设置倾向性评审指标或泄露评审结果。第十二条利益回避制度：参与询价人员及其近亲属不得关联投标供应商，存在潜在利益冲突的须主动回避。采购部每月公示回避案例，接受员工监督。第十三条关联交易管控：涉及关联方采购的，采购金额超出X万元的必须提交决策层审批，并披露关联关系及交易必要性。审计部每季度抽查关联交易合规性。第十四条保密管理要求：询价技术参数、价格方案等敏感信息须采取加密存储或物理隔离措施，未经授权不得外泄。违反保密规定的，追究直接责任及管理责任。第十五条风险场景防控：针对高价值采购项目，实施“双随机”供应商资格审查；对新兴采购领域，建立快速响应机制，动态调整审查重点。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新：采购部每年联合合规部评估制度有效性，根据《政府采购法》修订、《反商业贿赂指南》等政策变化及时修订。修订方案需经领导小组审议通过后发布。第十七条风险识别预警：每季度开展供应商履约评价，对连续X次排名末位的供应商列入黑名单。审计部每月生成风险指数报告，向领导小组汇报异常采购趋势。第十八条合规审查嵌入机制：重大采购项目在需求确认、供应商选定、合同签署等环节必须经过专责部门合规审查，审查未通过的不得推进。审查记录永久存档。第十九条风险分级处置：一般风险由业务部门整改，重大风险启动应急程序，领导小组成立专项工作组，3日内完成处置方案。涉及刑事风险的移交司法部门。第二十条责任追究标准：违反询价纪律的，视情节轻重采取警告、降级、解聘等处理，涉嫌犯罪的移交司法机关。处罚结果与绩效考核系统联动。第二十一条评估改进机制：每年12月开展管理成效评估，从供应商满意度、流程效率、风险发生率等维度设置KPI，评估结果纳入部门评优。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级负责人须在季度会议上汇报专项管理进展，未达标单位取消年度评优资格。设立XX专项管理办公室，由采购部指定专人常驻，协调跨部门事务。第二十三条考核激励机制：将询价合规情况纳入部门年度考核，考核结果与预算分配挂钩。对发现重大风险的员工给予专项奖励，奖励标准不超过其年度绩效工资的X%。第二十四条培训宣传机制：新员工入职必须接受询价制度培训，每年开展X次全员合规考试。制作《询价操作手册》电子版，扫码即可查阅。第二十五条信息化支撑：采购系统升级后须实现供应商智能匹配、价格异常自动预警功能，数据接口与财务系统打通，实现采购资金闭环管理。第二十六条文化建设：每年6月开展“合规采购月”活动，发布优秀案例集，组织合规承诺签名仪式，营造“人人都是监督员”的氛围。第二十七条报告制度：业务部门须在每月5日前提交询价业务分析报告，专责部门汇总后报送领导小组。重大风险事件须在2小时内上报至XX专项管理办公室。第六章附则第二十八条本制度由公司采购部负责解释，涉及制度执行问题可拨打内部咨询热线